Sáng kiến kinh nghiệm Trong giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh Trung

Sáng kiến kinh nghiệm trong giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh Trung
1. Bộ phận một cửa thuộc Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh Trung được thành lập và bắt đầu hoạt động theo Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg, ngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương và Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg, ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế thực hiện một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương. Qua thời gian triển khai thực hiện, hoạt động của bộ phận một cửa đã góp phần đẩy mạnh chương trình cải cách hành chính của xã Mỹ Thạnh Trung; giải quyết nhanh, gọn, thuận tiện, rõ ràng, đúng pháp luật về các thủ tục hành chính ở các lĩnh vực: tiếp công dân, tư pháp-hộ tịch, thương binh - xã hội, Địa chính, xây dựng - môi trường.
2. Giải quyết vấn đề
- Đảm bảo cho bộ phận một cửa tại Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh Trung hoạt động độc lập, chuyên trách, liên thông giữa các ban ngành và tiến tới chuyên nghiệp hiện đại; tạo bước đột phá mạnh mẽ đối với nhiệm vụ cải cách hành chính của xã trong năm 2023 và những năm tiếp theo.
- Thông qua hoạt động của bộ phận một cửa tại Ủy ban nhân dân xã nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức và Nhân dân khi đến giao dịch đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quá trình giải quyết công việc; từng bước đơn giản hóa các thủ tục hành chính, đồng thời qua đó để đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực, phẩm chất đạo đức của đội ngũ cán bộ, công chức các ban chuyên môn, nhất là các cán bộ, công chức trực tại bộ phận một cửa: đảm bảo yêu cầu thạo việc, công tâm, có trình độ, năng lực chuyên môn, kỹ năng hành chính, khả năng giao tiếp với tổ chức và công dân, có tinh thần, thái độ phục vụ Nhân dân tận tụy, nhã nhặn; ngăn chặn tình trạng hách dịch, cửa quyền khi giao dịch, giải quyết công việc với tổ chức và công dân.
- Tăng cường sự giám sát của Nhân dân đối với việc thực hiện chương trình
cải cách hành chính mà trọng tâm là cải cách thủ tục hành chính và hoạt động của bộ phận một cửa.
- Nâng cao chất lượng công vụ, ý thức kỷ luật, tinh thần thái độ phục vụ nhiệm vụ, công vụ của cán bộ, công chức.
- Xây dựng mô hình một cửa tại Ủy ban nhân dân xã hoạt động độc lập, chuyên trách và tiến tới chuyên nghiệp theo hướng hiện đại.
- Rút ra những bài học kinh nghiệm về mô hình, hoạt động và hiệu quả thực hiện mô hình một cửa tại Ủy ban nhân dân xã để điều chỉnh hoạt động của bộ phận tiếp nhận, trả kết quả đảm bảo phù hợp và hiệu quả.
- Các thủ tục, quy trình thời gian giải quyết phải được niêm yết công khai rõ ràng, đầy đủ để mọi tổ chức, công dân được biết.
- Mọi tổ chức, công dân khi giải quyết công việc thuộc mọi lĩnh vực quy định đều phải qua bộ phận một cửa của Ủy ban nhân dân xã. Nộp hồ sơ và nhận kết quả tại bộ phận một cửa.
- Bộ phận một cửa và các ban ngành chức năng giải quyết công việc theo đúng quy định.
- Công chức đảm nhiệm ở bộ phận một cửa phải có phẩm chất, năng lực chuyên môn, tận tâm với công việc, có tinh thần trách nhiệm cao, thái độ lịch sự, thực sự là công bộc của dân.
2.1. Kết quả, hiệu quả mang lại:
* Đối với công dân và tổ chức:
- Bộ phận một cửa được thực hiện tạo điều kiện cho tổ chức và cá nhân kiểm tra, giám sát các thủ tục, quy trình, lệ phí đóng theo quy định; tiết kiệm được thời gian, công sức và yên tâm, tin cậy vào cơ quan hành chính Nhà nước.
- Cải tạo và nâng cấp cơ sở vật chất, hiện đại hóa phòng làm việc của bộ phận một cửa, có chỗ ngồi thoáng mát, phương tiện hiện đại; công dân và tổ chức khi đến giao dịch được tôn trọng, được phục vụ, thể hiện sự ưu việt của phương thức làm việc mới theo hướng cải cách, phát triển.
- Giảm phiền hà cho tổ chức, công dân khi có yêu cầu giải quyết công việc tại cơ quan hành chính Nhà nước.
- Góp phần chống tệ quan liêu, cửa quyền, tham nhũng của một bộ phận cán bộ, công chức. Nâng cao ý thức trách nhiệm và tinh thần, thái độ phục vụ tổ chức, công dân của đội ngũ cán bộ, công chức.
- Nâng cao chất lượng công vụ, hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước. 
- Làm rõ thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan hành chính Nhà nước các cấp trong giải quyết công việc liên quan đến tổ chức, công dân.
