Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng chính quyền số, chính quyền điện tử cấp xã

PHẦN I
PHẦN ĐẶT VẤN ĐỀ 
1. Lý do chọn đề tài
	Hiện nay, chúng ta đang sống trong thời đại kỷ nguyên số hóa, làm việc trên nền tảng số, công nghệ số. Do đó, thực hiện chuyển đổi số là yêu cầu tất yếu, khách quan theo xu thế của thời đại. Chính phủ ta cũng đã khẳng định: Việc thực hiện cải cách hành chính nhà nước với quan điểm là “đổi mới lề lối làm việc, phương thức quản trị hiện đại, trên cơ sở đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số, thực hiện chuyển đổi số (CĐS) trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; tận dụng có hiệu quả thành tựu, tiến bộ khoa học và công nghệ, nhất là những thành tựu của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư...”, và khẳng định 6 nội dung cải cách hành chính nhà nước, trong đó có nội dung xây dựng, phát triển chính quyền số, chính quyền điện tử là việc làm cần thiết, phù hợp với xu thế phát triển như hiện nay.
	Chính quyền cấp xã là đơn vị có quan hệ mật thiết, trực tiếp nhất với người dân trên địa bàn. Do đó, một trong những nội dung quan trọng nhất của chính quyền xã số là việc xử lý các thủ tục hành chính bằng hình thức trực tuyến. Tức là thay vì yêu cầu người dân đến các trụ sở chính quyền, khai báo hồ sơ bằng giấy để giải quyết các thủ tục hành chính cho người dân thì chính quyền xã tạo nên môi trường để người dân có thể ở nhà và nộp hồ sơ cho chính quyền thông qua hình thức trực tuyến.
	Chính quyền số, chính quyền điện tử là chính quyền ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông nhằm tăng hiệu quả hoạt động của các cơ quan Nhà nước phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn. Những lợi ích căn bản mà chính quyền điện tử đã mang lại, đó là: Làm tăng hiệu quả làm việc của các cơ quan và chính quyền các cấp; tính công khai, minh bạch trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước được nâng lên.
	Người dân và doanh nghiệp được các cơ quan quản lý nhà nước cung cấp thông tin, cung cấp dịch vụ nhanh hơn, thuận tiện hơn thông qua các dịch vụ công trực tuyến, hạn chế tối đa doanh nghiệp và người dân phải đến trực tiếp các cơ quan chính quyền khi thực hiện các thủ tục hành chính. Thông qua hệ thống các ý kiến góp ý, phản hồi của người dân, doanh nghiệp các cơ quan quản lý nhà nước tiếp tục hoàn thiện công tác tổ chức, các quy trình nghiệp vụ,... để nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước, tiết kiệm thời gian và chi phí trong thực hiện nhiệm vụ.
	Chính quyền số là hoạt động của chính quyền dựa trên nền tảng của công nghệ thông tin. Tất cả hoạt động của các cơ quan ở các cấp sẽ ứng dụng công nghệ thông tin để vận hành, giúp giảm thiểu chi phí, tăng phần tương tác hoặc cung ứng dịch vụ theo hình thức trực tuyến nhanh nhạy hơn. Tỉnh ta đã và đang xây dựng và phát triển chính quyền số nhằm tận dụng những bước tiến của công nghệ, thực hiện đồng bộ các giải pháp xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, hoạt động hiệu quả, tạo động lực thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội.
	Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác xây dựng chính quyền điện tử, thời gian qua ngay sau khi Chương trình CĐS quốc gia được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, với tư duy đổi mới, thực tiễn “chuyển đổi số phải đi vào cuộc sống theo hình thức thực tế nhất. Địa phương đã và đang triển khai các giải pháp ứng dụng công nghệ để đẩy nhanh việc xây dựng chính quyền điện tử nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.
	Việc xây dựng xã thông minh với 03 trụ cột: (1) Chính quyền số: gồm chuyển đổi số các hoạt động nội bộ của chính quyền và chuyển đổi số các hoạt động giao tiếp, cung cấp dịch vụ công cho người dân; (2) Kinh tế số: gồm hoạt động thương mại điện tử, du lịch số, quảng bá - thương hiệu số; (3) Xã hội số: bao gồm y tế số, giáo dục trực tuyến, dịch vụ xã hội số.
