Thuyết minh SKKN Quy trình giải quyết thủ tục hành chính 5 bước trên môi trường điện tử phục vụ số hóa, bóc tách dữ liệu trên địa bàn tỉnh Bắc Giang

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
THUYẾT MINH 
MÔ TẢ GIẢI PHÁP VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN SÁNG KIẾN
1. Tên sáng kiến: Quy trình giải quyết thủ tục hành chính "5 bước trên môi truờng điện tử" phục vụ số hóa, bóc tách dữ liệu trên địa bàn tỉnh Bắc Giang.
2. Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu: Ngày 29/8/2023.
3. Các thông tin cần bảo mật (nếu có): không có
4. Mô tả các giải pháp cũ thường làm (Nêu rõ tình trạng và nhược điểm, hạn chế của giải pháp cũ):
Trước đây, Trung tâm Phục vụ hành chính công triển khai thực hiện Quyết định số 3221/QĐ-UBND ngày 11/11/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh về phê duyệt danh mục TTHC ký số kết quả giải quyết, đóng dấu, trả kết quả đối với 217 TTHC. Nội dung quyết định yêu cầu ký số kết quả tại bước phê duyệt và thực hiện chuyển kết quả, in, đóng dấu, trả kết quả điện tử (hai bước điện tử), thực tế đã bộc lộ một số hạn chế sau đây:
(1) Không phát huy được khả năng áp dụng đối với toàn bộ 217 TTHC, số lượng hồ sơ thực hiện in, trả kết quả điện tử chiếm tỷ lệ thấp so với yêu cầu bởi các lý do: yêu cầu thực hiện tại Quyết định 221/QĐ-UBND còn chung chung, không được xây dựng thành quy trình mô tả các bước thực hiện chi tiết, cụ thể. Do vậy, quá trình rà soát TTHC còn nhầm lẫn với các TTHC không đáp ứng điều kiện (như: Sở Nội vụ đưa cả TTHC thực hiện quy trình liên thông, Sở Y tế đưa cả TTHC mà kết quả là phôi, thẻ khi điều kiện thiết bị chưa đáp ứng, Sở Giao thông vận tải đưa một số TTHC không có phát sinh hồ sơ...); bỏ sót nhiều TTHC khác đã được công bố giải quyết trực tuyến toàn trình và một phần, đã được cơ quan đưa vào thực hiện ký số rồi nhưng chưa được công bố là thiếu tính toàn diện.
(2) Chưa quy định việc số hóa, ký số trong các bước giải quyết phục vụ số hóa theo quy định như: Tại bước tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tại các quầy sẽ kiểm tra thành phần hồ sơ, hướng dẫn công dân hoàn thiện hồ sơ; đồng thời kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân thông qua số định danh cá nhân hoặc thông qua mã định danh cơ quan, mã số thuế/mã số doanh nghiệp; trường hợp chưa có tài khoản số, cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn hoặc tạo tài khoản cho tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Sau đó, cán bộ sẽ thực hiện số hóa, ký số đối với thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết TTHC hoặc phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Tại bước thẩm định, phê duyệt, cán bộ có thẩm quyền tiến hành kiểm tra, phê duyệt hồ sơ và ký số vào kết quả giải quyết TTHC. Sau đó cán bộ trả kết quả sẽ thực hiện tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC, kiểm tra tính xác thực của chữ ký số cá nhân và thực hiện ký số cơ quan vào kết quả giải quyết TTHC điện tử, ký sao y vào các giấy tờ là thành phần hồ sơ kèm theo bắt buộc số hóa. Cuối cùng, tại bước trả kết quả, cán bộ sẽ lưu trữ kết quả bản điện tử vào kho dữ liệu của hệ thống giải quyết TTHC tỉnh, chia sẻ với CSDL quốc gia và CSDL chuyên ngành và trả kết quả bản giấy cho tổ chức, cá nhân nếu có nhu cầu.
(3) Chưa bao quát phạm vi thực hiện TTHC: Cùng một TTHC được xây dựng quy trình giải quyết nội bộ như nhau nhưng Quyết định số 3221/QĐ-UBND mới chỉ công bố thực hiện phạm vi ở Trung tâm Phục vụ hành chính công (cấp tỉnh) là chưa xem xét lợi ích của các đối tượng khác khi tham gia thực hiện TTHC cấp huyện và xã.
Như vậy, cần nghiên cứu áp dụng quy trình mới thay thế quy trình cũ, đảm bảo thực hiện đầy đủ yêu cầu theo quy định của Thông tư 01/2023/TT-VPCP (có hiệu lực từ ngày 25/5/2023 ), quy định bao quát hơn, rõ các bước và yêu cầu thêm việc số hóa đối với 100% hồ sơ thủ tục hành chính theo quy trình " 5 bước trên môi trường điện tử", phục vụ bóc tách dữ liệu.