* Đối với Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh Trung:
- Lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã và Trưởng các ban ngành chức năng sẽ giảm bớt đi những công việc sự vụ; việc kiểm tra, kiểm soát được thực hiện một cách toàn diện, bao quát từ khâu tiếp nhận hồ sơ, kết quả giải quyết công việc tại bộ phận một cửa, đảm bảo chính xác và quản lý chặt chẽ hơn so với trước đây.
- Các lĩnh vực giao dịch tại bộ phận một cửa sẽ được công khai các thủ tục hành chính, phí, lệ phí, hướng dẫn thủ tục hồ sơ; công dân và các tổ chức được phục vụ trực tiếp một dịch vụ hành chính công hiện đại, công khai, dân chủ khẳng định sự minh bạch trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức.
2.2. Tính khả thi và phạm vi ứng dụng của sáng kiến trong thực tiễn:
- Triển khai thực hiện bộ phận một cửa tại Ủy ban nhân dân xã sẽ giúp cho tỉnh rút kinh nghiệm và nhân rộng ra các huyện khác trong tỉnh, góp phần đẩy mạnh thực hiện chương trình cải cách hành chính theo hướng dân chủ, trong sạch, chuyên nghiệp và hoạt động có hiệu lực, hiệu quả.
- Khi mô hình một cửa được thực hiện, kết quả giải quyết hồ sơ trên các lĩnh vực tại bộ phận một cửa sẽ tăng gấp 5 lần so với kết quả hiện nay. Rút ngắn thời gian về thủ tục trên các lĩnh vực: Hộ tịch, chứng thực, giải quyết chính sách xã hội; giảm bớt hồ sơ tồn đọng và sẽ giải quyết việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo đúng thời gian luật định.
3. Tuy nhiên, so với yêu cầu cải cách hành chính trong thời gian tới thì hoạt động của bộ phận một cửa tại Ủy ban nhân dân xã vẫn còn bộc lộ một số tồn tại, hạn chế sau:
- Mô hình hoạt động bộ phận một cửa chưa rõ ràng do cán bộ kiêm nhiệm, chủ yếu từ các ban chuyên môn được phân công trực tại một cửa theo quy định 01 ngày trong 01 tuần. Mối quan hệ giữa bộ phận một cửa với các ban chuyên môn trong giải quyết công việc nhiều lúc còn thiếu chặt chẽ, chưa có sự ràng buộc cụ thể giữa trách nhiệm và kết quả giải quyết. Tính độc lập và chuyên trách trong hoạt động chưa đảm bảo; chất lượng, hiệu quả giao dịch trên một số lĩnh vực còn hạn chế.
- Việc kiểm tra, giám sát đối với hoạt động bộ phận một cửa, cán bộ, công
chức trực tại bộ phận một cửa của các cơ quan Nhà nước và Nhân dân chưa được thực hiện thường xuyên. Trách nhiệm của một số công chức còn hạn chế; tình trạng khép kín trong các khâu như: tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả tại bộ phận một cửa nhiều lúc thiếu chặt chẽ.
- Cơ sở vật chất còn chật hẹp, không đủ diện tích, chưa đáp ứng yêu cầu hoạt động của bộ phận một cửa và chương trình cải cách hành chính hiện nay.
- Sự phối hợp giữa các ban ngành chức năng và Văn phòng còn hạn chế, chưa đồng bộ dẫn đến việc thực hiện cơ chế một cửa gặp nhiều khó khăn, vướng mắc và nhiều trường hợp phải kéo dài ảnh hưởng đến hoạt động của người dân, doanh nghiệp.
Để khắc phục tình trạng trên, cần thiết phải cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Ủy ban nhân dân xã. Chính vì vậy, bản thân chọn đề tài “Cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thanh Trung” để làm đề tài nghiên cứu. Đây cũng chính là những kiến nghị nhằm nâng cao công tác cải cách thủ tục hành chính trong giai đoạn hiện nay.
* Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động:
* Đầu tư cải tạo, nâng cấp phòng làm việc và trang thiết bị của bộ phận một cửa:
- Đầu tư cải tạo, nâng cấp phòng làm việc:
+ Đầu tư phòng làm việc của bộ phận một cửa Ủy ban nhân dân xã đảm bảo thông thoáng, tiện lợi cho việc giải quyết công việc từng lĩnh vực và nơi công dân ngồi đợi đến lượt giao dịch. Đảm bảo không gian làm việc nghiêm túc, bố trí liên thông giữa các bộ phận, lĩnh vực; đảm bảo đủ điều kiện để công khai các thủ tục hành chính, giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện; diện tích phòng làm việc đủ để bố trí phù hợp các vật dụng, như: bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ của công chức, việc bố trí được chia thành ô cho các bộ phận, lĩnh vực. Khu vực công dân ngồi đợi đến lượt giao dịch.
+ Vị trí để đặt các trang thiết bị hướng dẫn, tra cứu các thủ tục và kiểm tra kết quả giải quyết của công dân tìm hiểu khi đến giao dịch; hệ thống camera kiểm soát của lãnh đạo đối với toàn bộ hoạt động của bộ phận một cửa.
+ Việc đầu tư, cải tạo, nâng cấp phòng làm việc phục vụ bộ phận một cửa sẽ có thiết kế và dự toán đầu tư cụ thể.
- Đầu tư trang thiết bị tại bộ phận một cửa:
+ Nâng cấp và bổ sung các phương tiện làm việc của cán bộ, công chức gồm bàn giao dịch, tủ đựng hồ sơ, tài liệu; bàn để công dân làm giấy tờ, ghế ngồi chờ kết quả giải quyết của công dân.
+ Đầu tư hệ thống trang, thiết bị để ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc như: hệ thống máy tính nối mạng, nộp hồ sơ trực tuyến, sử dụng các phần mềm tác nghiệp được chuẩn hóa bằng các quy trình ISO 9001:2015.
* Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức:
Để đảm bảo cho đội ngũ cán bộ, công chức thực sự nắm, hiểu rõ công việc, thạo việc và chuyên môn hóa cao thì việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận một cửa nói riêng và toàn thể cán bộ, công chức tập trung vào một số nội dung sau:
- Đào tạo, bồi dưỡng để mỗi cán bộ, công chức áp dụng thuần thục các quy trình quản lý theo TCVN ISO 9001:2015 đã được Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh Trung.
- Bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, ứng xử hành chính giữa cán bộ, công chức với các tổ chức và công dân. Giáo dục ý thức trách nhiệm, tinh thần, thái độ phục vụ Nhân dân cho mỗi cán bộ, công chức.
- Tiếp tục đào tạo cán bộ, công chức nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tế công tác cũng như giải quyết công việc thường ngày.
- Nâng cao hiệu quả giám sát của Nhân dân đối với hoạt động của cán bộ công chức tại bộ phận một cửa liên thông, hiện đại.
- Việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức được lập kế hoạch thực hiện cụ thể trước khi triển khai đề tài và qua hàng năm.
* Biên chế, tổ chức và hoạt động của bộ phận một cửa:
- Biên chế: Dự kiến bố trí số cán bộ, công chức làm việc ở bộ phận một cửa là 05 người, trong đó điều động từ các ban chuyên môn là 05 người (số công chức tham gia trực tại bộ phận một cửa ở các lĩnh vực vào trực tại bộ phận một cửa. Công chức trực tiếp làm việc tại bộ phận một cửa từ các ban ngành, là lực lượng cán bộ trẻ, đủ năng lực chuyên môn, trình độ ứng dụng tin học, có phẩm chất đạo đức tốt, đảm bảo là nơi đào tạo, đề bạt cán bộ quản lý sau này của các ban ngành chuyên môn.
- Tổ chức và hoạt động: Phân công 01 đồng chí Phó tổ trưởng tổ một cửa Mỹ Thạnh Trung chỉ đạo hoạt động của bộ phận một cửa; 02 công chức Văn phòng thống kê, cc tư pháp -hộ tịch, cc văn hoá, cc Nông nghiệp trực tiếp phụ trách bộ phận một cửa. Thành lập bộ phận một cửa Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh Trung hoạt động độc lập, chuyên trách dần theo hướng chuyên nghiệp; cán bộ, công chức của bộ phận một cửa trực thuộc sự quản lý của Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh Trung.
Mối quan hệ hoạt động giữa bộ phận một cửa với các ban chuyên môn là mối quan hệ phối hợp công tác trong giải quyết công việc của tổ chức, công dân thông qua các quy trình quản lý theo TCVN ISO 9001:2015. Bộ phận một cửa có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ của tổ chức và công dân đến giao dịch; đôn đốc và trả kết quả đã giải quyết của các ban chuyên môn cho tổ chức và công dân; kiểm tra các ban chuyên môn giải quyết theo đúng tiến độ, thời gian quy định.
- Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh Trung bổ sung kinh phí chi cho bộ phận một cửa từ ngân sách Uỷ ban. Có cơ chế khuyến khích, gắn trách nhiệm và quyền lợi của mỗi cán bộ công chức làm việc tại đây, đồng thời tăng cường kiểm tra, xử lý nghiêm minh đối với cán bộ công chức có thái độ sách nhiễu, cửa quyền và các hành vi vi phạm khác.
4. Kết luận:
Từ lý luận đến thực tiễn công tác cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh Trung, cho chúng ta thấy được sự quan trọng và cần thiết phải thực hiện công tác này một cách sâu rộng. Như vậy, sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức, chi phí quản lí và điều hành mà vận hành đảm bảo được chất lượng công việc hàng ngày và đạt hiệu quả cao. Giúp cho Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh Trung giảm bớt những công việc hành chính mang tính sự vụ, có thời gian để sáng tạo, lập kế hoạch và tìm kiếm các giải pháp tối ưu cho sự điều hành, quản lý để đạt hiệu quả cao nhất./.