Mô tả Sáng kiến Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp và quản lý thông tin trên Cổng thông tin điện tử xã trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NGHI DƯƠNG
BẢN MÔ TẢ SÁNG KIẾN
Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp và quản lý thông tin trên Cổng thông tin điện tử xã trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay
Tác giả: ĐÀO THỊ DUNG
Trình độ chuyên môn: Cử nhân Luật kinh tế.
Chức vụ: Chuyên viên Văn phòng HĐND và UBND xã
Nơi công tác: UBND xã Nghi Dương
Đồng tác giả: NGÔ DUY KHÂM
Trình độ chuyên môn: Thạc Sỹ quản lý kinh tế
Chức vụ: Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND xã
Nơi công tác: UBND xã Nghi Dương
BẢN MÔ TẢ SÁNG KIẾN
I. THÔNG TIN CHUNG VỂ SÁNG KIẾN
1. Tên sáng kiến: "Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp và quản lý thông tin trên Cổng thông tin điện tử xã trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay".
2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Cổng thông tin điện tử xã trong giai đoạn chuyển đổi số.
3. Tác giả:
Họ và tên: ĐÀO THỊ DUNG
Ngày tháng/năm sinh: 21/11/1985
Chức vụ, đơn vị công tác: Chuyên viên Văn phòng HĐND và UBND xã
Điện thoại: 0363.814.097
4. Đồng tác giả (nếu có):
Họ và tên: NGÔ DUY KHÂM
Ngày tháng/năm sinh: 02/10/1979
Chức vụ, đơn vị công tác: Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND xã
Điện thoại: 0854.883.588
5. Đơn vị áp dụng sáng kiến:
Tên đơn vị: Văn phòng HĐND và UBND xã
Địa chỉ: Thôn 4 xã Nghi Dương, thành phố Hải Phòng
Điện thoại: 0363.814.097
II. MÔ TẢ GIẢI PHÁP ĐÃ BIẾT:
	Công tác văn phòng HĐND & UBND xã giữ vai trò quan trọng trong tham mưu tổng hợp, quản lý văn bản, tổ chức kỳ họp, hội nghị và công tác hành chính. Cổng thông tin điện tử xã là kênh thông tin chính thống, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của chính quyền, đồng thời là cầu nối giữa chính quyền với nhân dân.
	Trong bối cảnh cả nước đang đẩy mạnh thực hiện Chương trình chuyển đổi số quốc gia, Cổng thông tin điện tử (CTTĐT) của các cơ quan nhà nước, trong đó có cấp xã, được xác định là một trong những công cụ trọng tâm. Đây không chỉ là phương tiện truyền tải thông tin chính thống, mà còn là nền tảng hỗ trợ cung cấp dịch vụ công trực tuyến, tăng cường minh bạch, nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước ở cơ sở và phục vụ nhân dân tốt hơn.
	Đối với cơ quan nhà nước: Cổng thông tin điện tử (CTTĐT) để công khai, minh bạch các chủ trương, chính sách, văn bản chỉ đạo, hoạt động của cơ quan. Tích hợp các hệ thống quản lý văn bản, dịch vụ công trực tuyến, cơ sở dữ liệu, góp phần hiện đại hóa nền hành chính, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả chỉ đạo điều hành. Tạo nền tảng kết nối, liên thông dữ liệu với cấp thành phố và các cơ sở dữ liệu quốc gia, hướng tới xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số.
	Đối với người dân và doanh nghiệp: Cổng thông tin điện tử (CTTĐT) giúp tiếp cận nhanh chóng, kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết về chính sách, thủ tục hành chính, thông báo quan trọng. Cho phép thực hiện nhiều thủ tục hành chính trực tuyến, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, tăng sự hài lòng khi tiếp xúc với cơ quan công quyền. Mở ra kênh tương tác hai chiều để gửi phản ánh, kiến nghị, góp ý và theo dõi kết quả xử lý, qua đó phát huy dân chủ, tăng cường sự giám sát xã hội.
	Đối với xã hội: Cổng thông tin điện tử (CTTĐT) góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và chuyên nghiệp. Tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu, hình thành kho thông tin dùng chung, hỗ trợ xây dựng chính phủ số, kinh tế số và xã hội số. Là kênh tuyên truyền, phổ biến đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước tới người dân, tạo sự đồng thuận và gắn kết trong xã hội.
	Có thể khẳng định, trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay, Cổng thông tin điện tử không chỉ là "cửa sổ thông tin" của chính quyền mà còn là nền tảng số quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp, đồng thời thúc đẩy sự phát triển toàn diện của chính quyền số, kinh tế số và xã hội số.
	Tuy nhiên, để thực hiện tốt được mục đích, ý nghĩa truyền tải của Cổng thông tin điện tử, chúng ta phải nhìn nhận đánh giá thực trạng hoạt động Cổng thông tin điện tử cấp xã trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay
1. Ưu điểm:
Ở xã, phường đặc khu hiện nay, trong đó có TP Hải Phòng đã xây dựng và vận hành CTTĐT bước đầu đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch thông tin các văn bản chỉ đạo, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, thông báo, tin tức hoạt động đều được đăng tải thường xuyên, tạo điều kiện để người dân tiếp cận thông tin chính thống.
