SKKN Một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác CCHC với mô hình 4 K không viết không giấy tờ không chờ đợi không phiền hà tại UBND xã Phú Cát, Thành phố Hà Nội

PHẦN I: MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây, công tác cải cách hành chính (CCHC) luôn được Đảng và Nhà nước xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm xây dựng nền hành chính dân chủ, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, phục vụ Nhân dân ngày càng tốt hơn.
Xã Phú Cát là địa phương thuộc thành phố Hà Nội, được thành lập sau quá trình sáp nhập của 4 xã cũ là Đông Yên, Hoà Thạch, Phú Cát và Phú Mãn để thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp. Là Xã nằm ở trung tâm chính trị, hành chính quốc gia, do đó yêu cầu đổi mới phương thức hoạt động của chính quyền cơ sở càng trở nên cấp thiết trong bối cảnh chuyển đổi số và mô hình chính quyền địa phương 2 cấp mới hiện nay. Sau khi thực hiện Nghị quyết số 1656/NQ-UBTVQH15 ngày 16/6/2025 của Uy ban Thường vụ Quốc hội về sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã, quy mô dân số và khối lượng công việc hành chính của xã tăng lên đáng kể cho nên yêu cầu phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng cao, việc tiếp tục đổi mới phương thức giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) theo hướng tinh gọn, nhanh chóng, minh bạch, giảm tiếp xúc trực tiếp và loại bỏ các khâu trung gian là đòi hỏi tất yếu.
Mặc dù UBND xã Phú Cát đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong CCHC, song vẫn còn tồn tại tình trạng hồ sơ giấy, quy trình xử lý thủ công, người dân phải viết đơn, nộp nhiều loại giấy tờ, chờ hẹn trả kết quả, gây mất thời gian và chi phí.
Từ thực tiễn đó, nhóm tác giả chúng tôi đã chủ động nghiên cứu, kế thừa mô hình Không giấy tờ - Không chờ đợi đã triển khai trên địa bàn Xã, để xây dựng và áp dụng mô hình "4 K" (Không viết - Không giấy tờ - Không chờ đợi Không phiền hà) nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, số hóa hồ sơ, giao dịch điện tử. Việc nghiên cứu và triển khai mô hình này không chỉ phù hợp với chủ trương của Chính phủ và Thành phố Hà Nội về CCHC, chuyển đổi số, mà còn thể hiện quyết tâm của chính quyền địa phương trong việc xây dựng chính quyền cơ sở phục vụ, thân thiện, chuyên nghiệp, hiện đại, đáp ứng sự hài lòng ngày càng cao của người dân.
Vì vậy, nhóm tác giả chúng tôi đã Chọn đề tài: "Một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác CCHC với mô hình 4 K "không viết" "không giấy tờ" không chờ đợi" " không phiền hà" tại UBND xã Phú Cát, thành phố Hà Nội" để làm sáng kiến kinh nghiệm của nhóm, từ đó đưa ra những giải pháp cũng như đúc rút những kinh nghiệm trong công tác nâng cao hiệu quả trong công tác CCHC từ thực tiễn làm việc tại UBND xã Phú Cát, thành phố Hà Nội.
2. Mục đích, yêu cầu và ý nghĩa của sáng kiến
2.1. Mục đích
Xây dựng và triển khai mô hình CCHC "4 K" tại UBND xã Phú Cát nhằm hiện đại hóa quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính, giảm thiểu tối đa thời gian, chi phí cho công dân, nâng cao mức độ hài lòng của người dân, góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, minh bạch và phục vụ, hướng đến:
Xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, công khai, minh bạch, thân thiện;
Lấy sự hài lòng của công dân, tổ chức làm thước đo đánh giá hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính;
Góp phần thực hiện mục tiêu xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số, hướng tới xã hội không giấy tờ và dịch vụ công thông minh, thực hiện thắng lợi chương trình chuyển đổi số quốc gia và kế hoạch CCHC của Thành phố Hà Nội giai đoạn tới.
Tạo bước đột phá trong công tác cải cách thủ tục, nâng cao hiệu quả phục vụ người dân và tổ chức.
2.2 Yêu cầu
Bảo đảm tính khả thi, phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ của xã Phú Cát; 
Đảm bảo đồng bộ với hệ thống chính quyền điện tử, Cổng dịch vụ công thành phố Hà Nội;
Phát huy tối đa năng lực đội ngũ cán bộ, công chức và ứng dụng hiệu quả các nền tảng số hiện có;
Bảo đảm công khai, minh bạch, thuận tiện, dễ tiếp cận cho mọi công dân.