	Đối với xã Kỳ Sơn bước đầu xây dựng trụ cột (1) Chính quyền số, chính quyền điện tử nhằm hoàn thiện và đẩy mạnh sử dụng các phần mềm liên thông từ trung ương, tỉnh, huyện đến xã; Triển khai Hệ thống số giao tiếp giữa chính quyền và người dân: Áp dụng công nghệ mới cho truyền thanh cơ sở, thiết lập kênh tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật mới đến người dân, hướng dẫn cán bộ, nhân dân sử dụng ứng dụng Zalo để thông tin, tuyên truyền theo các nhóm, qua đó tăng cường tương tác giữa cán bộ và nhân dân, đặc biệt trong lĩnh vực phản ánh tố giác tội phạm, góp phần ổn định an ninh trật tự...
Với những ý nghĩa thiết thực với thực tiễn địa phương và những hiệu quả từ chính quyền số mang lại. Tuy nhiên, thực tế triển khai vẫn còn những tồn tại, khó khăn và hiệu quả đạt được chưa cao, chưa đáp ứng với nhu cầu cải cách hành chính như hiện nay. Vì vậy tôi xin lựa chọn xây dựng sáng kiến với nội dung “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng chính quyền số, chính quyền điện tử cấp xã”.
2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Việc xây dựng chính quyền số, chính quyền điện từ là việc làm thường xuyên, liên tục của tất cả cơ quan, đơn vị các cấp; là trách nhiệm của mỗi cán bộ công chức. Do đó cần phải quán triệt đến toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan tinh thần của xây dựng chính quyền số, chính quyền điện tử là nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân ngày một tốt hơn, hiệu quả hơn, nhanh hơn và đúng quy định của pháp luật..
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại xã Kỳ Sơn, huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh góp phần giúp toàn thể cán bộ, công chức và bà con nhân dân nhận thức được ý nghĩa, tầm quan trọng cũng như thực hiện tốt việc xây dựng chính quyền số, chính quyền điện tử cấp xã
+ Về thời gian: Phân tích, đánh giá thực trạng trong năm 2023. Các giải pháp được đề xuất áp dụng cho những năm tiếp theo. 
3. Phương pháp sáng kiến
Sử dụng các phương pháp như: phương pháp thu thập số liệu; tổng hợp và xử lý số liệu; phương pháp thống kê mô tả, so sánh, Kiểm định độ tin cậy thang đo; Phương pháp phân tích nhân tố và hồi quy.
PHẦN II
NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN 
1. Mục tiêu đặt ra
Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tư duy và hành động từ mô hình truyền thống sang phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc và văn hóa tổ chức dựa trên nền tảng kỹ thuật số, dùng dữ liệu và công nghệ số để thay đổi quy trình nghiệp vụ, mô hình và phương thức hoạt động của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp.
	Ngày 03/6/2020, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, trong đó nhấn mạnh: nhận thức đóng vai trò quyết định trong chuyển đổi số; người dân là trung tâm của chuyển đổi số; thể chế và công nghệ là động lực của chuyển đổi số; phát triển nền tảng số là giải pháp đột phá để thúc đẩy chuyển đổi số nhanh hơn, giảm chi phí, tăng hiệu quả; bảo đảm an toàn, an ninh mạng là then chốt để chuyển đổi số thành công và bền vững; sự vào cuộc của cả hệ thống chính trị, hành động đồng bộ ở các cấp và sự tham gia của toàn dân là yếu tố bảo đảm sự thành công của chuyển đổi số. 
Xây dựng, phát triển chính quyền số của xã có mô hình hoạt động phù hợp, được vận hành an toàn, dựa trên dữ liệu và công nghệ số, để có khả năng cung cấp dịch vụ chất lượng hơn, đưa ra quyết định kịp thời hơn, ban hành chính sách tốt hơn, sử dụng nguồn lực tối ưu hơn, kiến tạo phát triển, giải quyết hiệu quả những vấn đề lớn trong phát triển và quản lý kinh tế - xã hội. 
Xây dựng hệ thống một cửa điện tử cấp xã hiện đại, trang bị đầy đủ các công nghệ thông tin. Cổng dịch vụ công trực tuyến phục vụ người dân mọi lúc, mọi nơi, tiết kiệm thời gian, chi phí, công khai, minh bạch.
Đồng thời tiếp tục đầu tư, nâng cấp, tái cấu trúc hạ tầng CNTT, chuyển đổi hạ tầng CNTT thành hạ tầng số, phát triển nền tảng số để phục vụ kết nối, quản lý các nguồn lực, dữ liệu của cơ quan nhà nước một cách an toàn, linh hoạt, ổn định, hiệu quả. Xã đã tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy Đảng, Chính quyền, người đứng đầu chịu trách nhiệm trực tiếp về phát triển Chính quyền số, chuyển đổi số và đảm bảo an toàn thông tin mạng tại cơ quan, đơn vị mình. 