Hỗ trợ cung cấp dịch vụ công trực tuyến như một số thủ tục hành chính đã được tích hợp lên CTTĐT, giúp người dân thực hiện trực tuyến thay vì đến trực tiếp cơ quan. Kênh tương tác với người dân: CTTĐT cùng với các kênh mạng xã
hội chính thống (Zalo, Fanpage Facebook) đã tạo thêm cầu nối để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị và phản hồi nhanh chóng.
2. Tồn tại, hạn chế:
Việc cập nhật thông tin chưa được thường xuyên, chưa tạo nhiều chuyên mục phong phú, nội dung còn sơ sài, chưa hấp dẫn.
Ưng dụng CNTT chưa đồng bộ: Hệ thống phần mềm quản lý văn bản, chữ ký số đã triển khai nhưng chưa được khai thác triệt để; nhiều cán bộ vẫn quen xử lý văn bản giấy. Đội ngũ phụ trách hạn chế về kỹ năng số: Một số cán bộ chưa thành thạo công nghệ, dẫn đến cập nhật chậm, thao tác chưa chuyên nghiệp, khó khai thác tối ưu hệ thống.
Hạ tầng kỹ thuật còn yếu: Máy tính, đường truyền Internet tại cấp xã chưa ổn định, thiếu thiết bị đồng bộ, ảnh hưởng đến tốc độ xử lý và vận hành hệ thống.
Bảo mật thông tin chưa được chú trọng: Cơ chế sao lưu, phòng chống tấn công mạng, quản lý dữ liệu chưa đầy đủ, tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin.
3. Nhược điểm của giải pháp đã triển khai:
Do Khối lượng văn bản, thông tin nhiều, cập nhật chưa kịp thời. Trình độ ứng dụng CNTT của cán bộ còn hạn chế. Thông tin trên Cổng chưa phong phú, chủ yếu mới dừng ở mức cung cấp thông tin một chiều, chưa phát huy mạnh mẽ tính tương tác, tham vấn người dân.
Chưa tạo được nguồn dữ liệu số tập trung, liên thông với thành phố, dẫn đến việc khai thác thông tin còn manh mún, thiếu đồng bộ. Nội dung tuyên truyền trên CTTĐT còn khô khan, ít ứng dụng hình ảnh, video, chưa thực sự thu hút người dân truy cập.
III. NỘI DUNG GIẢI PHÁP ĐỂ NGHỊ CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN
III.1. Nội dung giải pháp đề nghị công nhận sáng kiến
*Mục tiêu giải pháp:
Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp, quản lý và khai thác thông tin trên Cổng thông tin điện tử (CTTĐT) cấp xã. Tăng cường minh bạch, cải cách hành chính, phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số, từng bước xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số ở cấp cơ sở.
*Các giải pháp cụ thể:
Nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp thông tin Chuẩn hóa quy trình thu thập, xử lý và đăng tải thông tin lên CTTĐT. Tăng cường sử dụng các phần mềm phân tích, tổng hợp dữ liệu để tham mưu chính xác, kịp thời. Xây dựng cơ
chế phối hợp, liên thông dữ liệu giữa các bộ phận trong UBND xã nhằm đảm bảo thống nhất, tránh chồng chéo.
Phát triển, hiện đại hóa CTTĐT xã Chuẩn hóa giao diện, bố cục, nội dung để dễ sử dụng, thân thiện với người dân. Cập nhật thường xuyên tin tức, văn bản chỉ đạo, các thủ tục hành chính, gương điển hình, hoạt động văn hóa - xã hội. Bổ sung chuyên mục hỏi - đáp, phản ánh trực tuyến, tạo kênh tương tác hai chiều. Tích hợp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3,4 , kết nối với Cổng dịch vụ công của huyện và thành phố.
Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng số, kỹ năng quản trị CTTĐT cho cán bộ văn phòng và cán bộ phụ trách công nghệ thông tin. Khuyến khích, khen thưởng những cá nhân ứng dụng CNTT hiệu quả, sáng tạo trong công việc.
Đầu tư hạ tầng và an toàn thông tin Trang bị đồng bộ máy tính, đường truyền Internet tốc độ cao, thiết bị lưu trữ và sao lưu dữ liệu. Ưng dụng giải pháp bảo mật, chứng thực số, bảo vệ dữ liệu cá nhân và hệ thống trước nguy cơ tấn công mạng. Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ, xây dựng phương án khắc phục sự cố để đảm bảo hoạt động liên tục.
Đa dạng hóa kênh truyền thông số Kết hợp vận hành CTTĐT với các kênh mạng xã hội chính thống như Fanpage Facebook, Zalo để lan tỏa thông tin nhanh chóng. Tăng cường sử dụng hình ảnh, video clip, để nội dung sinh động, dễ tiếp cận.
