Sáng kiến kinh nghiệm Xây dựng mô hình Một cửa điện tử

Sáng kiến kinh nghiệm
I. Tên sáng kiến
Xây dựng mô hình Một cửa điện tử
II. Tác giả
Trịnh Thị Hằng- Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện Duy Tiên
Địa chỉ: Huyện Duy Tiên - Tỉnh Hà Nam
III. Nội dung của sáng kiến
1. Giải pháp cũ thường làm
 Huyện Duy Tiên nằm ở phía Bắc tỉnh Hà Nam, là cửa ngõ phía Nam thủ đô Hà Nội, có diện tích tự nhiên 137,74 km2, dân số 127.120.000 người, gồm 21 đơn vị hành chính, trong đó có 19 xã và 02 thị trấn. Thị trấn Hoà Mạc là trung tâm kinh tế- chính trị- văn hoá của huyện, cách thành phố Phủ Lý 20 km, nằm trên tuyến quốc lộ 38 nối liền Duy Tiên với huyện Kim Bảng, thành phố Hưng Yên. Ngoài ra, huyện còn có Thị trấn Đồng Văn nằm trên trục quốc lộ 1A và tuyến đường sắt Bắc- Nam, là nơi tập trung khu công nghiệp của tỉnh. Vị trí địa lý rất thuận lợi cho phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại và dịch vụ. Trong những năm qua và những năm tiếp theo, huyện Duy Tiên có sự chuyển dịch mạnh mẽ về cơ cấu kinh tế và cơ cấu lao động trên địa bàn theo hướng công nghiệp- dịch vụ- nông nghiệp. Cùng với sự phát triển về kinh tế- xã hội, quan hệ dân sự giữa tổ chức, cá nhân với cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương ngày càng tăng.
        12 cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện làm việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao và có sự phối hợp chặt chẽ, cộng đồng trách nhiệm. Những cơ quan thường xuyên giải quyết các công việc liên quan đến tổ chức và công dân là Phòng Tài nguyên và Môi trường (trực tiếp là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất), Tài chính- Kế hoạch, Lao động- Thương binh và xã hội, Công thương, Tư pháp, Công an huyện.
         Nhằm tạo điều kiện thuận lợi, giảm tối đa sự phiền hà cho tổ chức, công dân khi cần giải quyết công việc tại cơ quan hành chính nhà nước, từ năm 2005, UBND huyện đã chỉ đạo thực hiện cơ chế Một cửa theo quy trình: Niêm yết công khai danh mục các thủ tục hành chính cấp huyện, trình tự, thời gian giải quyết, mức thu phí, lệ phí để tổ chức, công dân biết, giám sát và thực hiện. Bố trí 01 cán bộ trực tiếp tiếp nhận và trả kết quả (Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả). Tổ chức, công dân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Cán bộ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (Bộ phận Một cửa) chuyển hồ sơ đến cơ quan chuyên môn kiểm tra, giải quyết theo quy định. Nếu công việc cơ quan chuyên môn giải quyết trong ngày thì cán bộ trả kết quả cho tổ chức, công dân. Nếu công việc không phải giải quyết xong trong ngày thì cán bộ cơ quan chuyên môn ký nhận hồ sơ và hẹn thời gian giải quyết theo thẩm quyền của cơ quan mình. Cán bộ Một cửa viết phiếu nhận, phiếu hẹn, sau đó trả kết quả và thu phí của tổ chức, công dân theo quy định.
         Cơ chế Một cửa đã có những tác động tích cực, tạo thuận lợi cho tổ chức, công dân trong giao dịch với cơ quan hành chính. Mối quan hệ giữa nhà nước với nhân dân được tốt hơn, nâng cao tính chuyên nghiệp, tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức, khắc phục được tình trạng cửa quyền, sách nhiễu, hạn chế tiêu cực của một bộ phận cán bộ, công chức, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính.
         Bên cạnh những kết quả đạt được, cơ chế Một cửa hiện nay vẫn tồn tại một số bất cập. Cán bộ Một cửa tiếp nhận tất cả hồ sơ ở các lĩnh vực khác nhau trong khi bản thân một người cán bộ không thể nắm vững chuyên môn của các cơ quan. Chính vì vậy, việc tiếp nhận hồ sơ chủ yếu mới dừng lại ở số lượng thủ tục, các loại giấy tờ theo quy định chung. Chất lượng hồ sơ, nội dung đúng sai phải chờ cán bộ cơ quan chuyên môn kiểm tra. Trong khi đó, cán bộ cơ quan chuyên môn đa số kiêm nhiệm nên nhiều lúc chưa thể kiểm tra, trả lời công dân ngay. Những công việc liên quan đến nhiều cơ quan chức năng thì chưa thống nhất giải quyết đồng bộ, kịp thời dẫn đến tình trạng công dân phải chờ đợi hoặc cán bộ Một cửa phải đi lại nhiều lần ảnh hưởng đến thời gian, chất lượng công việc.