2.3 Ý nghĩa:
Góp phần khẳng định vai trò tiên phong của cấp Xã trong công tác CCHC.
Góp phần giảm thời gian, chi phí, giấy tờ và nâng cao sự hài lòng của công dân.
Là mô hình mẫu để nhân rộng ra các Xã, Phường khác trên địa bàn thành phố Hà Nội.
3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu
3.1. Đối tượng
Cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp thuộc UBND Xã; công dân, tổ chức đến thực hiện thủ tục hành chính.
3.2. Phạm vi
Áp dụng trong toàn bộ hoạt động tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính tại Điểm Hành chính công và các Phòng ban UBND xã Phú Cát.
Không gian: Tại trụ sở UBND xã Phú Cát, thành phố Hà Nội.
Thời gian: năm 2025.
3.3. Phuơng pháp
Phương pháp khảo sát thực tiễn và thống kê tình hình giải quyết TTHC tại địa phương.
Phương pháp tổng hợp, phân tích và so sánh các mô hình hành chính hiện có.
Phương pháp tham khảo tài liệu, văn bản hướng dẫn của Chính phủ, Thành phố và Sở Nội vụ Hà Nội.
4. Tính mới, tính sáng tạo của sáng kiến
Mô hình "4 K" là sự phát triển từ mô hình không giấy tờ và không chờ đợi với điểm mới nổi bật là "Không giấy tờ", gắn với chuyển đổi số cấp Xã và việc ứng dụng cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Sáng kiến không chỉ thay đổi quy trình làm việc của cán bộ, công chức mà còn thay đổi thói quen, tư duy phục vụ theo hướng "Công dân là trung tâm".
Đây là mô hình tiên phong áp dụng đồng thời cả bốn yếu tố 4 K, gắn với quy trình Một cửa điện tử, dịch vụ công trực tuyến và ký số kết quả.
Sáng kiến mang tính thực tiễn, có tính khả thi cao, dễ áp dụng và có khả năng nhân rộng trong hệ thống chính quyền cơ sở của Hà Nội.
PHẦN II. NỘI DUNG
I. Co sở lý luận
1. Khái niệm và vai trò của cải cách hành chính
Cải cách hành chính là quá trình đổi mới căn bản, toàn diện nền hành chính Nhà nước, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, phục vụ Nhân dân, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội. CCHC được xác định là một trong ba khâu đột phá chiến lược trong công cuộc xây dựng Nhà nước pháp quyền Xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Theo Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ, CCHC giai đoạn 2021-2030 tập trung vào sáu nội dung chủ yếu:
Cải cách thể chế;
Cải cách thủ tục hành chính;
Cải cách tổ chức bộ máy;
Cải cách chế độ công vụ;
Cải cách tài chính công;
Xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số.
Trong đó, cải cách thủ tục hành chính được xem là nội dung trực tiếp, gắn bó mật thiết với người dân và doanh nghiệp nhất, phản ánh rõ nét nhất chất lượng hoạt động của bộ máy chính quyền. Việc đơn giản hóa, điện tử hóa, và lấy người dân làm trung tâm là xu hướng tất yếu, phù hợp với yêu cầu hội nhập và chuyển đổi số quốc gia.
Cấp Xã là cấp hành chính gần dân nhất, việc hiện đại hóa thủ tục hành chính không chỉ góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân mà còn nâng cao hiệu quả công vụ, tăng niềm tin và sự hài lòng của Nhân dân đối với chính quyền. Trong đó, cải cách thủ tục hành chính là khâu trọng tâm, trực tiếp ảnh hưởng đến người dân và doanh nghiệp. Đơn giản hóa, minh bạch hóa, hiện đại hóa thủ tục không chỉ giảm chi phí, thời gian mà còn góp phần phòng chống tiêu cực, nhũng nhiễu, tạo niềm tin của Nhân dân vào cơ quan công quyền.
2. Cơ sở pháp lý
Mô hình "4 K" tại UBND xã Phú Cát được triển khai dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chỉ đạo của Trung ương, Thành phố cụ thể:
Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ về CCHC giai đoạn 2021-2030.
Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Quyết định số 468/QĐ-TTg ngày 27/3/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án đổi mới cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC.
Quyết định số 8602-QĐ/TU ngày 15/5/2025 của Ban Thường vụ Thành ủy về việc cập nhật Kế hoạch hành động thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trong các cơ quan Đảng, chính quyền, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội thành phố Hà Nội
Quyết định số 6830/QĐ-UBND ngày 31/12/2024 của UBND Thành phố về việc ban hành Kế hoạch Cải cách hành chính năm 2025 của thành phố Hà Nội; Quyết định số 4035/QĐ-UBND ngày 31/07/2025 của UBND Thành phố về việc điều chỉnh, bổ sung Kế hoạch Cải cách hành chính năm 2025 của thành phố Hà Nội.