III.2. Tính mới, tính sáng tạo:
* Tính mới: Giải pháp không chỉ dừng ở việc vận hành CTTĐT như trước đây mà tập trung chuyển đổi phương thức quản lý thông tin từ thủ công sang số hóa, liên thông, hiện đại; tăng cường tính tương tác và phục vụ người dân.
* Tính sáng tạo: Giúp lãnh đạo xã có thông tin kịp thời, chính xác để ra quyết định. Người dân, doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận thông tin và thực hiện dịch vụ công trực tuyến, giảm thời gian, chi phí. Nâng cao chất lượng cải cách hành chính, xây dựng hình ảnh chính quyền cơ sở minh bạch, hiện đại, thân thiện. Tạo nền tảng để kết nối, chia sẻ dữ liệu với cấp huyện, thành phố, góp phần xây dựng chính quyền số toàn diện.
III.3. PHẠM VI ẢNH HƯỞNG, KHẢ NĂNG ÁP DỤNG CỦA SÁNG KIẾN:
* Phạm vi ảnh hưởng:
Trong nội bộ cơ quan, đơn vị cấp xã: Giúp cán bộ, công chức văn phòng HĐND - UBND xã nâng cao kỹ năng tham mưu, tổng hợp, quản lý thông tin.
Tăng cường hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo xã, đảm bảo thông tin thông suốt, minh bạch.
Trên địa bàn thành phố Hải Phòng: Có thể triển khai đồng bộ tại các xã, phường, thị trấn, góp phần hiện đại hóa nền hành chính cơ sở. Góp phần xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số theo định hướng chung của thành phố. Phạm vi rộng hơn: Mô hình, giải pháp này có thể áp dụng cho nhiều địa phương trên cả nước, nhất là ở cấp xã - nơi thường gặp khó khăn về nhân lực, hạ tầng CNTT. Có thể chia sẻ, nhân rộng như một kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình triển khai chuyển đổi số tại cơ sở.
* Khả năng áp dụng tính khả thi cao:
Giải pháp phù hợp với điều kiện thực tế tại cấp xã, không đòi hỏi hạ tầng quá phức tạp. Nội dung tập trung vào thay đổi thói quen làm việc, ứng dụng phần mềm sẵn có và tăng cường quản trị CTTĐT.
Có thể triển khai thí điểm tại một số xã, sau đó mở rộng toàn bộ các đơn vị hành chính cùng cấp. Phù hợp áp dụng cả ở các cơ quan hành chính cấp huyện, phòng ban chuyên môn để đồng bộ hệ thống thông tin. Hiệu quả bền vững: Góp phần tạo nền tảng dữ liệu số dùng chung. Tăng cường sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp, đồng thời nâng cao uy tín, hình ảnh của chính quyền cơ sở.
III.4. HIỆU QUẢ, LỢI ÍCH THU ĐƯỢC TỪ SÁNG KIẾN:
*Hiệu quả trực tiếp
Đối với công tác tham mưu, tổng hợp: Thông tin được cập nhật nhanh chóng, chính xác, kịp thời, hỗ trợ lãnh đạo xã trong chỉ đạo điều hành. Hạn chế tình trạng báo cáo chậm, thiếu đồng bộ, nâng cao chất lượng dự báo, phân tích. Đối với quản lý, vận hành Cổng thông tin điện tử: Nội dung phong phú, cập nhật thường xuyên, phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế - xã hội của địa phương. Tích hợp dịch vụ công trực tuyến, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong giải quyết thủ tục hành chính. Đối với cán bộ, công chức: Nâng cao trình độ, kỹ năng số, thay đổi thói quen xử lý công việc từ thủ công sang môi trường điện tử. Giảm tải công việc hành chính giấy tờ, tiết kiệm thời gian.
* Hiệu quả gián tiếp
Tăng cường tính minh bạch, công khai trong hoạt động quản lý nhà nước, qua đó củng cố niềm tin của nhân dân đối với chính quyền cơ sở. Tạo kênh kết nối hai chiều giữa chính quyền với người dân, góp phần phát huy dân chủ, nâng cao hiệu quả giám sát của cộng đồng. Góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử, tiến tới chính quyền số ở cơ sở.
* Lợi ích kinh tế - xã hội
Giảm chi phí in ấn, văn bản giấy; tiết kiệm thời gian đi lại của người dân khi thực hiện thủ tục hành chính. Hạn chế tình trạng trùng lặp, thất thoát thông tin, tăng năng suất lao động của cán bộ công chức.
Nâng cao mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp khi giao dịch với cơ quan hành chính. Góp phần hình thành xã hội số, khuyến khích người dân tham gia các dịch vụ số, từng bước thay đổi thói quen tiếp cận và xử lý thông tin.
* Tính bền vững
Giải pháp có thể duy trì và phát huy hiệu quả lâu dài nhờ cơ sở hạ tầng CNTT ngày càng được đầu tư, đội ngũ cán bộ từng bước làm chủ công nghệ. Có khả năng nhân rộng, tạo lợi ích chung cho nhiều địa phương trong cả nước.