        Việc theo dõi, lưu trữ hồ sơ, viết phiếu giao nhận, phiếu nhận, phiếu hẹn tổ chức, công dân mới thực hiện bằng văn bản giấy nên tiến độ chậm, hiệu quả chưa cao, không có tính xuyên suốt. Việc tra cứu, kiểm tra các hồ sơ cũ gặp rất nhiều khó khăn. 
2. Giải pháp mới cải tiến
        Xuất phát từ tình hình thực tế, căn cứ vào nhu cầu giải quyết của tổ chức, công dân, tôi đã chủ động tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo xây dựng mô hình Một cửa điện tử nhằm theo kịp, đáp ứng với sự phát triển của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
Nhà làm việc mới của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được xây dựng khang trang, to đẹp, được đặt ở vị trí thuận lợi, dễ quan sát, gần cầu Hòa Mạc cũ theo hướng đi Hòa Mạc- Hưng Yên.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có 09 quầy tiếp công dân, bố trí 10 cán bộ chuyên môn của các cơ quan liên quan trực tiếp tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính ở các lĩnh vực: Đất đai; Đăng ký kinh doanh; Hộ tịch; Chứng thực; Thương mại, dịch vụ; Xây dựng; Tôn giáo; Thi đua khen thưởng; Văn hóa thông tin; Người có công; Bảo trợ xã hội; Y tế; Chứng minh nhân dân.
Để Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoạt động thực sự hiệu quả, phục vụ tốt nhất cho tổ chức, công dân, tôi đã tham mưu cài đặt phần mềm Một cửa điện tử- bản quyền của công ty cổ phần công nghệ VSD Việt Nam với nhiều tiện ích, tính năng hiện đại, khoa học. Đồng thời trang bị đầy đủ máy vi tính, máy in, máy quét văn bản, máy Photocopy, máy tính tra cứu thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
2.1. Mục đích
Tin học hoá quá trình xử lý thông tin và giải quyết các thủ tục hành chính nhà nước theo cơ chế một cửa.
Đơn giản hoá các thao tác xử lý hồ sơ, hỗ trợ tổ chức dữ liệu và lưu trữ thông tin phục vụ tra cứu, thống kê, hỗ trợ công khai kết quả và tình hình thực hiện thủ tục hành chính tại các đơn vị hành chính nhà nước đối với tổ chức, công dân.
Tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, công dân có thêm các phương tiện để tìm hiểu, trao đổi, tương tác với các cơ quan hành chính cấp huyện trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính. Từ đó, góp phần tăng cường, củng cố lòng tin của tổ chức, công dân đối với hoạt động của bộ máy chính quyền các cấp.
Chuẩn hoá các biểu mẫu, báo cáo và hỗ trợ việc chuyển nhận thông tin giữa các cấp, giữa chính quyền và người dân, doanh nghiệp được thuận tiện và nhanh chóng.
Cung cấp thông tin đầy đủ,  nhanh chóng và chính xác khi có nhu cầu.
Nâng cao chất lượng công vụ, năng lực, trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật cũng như tinh thần, thái độ phục vụ tổ chức, công dân của cán bộ, chuyên viên các cơ quan chuyên môn.
Góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế- xã hội trên địa bàn huyện.
2.2. Những điểm khác biệt
Hiện nay, cán bộ các cơ quan chuyên môn được phân công trực tiếp tiếp nhận hồ sơ của công dân tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nên có thể kiểm tra và trả lời công dân ngay. Như vậy sẽ rút ngắn được thời gian đi lại của công dân.
Quy trình tiếp nhận, luân chuyển, thụ lý giải quyết hồ sơ được thực hiện chủ yếu trên mạng máy tính nên đã rút ngắn được thời gian xử lý.
Các biểu mẫu như giấy biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả, sổ theo dõi tiếp nhận, thống kê, báo cáo được chuẩn hóa nên rất thuận lợi cho việc theo dõi, tra cứu  hồ sơ.
Các thông tin được cập nhật một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác. Công dân không cần đến trực tiếp Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả vẫn có thể tra cứu, nắm được thành phần, số lượng hồ sơ, thời hạn giải quyết, lệ phí, căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính và theo dõi được tình trạng hồ sơ của mình thông qua mạng internet. Như vậy sẽ giảm bớt được một lần đi lại của công dân.
IV. Khả năng áp dụng của giải pháp
Trước mắt, có thể áp dụng rộng rãi mô hình Một cửa điện tử ở tất cả các huyện và thành phố; sau đó nhân rộng đến UBND các xã, phường, thị trấn trong toàn tỉnh.
Để có thể triển khai thành công mô hình một cửa hiện đại, cần phải thực hiện đồng bộ các giải pháp từ trung ương đến địa phương. Trước hết cần tổ chức tập huấn về nghiệp vụ, cách sử dụng phần mềm, cách giao tiếp với tổ chức, công dân cho cán bộ trực tiếp làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Ban hành nội quy, quy chế hoạt động. Công khai bằng văn bản giấy và trên phần mềm dịch vụ công một cửa điện tử các quy định, thủ tục hành chính, giấy tờ, hồ sơ, mức thu lệ phí và thời gian giải quyết các loại công việc để mọi người biết, thực hiện và giám sát. Đồng thời, tiến hành rà soát, bổ sung đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để đáp ứng được yêu cầu công việc hiện nay. Và quan trọng hơn hết là có sự định hướng, chỉ đạo, kiểm tra sát sao, tâm huyết, thường xuyên của các đồng chí lãnh đạo, bắt đầu từ các phòng ban chuyên môn, từ đó dẫn đến sự thay đổi, chuyển biến nhận thức, hành động của đội ngũ cán bộ, công chức. Định kỳ giám sát, kiểm tra, báo cáo hoạt động của từng đơn vị cơ sở, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm. Có hình thức khen thưởng, kỷ luật kịp thời để biểu dương, nhân rộng những điển hình tiên tiến, đồng thời răn đe, kỷ luật những trường hợp vi phạm.
V. Hiệu quả
1. Hiệu quả về giải quyết công việc
Việc điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo, chuyên viên được nâng cao nhờ:
Quy trình tiếp nhận, thụ lý hồ sơ được thực hiện chủ yếu trên mạng máy tính nên đã rút ngắn được thời gian xử lý.
Với việc lưu trữ thông tin liên tục và sắp xếp có hệ thống, các thông tin cần thiết về quá trình giải quyết thủ tục hành chính sẽ được cung cấp đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo và các hoạt động tác nghiệp của chuyên viên.
Hình thành thói quen giải quyết công việc khoa học, linh hoạt, năng động. Đội ngũ cán bộ công chức được trưởng thành về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp được nâng lên, tiếp cận với hội nhập quốc tế.
 Kiểm soát công việc cần thực hiện, hỗ trợ phối hợp công tác với các bộ phận khác được nhanh chóng, chính xác.
 2. Hiệu quả về quản lý
 Lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo các phòng theo dõi được tình hình giải quyết thủ tục hành chính để có thể chỉ đạo kịp thời, thông suốt.
Kho dữ liệu điện tử với lưu lượng lưu trữ lớn phục vụ đủ nhu cầu khai thác thông tin của các nhà quản lý.
Các phương thức, công cụ, tiện ích trong hệ thống hỗ trợ các đối tượng người dùng sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất.
3. Hiệu quả về kinh tế
Trong năm 2011, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (trực thuộc Văn phòng HĐND& UBND huyện Duy Tiên) giải quyết 3.483 hồ sơ. 
Trung bình một lần công dân đến giải quyết thủ tục hành chính (lượt đi, lượt về) hết khoảng 1 giờ. Giả sử mỗi công dân đỡ được một lần đi lại (tiết kiệm 3.483 giờ).
Như vậy, ứng với trung bình mức lương trên toàn quốc là 2.800.000 đồng/ tháng hoặc khoảng 16.000 đồng/giờ thì số tiền tiết kiệm ứng với một lần đi thực hiện thủ tục hành chính là 16.000 đồng (trong phạm vi toàn huyện sẽ tiết kiệm được: 3483 x 16.000 đ = 55.728.000 đồng).
4. Hiệu quả về xã hội
Với việc tin học hoá giải quyết các thủ tục hành chính, hoạt động hành chính sẽ minh bạch hơn, góp phần làm giảm thiểu các tiêu cực, tăng tính thân thiện với người dân, thực hiện tốt mục tiêu chính quyền vì dân.
Công dân có thêm kênh thông tin công cộng để tìm hiểu về quy trình, hồ sơ thủ tục hành chính, có thể thực hiện hỏi đáp, tra cứu trạng thái hồ sơ, gửi hồ sơ điện tử qua mạng. 
Với mô hình một cửa hiện đại như hiện nay, tổ chức, công dân chỉ phải đến một địa điểm để giao dịch, giải quyết công việc, thay vì phải đến từ 2-3 cơ quan như trước đây, tránh được việc công dân phải đi lại nhiều lần, đỡ mất thời gian, tiền của, công sức, góp phần hạn chế tai nạn giao thông
Tăng cường, củng cố lòng tin của tổ chức, công dân với các cơ quan hành chính nhà nước./.
VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN
Duy Tiên, ngày  05 tháng 10  năm 2012 
Tác giả sáng kiến
Trịnh Thị Hằng