Kế hoạch số 16/KH-UBND ngày 20/01/2025 của UBND thành phố Hà Nội về thực hiện CCHC và chuyển đổi số cấp Xã.
Các văn bản hướng dẫn và chỉ đạo của của Thành phố và huyện Quốc Oai (cũ) về việc triển khai mô hình "Không giấy tờ", "Không chờ đợi" trong giải quyết TTHC.
Như vậy, mô hình 4 K không chỉ là sáng kiến mang tính thực tiễn, mà còn có cơ sở pháp lý vững chắc, phù hợp với định hướng chiến lược của Chính phủ và thành phố Hà Nội.
3. Co sở thực tiễn của mô hình " 4K "
Trước yêu cầu của công cuộc chuyển đổi số và CCHC, nhiều địa phương trong cả nước đã thử nghiệm và triển khai các mô hình hành chính hiện đại nhằm giảm bớt gánh nặng thủ tục cho người dân. Một trong những hướng đi hiệu quả là mô hình cải cách hành chính " 4 K ", với bốn nguyên tắc cơ bản:
Không viết: Người dân không phải viết tay đơn từ hay khai báo thủ công. Các biểu mẫu, tờ khai được số hóa, tự động điền thông tin qua hệ thống dữ liệu dân cư, mã định danh, hoặc được cán bộ hướng dẫn nhập trực tiếp trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại.
Không giấy tờ: Hồ sơ hành chính được thực hiện hoàn toàn dưới dạng điện tử. Các giấy tờ, chứng nhận đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia (như dữ liệu dân cư, đất đai, bảo hiểm xã hội...) không yêu cầu nộp lại. Việc trao đổi, xác nhận giữa các cơ quan được thực hiện qua môi trường mạng.
Không chờ đợi: Các thủ tục được giải quyết ngay trong buổi làm việc, hoặc trả kết quả qua hệ thống điện tử mà không cần đặt lịch hẹn lại, trừ các trường hợp đặc biệt có yêu cầu chuyên môn cao.
Không phiền hà: Mọi quy trình, thủ tục đều được công khai, minh bạch; cán bộ, công chức có thái độ chuẩn mực, hướng dẫn tận tình, không gây khó dễ, không phát sinh chi phí ngoài quy định.
Mô hình 4 K hướng đến hành chính phục vụ, đề cao sự hài lòng của người dân, làm thước đo cho chất lượng công vụ. Mô hình này đã được áp dụng thí điểm ở một số Tỉnh và cho thấy hiệu quả tích cực: giảm 40-60% thời gian xử lý hồ sơ, tăng mạnh tỷ lệ người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến và nâng cao uy tín chính quyền.
4. Ý nghĩa của mô hình " 4K " đối với chính quyền cơ sở
Việc ứng dụng mô hình " 4 K " tại UBND cấp Xã có ý nghĩa nhiều mặt, cụ thể:
Về quản lý hành chính: Giúp đơn giản hóa, chuẩn hóa quy trình, hạn chế sai sót, giảm chi phí lưu trữ và nhân lực; tăng khả năng phối hợp, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan.
Về phục vụ công dân: Người dân không phải viết đơn, không phải nộp nhiều loại giấy tờ, không cần đi lại nhiều lần. Thời gian xử lý được rút ngắn, giảm phiền hà, tạo niềm tin và sự hài lòng.
Về chuyển đổi số: Tạo bước đột phá trong ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ sở, thúc đẩy hình thành chính quyền điện tử và chính quyền số ở cấp Xã.
Về văn hóa công vụ: Nâng cao ý thức, trách nhiệm, tinh thần phục vụ của cán bộ, công chức; xây dựng hình ảnh chính quyền thân thiện, gần dân, chuyên nghiệp.
II. Thực trạng công tác CCHC trên địa bàn xã Phú Cát.
1. Khái quát tình hình chung
Thực hiện Nghị quyết số 1656/NQ-UBTVQH15 ngày 16/6/2025 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về việc sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã của thành phố Hà Nội năm 2025; Xã Phú Cát được hình thành trên cơ sở sáp nhập toàn bộ diện tích tự nhiên và dân số của các Xã: Phú Mãn, Đông Yên, Hoà Thạch (huyện Quốc Oai); phần lớn diện tích tự nhiên và dân số của xã Phú Cát (huyện Quốc Oai).
