Sáng kiến kinh nghiệm Xây dựng phần mềm tự động tổng hợp, kiểm soát và đối chiếu số liệu

 TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ - BỘ TƯ PHÁP 
CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH BẮC GIANG 
ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN THI ĐUA NĂM 2020 
XÂY DỰNG PHẦN MỀM TỰ ĐỘNG TỔNG HỢP, KIỂM SOÁT VÀ ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU 
Người thực hiện: Lê Đắc Hùng - Chuyên viên CNTT 
Đơn vị công tác: Văn phòng Cục THADS tỉnh 
Bắc Giang, tháng 7/2020
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BÁO CÁO TÓM TẮT ĐỀ TÀI, SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP
Kính gửi: Hội đồng sáng kiến Cục Thi hành án dân sự tỉnh Bắc Giang 
Họ và tên: Lê Đắc Hùng 
Chức danh: Chuyên viên Công nghệ thông tin 
Đơn vị công tác: Văn phòng - Cục Thi hành án dân sự tỉnh Bắc Giang. 
Tôi xin báo cáo tóm tắt đề tài, sáng kiến, giải pháp như sau: 
Tên đề tài: “Xây dựng phần mềm tổng hợp, kiểm soát và đối chiếu số liệu”. 
1. Lý do chọn đề tài 
Ngày 21/11/2019, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 06/2019/TT-BTP quy định Chế độ báo cáo thống kê thi hành án dân sự, theo dõi thi hành án hành chính (sau đây gọi tắt là Thông tư 06) thay thế cho Thông tư số 01/2013/TT-BTP ngày 03/01/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn Chế độ báo cáo thống kê thi hành án dân sự và Thông tư số 08/TT-BTP ngày 26/6/2015 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 01/2013/TT-BTP ngày 03/01/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn Chế độ báo cáo thống kê thi hành án dân sự. Thông tư 06 thay đổi toàn bộ biểu mẫu, thay đổi cách tính một số chỉ tiêu và phân tích chi tiết thêm một số tiêu chí so với chế độ báo cáo thống kê cũ. Trong đó, các tiêu chí mới được đưa ra phân tích bổ sung có số liệu liên quan đến các loại báo cáo định kỳ khác. Phần mềm quản lý quá trình thụ lý, tổ chức thi hành án và báo cáo thống kê THADS hiện tại chỉ trích xuất được báo cáo thống kê theo chế độ báo cáo thống kê cũ mà chưa được cập nhật để đáp ứng được yêu cầu sử dụng Phần mềm để làm báo cáo thống kê. Vì vậy, các Chấp hành viên phải thống kê thủ công, các Chi cục phải tổng hợp thủ công nên không thể tránh khỏi việc có sai sót, không khớp dữ liệu giữa các báo cáo. Cùng với đó, mặc dù Thông tư 06 đã quy định rõ thời hạn gửi và nộp báo cáo, nhưng đa phần Tổng cục luôn yêu cầu nộp báo cáo trước thời hạn nên việc kiểm soát, đối chiếu số liệu và chỉ ra lỗi yêu cầu các đơn vị chỉnh sửa số liệu cần phải thực hiện khẩn trương. 
Bên cạnh đó, do cán bộ tổng hợp tại các Chi cục còn kiêm nhiệm nhiều công tác khác tại đơn vị và trình độ tin học còn hạn chế, nên việc chỉnh sửa số liệu, kiểm tra tính đúng sai của báo cáo thống kê mất nhiều thời gian và không đảm bảo tính thống nhất, toàn vẹn của toàn bộ báo cáo thống kê (Khi Cục chỉ ra những số liệu sai, một số đơn vị chỉ quan tâm chỉnh sửa lại duy nhất số liệu đó cho khớp mà không để ý đến việc sẽ làm thay đổi các số liệu khác). 
Xuất phát từ lý do đó, sau một thời gian trực tiếp tổng hợp và hỗ trợ việc tổng hợp báo cáo thống kê toàn tỉnh, tôi đã xây dựng phần mềm tự động tổng hợp, kiểm soát và đối chiếu số liệu. Trong đề tài này, tôi xin được trình bày về cách thức, nguyên tắc hoạt động và hướng dẫn sử dụng phần mềm. 
2. Nội dung đề tài 
Đề tài tập trung vào các nội dung sau: 
- Giới thiệu khái quát chung về Phần mềm. 
- Nguyên tắc hoạt động của Phần mềm. 
- Giới thiệu về giao diện và các bước cơ bản để sử dụng Phần mềm. 
- Phân tích, đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của Phần mềm. 
3. Hiệu quả áp dụng của đề tài: 
Sau 08 tháng sử dụng Phần mềm kể từ khi Thông tư 06 có hiệu lực, với sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo và các ý kiến góp ý của anh, chị đồng nghiệp có kinh nghiệm, Phần mềm đã hoạt động tốt, kiểm soát tốt tất cả các lỗi. Chuyên viên tổng hợp tại Cục ngay sau khi nhận báo cáo đã có thể phát hiện và gửi lỗi cho các đơn vị nộp báo cáo. Báo cáo thống kê tổng hợp gửi Tổng cục và các cơ quan có liên quan luôn đảm bảo yêu cầu về thời gian, chính xác theo phương pháp tính toán trong biểu mẫu và cách ghi biểu của Thông tư 06. 
Trên đây là báo cáo tóm tắt nội dung đề tài sáng kiến thi đua năm 2020 của tôi, đề nghị Hội đồng thi đua khen thưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh Bắc Giang xem xét, công nhận./.
Bắc Giang, ngày 15 tháng 7 năm 2020 
	Người viết báo cáo 
	Lê Đắc Hùng 
PHẦN I. LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài 
Ngày 21/11/2019, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 06/2019/TT-BTP quy định Chế độ báo cáo thống kê thi hành án dân sự, theo dõi thi hành án hành chính (sau đây gọi tắt là Thông tư 06) thay thế cho Thông tư số 01/2013/TT-BTP ngày 03/01/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn Chế độ báo cáo thống kê thi hành án dân sự và Thông tư số 08/TT-BTP ngày 26/6/2015 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 01/2013/TT-BTP ngày 03/01/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn Chế độ báo cáo thống kê thi hành án dân sự. Thông tư 06 thay đổi toàn bộ biểu mẫu, thay đổi cách tính một số chỉ tiêu và phân tích chi tiết thêm một số tiêu chí so với chế độ báo cáo thống kê cũ. Trong đó, các tiêu chí mới được đưa ra phân tích bổ sung có số liệu liên quan đến các loại báo cáo định kỳ khác. Phần mềm quản lý quá trình thụ lý, tổ chức thi hành án và báo cáo thống kê THADS hiện tại chỉ trích xuất được báo cáo thống kê theo chế độ báo cáo thống kê cũ mà chưa được cập nhật để đáp ứng được yêu cầu sử dụng Phần mềm để làm báo cáo thống kê. Vì vậy, các Chấp hành viên phải thống kê thủ công, các Chi cục phải tổng hợp thủ công nên không thể tránh khỏi việc có sai sót, không khớp dữ liệu giữa các báo cáo. Cùng với đó, mặc dù Thông tư 06 đã quy định rõ thời hạn gửi và nộp báo cáo, nhưng đa phần Tổng cục luôn yêu cầu nộp báo cáo trước thời hạn nên việc kiểm soát, đối chiếu số liệu và chỉ ra lỗi yêu cầu các đơn vị chỉnh sửa số liệu cần phải thực hiện khẩn trương. 
Bên cạnh đó, do cán bộ tổng hợp tại các Chi cục còn kiêm nhiệm nhiều công tác khác tại đơn vị và trình độ tin học còn hạn chế, nên việc chỉnh sửa số liệu, kiểm tra tính đúng sai của báo cáo thống kê mất nhiều thời gian và không đảm bảo tính thống nhất, toàn vẹn của toàn bộ báo cáo thống kê (Khi Cục chỉ ra những số liệu sai, một số đơn vị chỉ quan tâm chỉnh sửa lại duy nhất số liệu đó cho khớp mà không để ý đến việc sẽ làm thay đổi các số liệu khác). 
Xuất phát từ lý do đó, sau một thời gian trực tiếp tổng hợp và hỗ trợ việc tổng hợp báo cáo thống kê toàn tỉnh, tôi đã xây dựng phần mềm tự động tổng hợp, kiểm soát và đối chiếu số liệu. Trong đề tài này, tôi xin được trình bày về cách thức, nguyên tắc hoạt động và hướng dẫn sử dụng phần mềm. 
2. Mục đích của đề tài 
Đề tài trình bày về các chức năng, ưu, nhược điểm của Phần mềm để có thể triển khai, áp dụng cho công tác thống kê của Chấp hành viên, công tác tổng hợp của đơn vị và toàn tỉnh. Phần mềm giúp người dùng tổng hợp, kiểm soát, đối chiếu số liệu đảm bảo thống nhất giữa các tiêu chí và các loại báo cáo có liên quan. 
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của đề tài 
Phần mềm có thể áp dụng cho báo cáo thống kê theo Thông tư 06 của Chấp hành viên, đơn vị và toàn tỉnh. Trong phạm vi đề tài, tôi xin trình bày về các chức năng của Phần mềm trong công tác tổng hợp số liệu báo cáo thống kê của toàn tỉnh. 
4. Kết cấu của đề tài 
Đề tài “Xây dựng phần mềm tự động tổng hợp, kiểm soát và đối chiếu số liệu” có kết cấu gồm 3 phần: 
I. PHẦN MỞ ĐẦU 
1. Lý do chọn đề tài 
2. Mục đích của đề tài 
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của đề tài 
4. Kết cấu của đề tài 
II. NỘI DUNG CỦA ĐỀ TÀI 
1. Khái quát chung về Phần mềm 
2. Nguyên tắc hoạt động của Phần mềm 
3. Giao diện và các bước cơ bản để sử dụng Phần mềm 
4. Ưu, nhược điểm của Phần mềm 
5. Hiệu quả áp dụng 
III. KẾT LUẬN 
Đề tài xuất phát từ thực tế áp dụng tại địa phương, chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến góp ý của các đồng chí, đồng nghiệp để đề tài của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn!
PHẦN II. NỘI DUNG CỦA ĐỀ TÀI
1. Khái quát chung về Phần mềm: 
Phần mềm được xây dựng trên công cụ Microsoft Excel nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. Phần mềm chủ yếu sử dụng các chức năng liên kết file dữ liệu, định dạng theo quy tắc và các hàm của Excel. 
Phần mềm hoạt động theo nguyên tắc nhập dữ liệu từ các file thành phần của các đơn vị vào cùng một file. Đồng thời, kiểm soát số liệu, đối chiếu với các báo cáo có liên quan, kiểm tra số liệu đảm bảo đúng theo phương pháp tính toán trong biểu mẫu và cách ghi biểu của Thông tư 06. Phần mềm tự động tổng hợp số liệu, tô màu các số liệu chưa chính xác của biểu tổng hợp và của từng biểu thành phần. 
Phần mềm đưa ra kết quả tổng hợp, kết quả kiểm tra số liệu ngay khi nhận được file báo cáo của các đơn vị giúp cho người sử dụng có thể yêu cầu các đơn vị chỉnh sửa báo cáo và sử dụng kết quả tổng hợp số liệu ngay sau khi có số liệu chính xác của các đơn vị. 
2. Nguyên tắc hoạt động của Phần mềm: 
a) Nguyên tắc tổng hợp dữ liệu: 
- Phần mềm sử dụng chức năng liên kết file dữ liệu để tự động nhập dữ liệu từ các file thành phần vào file tổng hợp dữ liệu chung. File tổng hợp dữ liệu chung được thiết kế chia thành nhiều sheet, bao gồm sheet tổng hợp và các sheet thành phần cụ thể từng đơn vị. Các file thành phần được thu thập và đặt tên theo quy chuẩn nhất định vào cùng 01 thư mục với file tổng hợp. Các sheet thành phần từng đơn vị sẽ tự động lấy số liệu từ file thành phần tương ứng trong thư mục và sheet tổng hợp sẽ cộng tất cả các số liệu tương ứng của các sheet thành phần. 
- Phần mềm gồm 05 file tổng hợp được chia theo các biểu có liên quan số liệu với nhau, cụ thể: 
+ File tổng hợp và kiểm soát về việc gồm: Biểu 01, Biểu PT01, Biểu 04, và Cột thống kê việc trong Biểu Phụ lục theo dõi số chuyển theo dõi riêng.
+ File tổng hợp và kiểm soát về tiền gồm: Biểu 02, Biểu PT02, Biểu 05, và Cột thống kê tiền trong Biểu Phụ lục theo dõi số chuyển theo dõi riêng. 
+ File tổng hợp và kiểm soát về kết quả thi hành cho Ngân sách nhà nước gồm: Biểu 03. 
+ File tổng hợp và kiểm soát các biểu thống kê chi tiết từng đơn vị gồm: từ Biểu 06 đến Biểu 12. 
+ File trích lọc và đối chiếu dữ liệu đối với các báo cáo có liên quan. 
b) Nguyên tắc kiểm soát số liệu: 
Trong mỗi sheet, tất cả mọi số liệu có liên quan được quy định tại Thông tư 06 đều được sử dụng chức năng định dạng theo quy tắc để bôi màu cho ô chứa dữ liệu khi có sai lệch. Các ô chứa số liệu hiển thị màu là số liệu không chính xác theo phương pháp tính toán trong biểu mẫu và cách ghi biểu của Thông tư 06. 
c) Nguyên tắc đối chiếu số liệu: 
Các tiêu chí được bổ sung thêm tại Thông tư 06 có liên quan đến các báo cáo định kỳ khác đều được lập trình bằng các hàm excel trong Phần mềm để đối chiếu. Phần mềm tự động nhập số liệu của các Báo cáo có liên quan để đối chiếu và bôi màu nếu có sai lệch, cụ thể như sau: 
- Tiêu chí “Tín dụng” được đối chiếu với Báo cáo thống kê việc thi hành án liên quan đến tổ chức tín dụng ngân hàng. 
- Tiêu chí “DS trong hình sự (các tội XPTrTQLKT)” và tiêu chí “DS trong hình sự (tội phạm chức vụ)” được đối chiếu với Báo cáo kết quả công tác chỉ đạo giải quyết thi hành án thu hồi tài sản trong các vụ án hình sự về kinh tế - tham nhũng. 
- Số việc chưa có điều kiện thi hành án được đối chiếu với Danh sách người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành. 
- Kết quả thi hành án cho Ngân sách nhà nước được đối chiếu với Báo cáo kết quả thi hành án dân sự tính bằng việc thu cho Ngân sách nhà nước. 
- Tự động tính toán để chuyển về các số liệu theo như Thông tư cũ để đối chiếu với Báo cáo kết quả thi hành án về việc và tiền theo Thông tư liên tịch số 06/2016/TTLT-BTP-VKSNDTC-TANDTC ngày 31/5/2016 do thông tư này chưa thay đổi cách thống kê theo Thông tư 06.
3. Giao diện và hướng dẫn cơ bản để sử dụng Phần mềm 
a) Giao diện của Phần mềm: 
- Microsoft Excel được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel, không phải là phần mềm có thế mạnh về thiết kế giao diện và Phần mềm xây dựng với mục đích thống kê, tổng hợp nên không chú trọng nhiều về thiết kế các nút để Phần mềm trở nên gọn nhẹ, thẩm mỹ. Giao diện của Phần mềm được thiết kế theo hướng đơn giản hóa, thân thiện với người sử dụng thông qua việc hiển thị trực tiếp các biểu mẫu báo cáo thống kê. Cùng với đó, Phần mềm hiển thị tất cả các biểu mẫu có số liệu liên quan đến nhau để người dùng có thể kiểm soát dữ liệu một cách toàn diện nhất.
Giao diện sheet tổng hợp của File tổng hợp và kiểm soát về việc
b) Hướng dẫn cơ bản để sử dụng Phần mềm: 
- Bước 1: Thu thập, lưu các file báo cáo của các đơn vị vào thư mục với tên của từng đơn vị:
Giao diện thư mục lưu các file thành phần
- Bước 2: Mở đồng thời 04 file tổng hợp cùng với 01 file trích lọc và đối chiếu dữ liệu đối với các báo cáo có liên quan. Kiểm tra sheet thành phần tương ứng của đơn vị vừa lưu. 
+ Nếu tất cả các ô dữ liệu đều màu trắng hoặc màu vàng thì báo cáo của đơn vị đó chính xác (ô màu vàng là biểu mẫu của Tổng cục bôi màu để nhận biết những ô đó không cần nhập liệu). 
+ Nếu ô dữ liệu hiển thị màu khác màu trắng và màu vàng thì cần kiểm tra lại số liệu tại ô đó và sửa số liệu ở file thành phần (người tổng hợp không cần sửa từng số liệu mà có thể lưu đè vào file thành phần bằng file báo cáo của các đơn vị sau khi sửa và gửi lại). Khi sửa ở file thành phần thì file tổng hợp sẽ tự động nhận số liệu mới và sẽ hết hiển thị màu lỗi khi số liệu được sửa chính xác.
Hình ảnh báo lỗi các số liệu không chính xác
theo phương pháp tính của Thông tư 06
Hình ảnh báo lỗi các số liệu không khớp số liệu với các báo cáo có liên quan
- Bước 3: Sau khi kiểm soát số liệu của từng đơn vị không còn báo lỗi thì đồng thời sheet tổng hợp cũng sẽ không còn báo lỗi. Người sử dụng có thể sao chép và dán giá trị dữ liệu (Paste Values) của từng biểu tương ứng vào đúng biểu mẫu của Thông tư 06.
4. Ưu, nhược điểm của Phần mềm
a) Ưu điểm:
- Gọn, nhẹ, tốc độ xử lý nhanh.
- Đơn giản, dễ sử dụng, không phải thao tác nhiều.
- Phần mềm cho kết quả ngay khi sửa file thành phần, hỗ trợ nhanh chóng cho việc chỉnh sửa, kiểm tra số liệu.
- Chỉ tổng hợp và lưu duy nhất 01 file thành phần của mỗi đơn vị, không gây nhầm lẫn giữa các file gửi và lưu lại nhiều lần.
- Phần mềm không khóa code, công khai và chia sẻ code nên hỗ trợ tốt cho người sử dụng có khả năng đọc code để tìm lý do báo lỗi và tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng cá nhân.
b) Nhược điểm:
- Phần mềm nhập liệu và tổng hợp bằng chức năng liên kết dữ liệu, vì vậy việc thu thập và lưu các file thành phần phải đảm bảo chính xác các vấn đề sau:
+ Báo cáo của các đơn vị phải đảm bảo đúng theo mẫu của Thông tư, của Tổng cục và của Cục quy định, không chỉnh sửa tên Sheet.
+ Các file thành phần đảm bảo lưu đúng theo tên và vị trí tương ứng đã quy định trên Phần mềm.
Nếu không đảm bảo 02 vấn đề trên thì Phần mềm sẽ gặp lỗi.
- Phần mềm thiết kế theo hướng gọn, nhẹ và hiển thị mọi dữ liệu có liên quan nhằm kiểm soát toàn diện số liệu. Vì vậy, có giao diện hiển thị nhiều nhất đồng thời 04 biểu của Thông tư 06 trong cùng 01 trang nên