5. Sự cần thiết phải áp dụng giải pháp sáng kiến
5.1. Căn cú pháp lý quy định
a) Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử quy định quy trình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả TTHC trên môi trường điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
b) Thông tư số 01/2023/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ quy định về một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC và thực hiện TTHC trên môi trường điện tử đưa ra các yêu cầu về số hóa hồ sơ, bóc tách dữ liệu, tái sử dụng kết quả hồ sơ TTHC, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống phần mềm chuyên ngành về giải quyết TTHC...
c) Quyết định số 766/QĐ-TTg ngày 23/6/2022 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Bộ chỉ số chỉ đạo, điều hành và đánh giá chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp trong thực hiện TTHC, dịch vụ công theo thời gian thực trên môi trường điện tử đặt ra tiêu chí đánh giá trên 05 nhóm chỉ số. Việc giải quyết TTHC " 5 bước trên môi trường điện tử" như sáng kiến sẽ có đóng góp quan trọng giúp tăng cường giải pháp nâng cao mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp, tăng tỷ lệ hoàn thành các nhóm chỉ số theo Quyết định số 766/QĐ-TTg, gồm có:
- Tỷ lệ hồ sơ TTHC thực hiện số hóa hồ sơ TTHC (bao gồm hồ sơ số hóa trong tiếp nhận trực tiếp, qua bưu chính và hồ sơ trực tuyến) được tăng lên nhờ thực hiện đúng các bước số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết trong quy trình.
- Tỷ lệ hồ sơ khai thác, sử dụng lại thông tin, dữ liệu số hóa tăng lên nhờ việc bóc tách dữ liệu theo các thông tin hồ sơ được số hóa (là một tính năng trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, phần mềm tự động đọc và điền thông tin của giấy tờ, kết quả giải quyết TTHC chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng dữ liệu hồ sơ về sau).
- Tỷ lệ hồ sơ TTHC được số hóa có kết nối, chia sẻ dữ liệu phục vụ tái sử dụng: Kết quả bản điện tử được trả cho cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc HTTT giải quyết TTHC của tỉnh và lưu trữ kết quả giải quyết TTHC điện tử vào Kho dữ liệu của HTTT giải quyết TTHC tỉnh; chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
- Tỷ lệ hài lòng trong tiếp nhận, giải quyết TTHC: công dân được hướng dẫn tạo tài khoản nộp DVC trực tuyến, sử dụng lại dữ liệu giấy tờ, cắt giảm bớt thành phần hồ sơ đã là kết quả TTHC trước đó, TTHC đơn giản, nhận trả hồ sơ điện tử sẽ tăng mức độ hài lòng...
d) Tại Quyết định số 1146/QĐ-UBND ngày 06/8/2023, Chủ tịch UBND tỉnh đã công bố 1.757 TTHC đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình và một phần trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh, trong đó có 570 TTHC có phát sinh hồ sơ. Do đó, cần thiết rà soát thực hiện quy trình điện tử, ký số đối với các TTHC này.
5.2 Yêu cầu của công cuộc chuyển đổi số hiện nay
Thực hiện chuyển đổi toàn bộ Quy trình ISO truyền thống từ mô hình truyền thống (hoàn toàn bằng giấy) sang môi trường quản lý, làm việc trên nền tảng công nghệ số là cần thiết, phù hợp với mục tiêu chuyển đổi số. Các dịch vụ công, tiện ích số được tăng cường và nâng cao, góp phần mở rộng các kênh giao tiếp. Do vậy, khai thác, sử dụng các dữ liệu cá nhân đã số hóa thông qua tài khoản cá nhân trên trang dịch vụ công trực tuyến, tránh việc phải nộp lại một loại giấy tờ nhiều lần trong giao dịch hành chính là yêu cầu của chuyển đổi số giai đoạn đến năm 2030.
Từ các yếu tố pháp lý và yêu cầu thực tiễn trên, Quy trình sáng kiến được áp dụng trong thực tiễn sẽ là căn cứ bản lề giứp cho toàn bộ công chức, viên chức tham gia vào quá trình tiếp nhận, thẩm định, xử lý, giải quyết hồ sơ TTHC có cách nhìn nhận đúng đắn, toàn diện về giải quyết hồ sơ TTHC trên môi trường điện tử, từ đó thực hiện đồng bộ, thống nhất, đáp ứng yêu cầu số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC. Đồng thời, giải quyết các vấn đề trong công tác chỉ đạo, điều hành cũng như mang lại những tiện ích, hài lòng cao cho người dân, doanh nghiệp khi làm TTHC.
6. Mục đích của giải pháp sáng kiến
6.1. Khắc phục các nhược điểm của giải pháp cũ, cụ thể, quy trình theo sáng kiến là tối đa 5 bước trên môi trường điện tử. Mô tả hướng dẫn chi tiết từ bước tiếp nhận hồ sơ (buộc công dân phải có tài khoản số và sử dụng tài khoản để nộp hồ sơ trực tuyến, nếu chưa có, công chức một cửa hướng dẫn tạo tài khoản để nộp). Bước thẩm định có thêm yêu cầu số hóa (ký số) đối với thành phần hồ sơ là kết quả thẩm tra, thẩm định (nếu có). Toàn bộ quy trình có thêm yêu cầu về số hóa hồ sơ theo quy định tại Thông tư 01/2023/TT-VPCP.
6.2. Mục đích tiếp theo của giải pháp mới theo sáng kiến:
a) Thực hiện giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả cung cấp dịch vụ công của các cơ quan nhà nước, đảm bảo phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn, hướng tới số hóa 100% hồ sơ ở mỗi cấp, chuyê̂n hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản giấy, giao dịch trực tiếp sang hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử, giao dịch điện tử; thúc đẩy cải cách hành chính, nhất là cải cách TTHC thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin.
b) Giải quyết TTHC trên môi trường điện tử theo quy trình 5 bước: tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, ký số và trả kết quả nhằm góp phần bảo đảm các TTHC được giải quyết thuận tiện, nhanh chóng, cắt giảm chi phí, thời gian, có cơ chế kiểm tra, giám sát, các hoạt động được thực hiện công khai, minh bạch, ngăn chặn tình trạng nhũng nhiễu, tiêu cực, quan liêu.
c) Áp dụng quy trình điện tử gắn với số hóa toàn bộ hồ sơ, kết quả TTHC để xử lý trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC và áp dụng chữ ký số trong tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, đồng thời in ấn, phát hành kết quả TTHC ngay tại Bộ phận Một cửa các cấp.
d) 100% hồ sơ TTHC đủ điều kiện thực hiện tại Bộ phận Một cửa các cấp được thực hiện quy trình " 5 bước trên môi trường điện tử". Người dân được khai thác, sử dụng các dữ liệu cá nhân đã số hóa thông qua tài khoản cá nhân trên Cổng dịch vụ công trực tuyến, tránh việc phải nộp lại một loại giấy tờ nhiều lần trong giao dịch hành chính.
7. Nội dung:
7.1. Thuyết minh giải pháp mới hoặc cải tiến (Nêu rõ, chi tiết và đầy đủ các bước thực hiện giải pháp mới hoặc cải tiến và có thể minh họa bằng các bản vẽ, thiết kế, sơ đồ, ảnh chụp mẫu sản phẩm, đĩa, bảng biểu, số liệu, ...)
Căn cứ vào các quy định của pháp luật hiện hành, chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh và tình hình thực tiễn, nhóm tác giả đã tham mưu xây dựng quy trình thực hiện TTHC "5 bước trên môi trường điện tử" (1) Tiếp nhận → (2) Thẩm định → (3) Phê duyệt → (4) Ký số cơ quan →(5) Trả kết quả để đưa vào áp dụng như sau:
a) Lưu đồ quy trình:
Quy trình xử lý hồ sơ TTHC "5 bước" trên môi trường điện tử
b) Mô tả quy trình:
Đối với tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ:
- Nếu tổ chức, cá nhân thực hiện nộp trực tuyến: Tổ chức, cá nhân tạo tài khoản trực tuyến trên Cổng dịch vụ công Quốc gia/Đăng nhập hệ thống định danh và xác thực điện tử-VneID; chuẩn bị hồ sơ và điền các thông tin qua biểu mẫu điện tử (E-form) theo hướng dẫn tại Điều 12 Quyết định số 52/2022/QĐ-UBND ngày 14/12/2022 của UBND tỉnh Quy chế hoạt động của Hệ thống thông tin (HTTT) giải quyết TTHC tỉnh Bắc Giang. Tổ chức, cá nhân kiểm tra thành phần hồ sơ theo yêu cầu đã có trên các CSDL TTHC/Kho dữ liệu của tổ chức, cá nhân có hay không. Nếu có thì tái sử dụng các thành phần hồ sơ này. Nếu không có, thực hiện chụp, quét (scan) và đính kèm các thành phần hồ sơ theo yêu cầu lên hệ thống. Sau khi hoàn thiện, tổ chức, cá nhân, thực hiện nộp hồ sơ.