Xã Phú Cát giáp các Xã: Yên Xuân, Hoà Lạc, Hạ Bằng, Kiều Phú, Phú Nghĩa, Xuân Mai của thành phố Hà Nội và tỉnh Phú Thọ; có vị trí gần trục đại lộ Thăng Long - tuyến giao thông kết nối trực tiếp với trung tâm Thủ đô Hà Nội, các tuyến đường tỉnh lộ và đường liên xã như ĐT421, ĐT419 đi qua địa bàn tạo điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế, logistics, kết nối nông thôn - đô thị. Xã Phú Cát còn là địa bàn có vị trí chiến lược, nằm trong khu vực phát triển nhanh của phía Tây Hà Nội, tiếp giáp Khu Công nghệ cao Hòa Lạc, nơi đang hình thành nhiều khu dân cư, đô thị, khu sản xuất dịch vụ mới. Tất cả những điều kiện đó đã giúp xã Phú Cát có thế mạnh về nông nghiệp chất lượng cao, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và dịch vụ thương mại nhờ vị trí địa lý và hạ tầng thuận lợi.
2. Công tác cải cách hành chính tại UBND xã Phú Cát
UBND xã Phú Cát luôn xác định CCHC là nhiệm vụ trọng tâm trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo. Trong những năm qua, UBND Xã đã triển khai nghiêm túc các chủ trương, nghị quyết, kế hoạch của Trung ương, Thành phố về CCHC, hướng đến mục tiêu "Chính quyền phục vụ, liêm chính, hành động, sáng tạo và hiệu quả". Nhất là trong thời điểm sáp nhập chính quyền địa phương 02 cấp từ ngày 01/7 tới nay, khối lượng công việc cần giải quyết của cán bộ, công chức, viên chức ngày càng lớn. Công tác CCHC tại xã Phú Cát tập trung chủ yếu vào các nội dung chủ yếu sau:
Đơn giản hóa thủ tục hành chính;
Úng dụng công nghệ thông tin trong tiếp nhận và giải quyết hồ sơ;
Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có trách nhiệm, chuyên môn tốt;
Cải thiện điều kiện cơ sở vật chất phục vụ người dân tại Điểm phục vụ hành chính công.
Nhờ đó, trong giai đoạn trước công tác CCHC của Xã đã đạt được nhiều kết quả tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý Nhà nước và sự hài lòng của công dân, tổ chức trên địa bàn. Kết quả:
Về thể chế và quy trình thủ tục hành chính:
Xã Phú Cát đã rà soát, cắt giảm trên 30% thủ tục hành chính có nội dung trùng lặp, phức tạp, và công khai danh mục TTHC trên bảng niêm yết và Trang thông tin điện tử của Xã.
Quy trình xử lý hồ sơ được niêm yết công khai, minh bạch, giúp người dân dễ dàng tra cứu và giám sát.
100% hồ sơ hộ tịch được tiếp nhận điện tử, người dân chỉ cần cung cấp thông tin, không phải viết tay.
Trên 90% hồ sơ chứng thực được giải quyết ngay trong ngày, không chờ đợi.
100% phản hồi của người dân đánh giá hài lòng với thái độ phục vụ của cán bộ Điểm phục vụ hành chính công.
Về ứng dụng công nghệ thông tin:
UBND Xã đã triển khai sử dụng phần mềm Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của thành phố, giúp theo dõi, xử lý hồ sơ trực tuyến và báo cáo thống kê tự động.
Một số thủ tục hành chính phổ biến như chứng thực, khai sinh, đăng ký kết hôn, xác nhận cư trú... đã được cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình.
Cán bộ, công chức được trang bị máy tính, máy in, máy scan, chữ ký số để thực hiện hồ sơ điện tử.
Tỷ lệ hồ sơ trực tuyến tăng dần.
Về tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ:
Điểm phục vụ hành chính công của Xã có 05 cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ, đều có trình độ đại học trở lên và sử dụng thành thạo các phần mềm hành chính.
Đội ngũ cán bộ, công chức tại các phòng, ban chuyên môn có tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ Nhân dân nghiêm túc, đúng quy định; tỷ lệ phản ánh tiêu cực, khiếu nại về thái độ phục vụ hầu như không có.
UBND Xã thường xuyên tổ chức đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức và đã triển khai lấy ý kiến hài lòng của người dân ngay từ khi thực hiện sáp nhập để cải thiện chất lượng phục vụ.
Về cơ sở vật chất và môi trường làm việc: