Sáng kiến kinh nghiệm Một số kinh nghiệm và giải pháp về công tác bảo quản, quản lý chứng từ sổ sách kế toán trong trường học tại Trường mẫu giáo Hoa Cúc

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BUÔN HỒ
TRƯỜNG MẪU GIÁO HOA CÚC
************	
Đề tài: 
Một số kinh nghiệm và giải pháp về công tác bảo quản, quản lý 
chứng từ sổ sách kế toán trong trường học
 tại Trường mẫu giáo Hoa Cúc
 Họ và tên: Trần Thị Thuận Thảo
 Đơn vị công tác: Trường Mẫu giáo Hoa Cúc
 Chức vụ: Kế toán
Tháng 03 năm 2022
BẢNG TÓM TẮT SÁNG KIẾN
1. Tên đề tài: “Một số kinh nghiệm và giải pháp về công tác bảo quản, quản lý chứng từ sổ sách kế toán trong trường học tại Trường mẫu giáo Hoa Cúc”
2. Nội dung lĩnh vực đề tài: Các giải pháp giúp làm tốt công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách của kế toán ở trường Mẫu giáo.
3. Tác giả: Trần Thị Thuận Thảo Chức vụ: Kế Toán
4. Nội dung tóm tắt:
+ Đề tài gồm các biện pháp sau:
* Cơ sở lý luận.
* Thực trạng của vấn đề nghiên cứu. 
* Mục tiêu và các giải pháp.
* Sơ đồ quy trình thực hiện.
* Mối liên hệ giữa các giải pháp.
* Kết quả khảo nghiệm, giá trị khoa học.
+ Phạm vi áp dụng, khả năng phổ biến: 
* Đề tài áp dụng cho trường MG Hoa Cúc năm học 2021 - 2022.
* Đề tài có thể phổ biến ở các trường thuộc Thị xã Buôn Hồ.
+ Thời điểm áp dụng: Trong suốt cả năm học 2021 - 2022.
+ Hiệu quả mang lại: Đề tài “Một số kinh nghiệm và giải pháp về công tác bảo quản, quản lý chứng từ sổ sách kế toán trong trường học tại Trường Mẫu giáo Hoa Cúc” nếu được sử dụng rộng rãi sẽ đem lại hiệu quả cao trong công tác bảo quản, quản lý chứng từ sổ sách kế toán đối với mỗi nhà trường. Qua quá trình sử dụng đã nhiều năm và qua các cấp học thì phương pháp này mang lại hiệu quả cao và đang là một công cụ đắc lực cho công tác kế toán, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức cho kế toán.
PHỤ LỤC
Thứ tự
Số trang
Ghi chú
I. PHẦN MỞ ĐẦU
2

1. Lý do chọn đề tài
2

2. Mục tiêu nhiệm vụ của đề tài
2

3. Đối tượng nghiên cứu
2

4. Giới hạn phạm vi nghiên cứu
3

5. Phương pháp nghiên cứu
3

II. NỘI DUNG
3

1. Cơ sở lý luận
3

2. Thực trạng
5

3. Nội dung và hình thức của giải pháp
12

a. Mục tiêu của giải pháp
12

b. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp , biện pháp
12

c. Mối quan hệ giữa các giải pháp, biện pháp
14

d. Kết quả khảo nghiệm, giá trị khoa học của vấn đề nghiên cứu, phạm vi và hiệu quả ứng dụng
14

III. PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
15

1. Kết luận
15

2. Kiến nghị 
16


I. PHẦN MỜ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Qua nhiều năm làm công tác kế toán tôi nhận thấy việc bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở Trường mẫu giáo Hoa Cúc - xã Ea Blang - thị xã Buôn Hồ - tỉnh Đắk Lắk là một vấn đề mà bản thân tôi hết sức quan tâm tìm hiểu và nghiên cứu. Đồng thời đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó. Đồng thời đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế của sự việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu quả cao nhất. Từ những suy nghĩ trên bản thân tôi quyết định chọn đề tài “Một số kinh nghiệm và giải pháp về công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán trong trường học tại Trường Mẫu giáo Hoa Cúc”.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài.
Để công tác quản lý chứng từ, sổ sách được đảm bảo hơn, khoa học hơn, thuận tiện trong quá trình sử dụng lâu dài của nhà trường, ngoài ra còn là minh chứng cho quà trình thu - chi hàng năm của nhà trường là hồ sơ để quyết toán với cơ quan Tài chính, cơ quan cấp trên.
Mục tiêu của đề tài sáng kiến kinh nghiệm là đề ra các giải pháp để nâng cao năng lực về công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán.
Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách 
chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó 
thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử 
dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán 
đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học.
3. Đối tượng nghiên cứu.
Hệ thống hóa trong quy trình nghiệp vụ chuyên môn trong công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán.
Tổng hợp nhận định đánh giá về những khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ mà kế toán gặp phải.
Nhận định vấn đề cốt lõi và đề ra những biện pháp củng cố kiến thức kỹ năng bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán.
4. Giới hạn của đề tài.
Trong địa bàn trường học và nhân rộng, áp dụng với phạm vi trong 
toàn ngành giáo dục và các ban ngành của huyện, tỉnh.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Phương pháp nghiên cứu lý thuyết.
Phương pháp trao đổi. 
Phương pháp thực nghiệm.
Tập trung nghiên cứu tháo gỡ vấn đề khó khăn vướng mắc hiện nay.
II. PHẦN NỘI DUNG
1. Cơ sở lý luận. 
Kế toán hành chính sự nghiệp là công tác tổ chức hệ thống số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng quỹ, tình hình chấp hành dự toán thu- chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của đơn vị theo luật ngân sách của Nhà nước. Đối với tất cả các cơ quan Nhà nước nói chung đơn vị trường học nói riêng ngoài yếu tố con người thì nguồn kinh phí là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo cho cơ quan đơn vị hoạt động và phát triển, nó là tư liệu lao động, là phương tiện, là động lực để đơn vị hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình.
Kế toán là một công cụ không thể thiếu trong sự nghiệp kinh tế xã hội của loài người, bởi nó gắn liền với hoạt động quản lý. Công việc kế toán đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao. Do đó cần phải có sự thay đổi về mọi mặt để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao hơn, phù hợp với sự phát triển của thời đại.
Trải qua nhiều năm đổi mới nền kinh tế của Việt Nam đã có nhiều khởi 
sắc, cơ chế quản lý tài chính có sự thay đổi sâu sắc, tác động lớn đến hoạt động 
trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay các đơn vị hành chính sự nghiệp được giao quyền tự chủ trong hạch toán khoán kinh phí. Muốn thực hiện được điều đó các đơn vị cần phải có cơ chế quản lý một cách khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp.
Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp, đảm 
bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát 
thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt 
động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trong từng lĩnh vực từng loại hình hoạt động. Công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý bằng công nghệ tin học, song vấn đề không thể thiếu công tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công.
Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách 
chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó 
thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử 
dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán 
đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học. 
Công tác kế toán trong cơ quan, đơn vị trường học nói riêng và các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung là một bộ phận rất quan trọng. Song trong chuyên môn nghiệp vụ kế toán không thể thiếu được công việc thiết lập chứng từ hồ sơ sổ sách kế toán nó thể hiện hoạt động tài chính của mỗi đơn vị. Đồng thời việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị lại là một vấn đề vô cùng quan trọng. Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị tương đương như tiền, nó phản ánh tình hình thu - chi của đơn vị mình và nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở thanh, quyết toán với cơ quan tài chính, cơ quan cấp trên.
Chứng từ sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - Chi tài chính của đơn vị, chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng hoạt động của đơn vị là yếu tố tác động đến quá trình thu - Chi của đơn vị, nó góp phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị, là điều kiện thiết yếu của một người làm công tác kế toán của một đơn vị, đó là phương tiện, là điều kiện làm cơ sở để tính tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản thanh toán cho cá nhân  tập thể và các hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được đầy đủ và kịp thời đúng qui định.
2. Thực trạng vấn đề nghiên cứu.
Như chúng ta đã biết, chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu, chi tài chính của đơn vị. Chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng hoạt động của toàn đơn vị, là yếu tố tác động đến quá trình thu, chi của đơn vị nó góp phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị. 
Muốn làm tốt công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán, trước tiên kế toán phải thường xuyên cập nhật, sắp xếp, nghiên cứu các văn bản qui định về công tác tài chính hiện hành và nghiên cứu, thực hiện luật ngân sách Nhà nước đúng chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.
Lập chứng từ, sổ sách kế toán là khâu rất quan trọng. Lập chứng từ, sổ sách kế toán tốt sẽ giúp cho Hiệu trưởng, cấp trên quản lý tài chính tốt, giúp cho công tác quản lý, lưu trữ đầy đủ chính xác và mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách kế toán liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó thì công việc sẽ gặp nhiều khó khăn. 
Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ sổ sách kế toán tốt sẽ giúp cho công việc thanh quyết toán đầy đủ, kịp thời, chính xác và rất thuận tiện cho công tác thanh kiểm tra của các ban ngành, các cấp.
Để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán mang lại hiệu quả cao thì đây là một vấn đề khá nan giải, mà chúng ta muốn quản lý sắp xếp hồ sơ tốt thì cần phải có những biện pháp thiết thực và hiểu được hồ sơ sổ sách là gì? ý nghĩa tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt như thế nào? tôi xin được trình bày như sau: 
* Khái niệm về hồ sơ.
Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, chứng từ, tài liệu có liên quan với nhau nhằm 
phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể. Được hình thành trong
quá trình giải quyết công việc, nghiệp vụ thanh toán, tổng hợp, báo cáo nhằm 
thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước.
* Khái niệm về chứng từ, sổ sách kế toán.
- Khái niệm về sổ sách kế toán:
+ Sổ sách: Là những văn bản tài liệu và tập hợp các nghiệp vụ chứng từ đã được xử lý, thanh toán, báo cáo, ghi sổ và lưu trữ.
+ Hồ sơ sổ sách kế toán trong nhà trường cũng phải được ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, chính xác, sạch đẹp và khoa học được lưu trữ bảo quản theo quy 
định chung của Nhà nước.
- Ý nghĩa tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: 
+ Lập hồ sơ kế toán là khâu rất quan trọng; lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho Hiệu
trưởng và cấp trên quản lý tài chính tốt.
+ Lập hồ sơ tốt sẽ lưu trữ đầy đủ chính xác các văn bản, chứng từ đã xử lý của các sự việc giúp cho việc nghiên cứu thực hiện luật ngân sách Nhà nước đúng chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.
+ Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt sẽ giúp cho việc kế thừa những kinh 
nghiệm hay, những cách làm sáng tạo sẽ khắc phục tránh được những sai sót không đáng có, từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả công tác.
- Các biện pháp sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: 
Để quản lý tốt hồ sơ kế toán không phải là đơn thuần bởi những nghiệp vụ phát sinh có chung một số liệu song mỗi hồ sơ lại phản ánh khác nhau do vậy chúng ta phải hiểu và nắm được các nguyên tắc đặc trưng cơ bản, tuân theo quy định cụ thể về các hình thức sổ kế toán.
Ví dụ: Hình thức Sổ Cái dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
* Nguyên tắc đặc trưng cơ bản: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán. Số liệu ghi trên Sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên các Sổ kế toán chi tiết và dùng để lập Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo tài chính.
* Trình tự nội dung ghi chép sổ kế toán 
Căn cứ vào Chứng từ ghi số để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết liên quan.
Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ cái ở các cột phù hợp.
Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau.
Cuối tháng, (quý, năm) kế toán phải khóa sổ, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối tài khoản và Báo cáo tài chính.
* Phân loại chứng từ: 
Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp các thông tin kế toán tài chính cần thiết thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản thu – chi quản lý tài chính của đơn vị tốt cần đảm bảo kịp 
thời đầy đủ chính xác và khoa học. 
Chẳng hạn khi ta tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết toán năm, ngoài 
việc cập nhật ghi chép vào các sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội dung các mục chi để tổng hợp bởi mỗi mục chi có nhiều nghiệp vụ thanh toán khác nhau phải theo đúng luật ngân sách Nhà nước cụ thể chi tiết như sau: 
- Mục 7000: Chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành
  7001: Chi mua hàng hóa, vật tư
 7004: Đồng phục, trang phục
 	 7012: Chi phí hoạt động nghiệp vụ chuyên môn ngành
 	 7049: Chi khác.
- Mục 6700: Công tác phí
	 6701: Tiền vé máy bay, tàu xe
	 6702: Phụ cấp công tác phí
	 6703: Tiền thuê phòng ngủ
	 6704: Khoán công tác phí
- Mục 6000: Tiền lương
	 6001: Lương theo ngạch, bậc
	 6003: Lương hợp đồng theo chế độ
	 6049: Lương khác
- Mục 6100: Phụ cấp lương
	 6101: Phụ cấp chức vụ
	 6102: Phụ cấp khu vực
	 6103: Phụ cấp thu hút
	 6105: Phụ cấp làm thêm giờ
	 6112: Phụ cấp ưu đãi nghề
	 6113: Phụ cấp trách nhiệm theo nghề
	 6115: Phụ cấp thâm niên vượt khung, thâm niên nghề.
- Mục 6300: Các khoản đóng góp
	 6301: Bảo hiểm xã hội
	 6302: Bảo hiểm y tế
	 6303: Kinh phí công đoàn
	 6304: Bảo hiểm thất nghiệp.
Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và dùng kẹp ở phần đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi đã tổng hợp. Làm như vậy sẽ giúp chúng ta kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ -> lên biểu mẫu báo cáo quyết toán không bị bỏ sót chứng từ, sau khi báo cáo quyết toán được duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo từng năm.
Tủ hồ sơ cần có các ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng quý, hàng năm gọn gàng, ngăn nắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào chúng ta dễ nhận biết, nhanh chóng lấy được hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, không mất thời gian tìm kiếm. 
Hồ sơ sổ sách kế toán trong nhà trường cũng phải được ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, chính xác, sạch đẹp và khoa học được lưu trữ bảo quản theo quy 
định chung