- Nếu tổ chức, cá nhân thực hiện nộp trực tiếp: Người nộp hồ sơ chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định và nộp tại Bộ phận Một cửa các cấp.
Đối với cán bộ, công chức, viên chức Một cửa:
Bước 1 - Tiếp nhận:
- Trường hợp tiếp nhận trực tiếp: Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) tại Bộ phận Một cửa các cấp thực hiện tiếp nhận hồ sơ trực tiếp của tổ chức, cá nhân.
Kiểm tra thành phần hồ sơ, hướng dẫn công dân hoàn thiện hồ sơ.
Kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam (số căn cước công dân - CCCD) hoặc số hộ chiếu của người nước ngoài (hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế); kiểm tra, xác thực tài khoản số của cơ quan, tổ chức thông qua mã định danh cơ quan, mã số thuế/mã số doanh nghiệp:
- Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản số, CBCCVC tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn hoặc tạo tài khoản cho tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công của tỉnh.
- Trường hợp ủy quyền giải quyết TTHC, tài khoản số được xác định theo số định danh của tổ chức, cá nhân ủy quyền.
Nhập các thông tin cơ bản về tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ và thông tin về bộ hồ sơ trên HTTT giải quyết TTHC của tỉnh.
Phân loại hồ sơ, kiểm tra tính chính xác các thành phần hồ sơ đã lưu hoặc đã được tích hợp, đồng bộ trong Kho dữ liệu của cá nhân, tổ chức trên HTTT giải quyết TTHC tỉnh hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia:
(1) Trường hợp thành phần hồ sơ đã có dữ liệu điện tử, có thể tái sử dụng:
Xác nhận tính chính xác của tài liệu với tổ chức, cá nhân và đưa vào hồ sơ điện tử. Tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu đã có dữ liệu điện tử. CBCCVC không cần phải số hóa lại giấy tờ.
Trường hợp thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất với thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử trong các Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy.
(2) Trường hợp thành phần hồ sơ chưa có dữ liệu điện tử:
Thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy, thực hiện phân loại thành phần hồ sơ để thực hiện số hóa:
- Giấy tờ bắt buộc số hóa: Kết quả giải quyết của TTHC trước đó; quy định của pháp luật chuyên ngành (ví dụ: bản vẽ thiết kế, đơn, tờ khai...).
- Giấy tờ số hóa theo nhu cầu: Theo yêu cầu quản lý của cơ quan, đơn vị (ví dụ: đơn, tờ khai, biểu mẫu....); theo nhu cầu, đề nghị của tổ chức, cá nhân.
Sao chụp thành phần hồ sơ và chuyển thành tệp tin trên HTTT giải quyết TTHC, nhập dữ liệu bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác các nội dung theo bản giấy; ký số cá nhân vào thành phần hồ sơ được số hóa hoặc thực hiện công nghệ OCR bóc tách các dữ liệu trong thành phần hồ sơ (đối với các loại giấy tờ đủ điều kiện thực hiện trên HTTT giải quyết TTHC) theo Điều 9, Thông tư số 01/2023/TT-VPCP, hệ thống phần mềm tự động điền thông tin dữ liệu vào biểu mẫu điện tử (e-form) của hồ sơ TTHC.
- Trường hợp tiếp nhận trực tuyến: CBCCVC Một cửa các cấp thực hiện tiếp nhận hồ sơ điện tử trên HTTT giải quyết TTHC.
- Nếu bộ hồ sơ chưa đầy đủ, công chức Một cửa nhập thông tin lên HTTT giải quyết TTHC và gửi thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ tới cá nhân, tổ chức.
- Nếu bộ hồ sơ đầy đủ, công chức Một cửa thực hiện tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ được tạo lập thành Hồ sơ điện tử của cá nhân, tổ chức. Các trường hợp phải đối chiếu hồ sơ gốc trong quá trình giải quyết thì công chức Một cửa tiếp nhận hồ sơ gốc có trách nhiệm ký số vào thành phần hồ sơ.
Bước 2 - Thẩm định: Hồ sơ điện tử được chuyển tới bộ phận/công chức chủ trì thẩm định và các cơ quan phối hợp (nếu có) trên HTTT giải quyết TTHC của tỉnh. Công chức xử lý thực hiện kiểm tra, thẩm định hồ sơ.
Trường hợp phải thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến các cơ quan liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ: nếu kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời của cơ quan liên quan gửi đến là văn bản phát hành điện tử từ bản giấy hoặc bản chính văn bản giấy thì công chức thẩm định phải thực thực hiện số hóa, ký số cá nhân và đính kèm lên HTTT giải quyết TTHC (để đ