Rà soát, ban hành kịp thời các văn bản pháp luật, văn bản hướng dẫn triển khai, đẩy mạnh ứng dụng CNTT, phát triển Chính quyền số, chuyển đổi số và đảm bảo an toàn thông tin mạng trên địa bàn xã.
2. Kết quả thực hiện xây dựng chính quyền số, chính quyền điện tử ở xã Kỳ Sơn
Trong những năm qua, việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, đưa công nghệ thông tin vào xử lý công việc ở xã đã bước đầu mang lại những kết quả tích cực, có nhiều bước tiến rõ rệt. Nhưng tính năng động của nền kinh tế thị trường, xu thế hội nhập và toàn cầu hóa đòi hỏi thủ tục hành chính, phong cách làm việc của cán bộ công chức trong việc giải quyết các yêu cầu, đòi hỏi của nhân dân phải đơn giản, nhanh gọn. Chính vì thế, việc xử lý công việc thông qua môi trường mạng, không cần giấy; họp mọi lúc, mọi nơi không cần gặp mặt trực tiếp; xử lý các thủ tục hành chính không cần tiếp xúc, gặp trực tiếp; Việc thanh toán không dùng tiền mặt; đơn giản hóa thủ tục hành chính và cải cách hành chính. Nay tất cả các hoạt động trên đều hoạt động sẵn sàng trên môi trường số, có khả năng ra quyết định hiệu quả dựa trên số liệu theo thời gian thực thay vì số liệu cấp dưới báo cáo cho cấp trên; có khả năng cung cấp dịch vụ số mới cá thể hóa đến từng người dân, cắt giảm thủ tục hành chính; Có khả năng giải quyết các bài toán tồn tại dai dẳng trong xã hội.
Xã Kỳ Sơn đã đầu tư khá đồng bộ từ cơ sở hạ tầng viễn thông, mạng nội bộ (LAN) và triển khai hệ thống camera an ninh; triển khai các ứng dụng phục vụ xây dựng chính quyền số như: hệ thống quản lý văn bản và điều hành, thư điện tử; hệ thống Cổng dịch vụ công và một cửa điện tử; sử dụng chữ ký số chuyên dùng..
Tính tới thời điểm hiện nay 100% các văn bản đến đã được nhận và xử lý kịp thời qua mạng, 100% các văn bản đi đã được ký số thay thế văn bản giấy trên Hệ thống quản lý văn bản. Hệ thống một cửa điện tử tiếp nhận 3693 hồ sơ, trong đó có 502 hồ sơ được tiếp nhận giải quyết trực tuyến. 
UBND cấp xã đã thiết lập được nhiều kênh giao tiếp, cung cấp thông tin với người dân như qua trang thông tin điện tử xã tại địa chỉ xakyson.hatinh.gov.vn với 96 tin bài được đăng trên trang TTĐT của xã tính đến tháng 8 năm 2023. Ngoài ra còn thiết lập các nhóm qua các zalo, facebook; Thực hiện tuyên truyền qua hệ thống truyền thanh cơ sở, các cuộc họp từ trung ương đến địa phương được họp trực tuyến... từ đó giúp tăng cường công tác, chỉ đạo, điều hành và tương tác với người dân.
Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyển đổi số được đầu tư, cụ thể: Xã hiện nay có 13 máy tính xách tay, 13 máy tính để bàn, 2 máy scan, có 1 trạm truyền thanh được kết nối từ xã đến thôn và mỗi thôn có từ 2-5 cụm loa phát thanh để thực hiện công tác tuyên truyền.
Đã thành lập tổ đội phục vụ công tác chuyển đổi số cấp xã và tổ chuyển đổi số cộng đồng ở 8 thôn, trực tiếp hướng dẫn người dân thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến mức độ 3, cài đặt ứng dụng VneiD (phần mềm cài mã định danh điện tử), phần mềm VssiD (phần mềm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế), hướng dẫn người dân nộp tiền sử dụng điện hàng tháng qua thẻ ngân hàng...
Hệ thống phục vụ các hội nghị, cuộc họp trực tuyến, cuộc họp không giấy đã triển khai và phát huy có hiệu quả tại xã, đã kết nối với các điểm cầu từ trung ương, tỉnh, huyện, các ban ngành... 
 Thực tế công tác xây dựng chính quyền số, chính quyền điện tử ở Ủy ban nhân dân xã Kỳ Sơn bước đầu có những thuận lợi và khó khăn như sau: 
* Về thuận lợi: Được Đảng, chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm, có tinh thần đoàn kết và hợp tác rất tốt. Đội ngũ lãnh đạo, cán bộ nhân viên khối Ủy ban năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao. Tổ chức bộ máy dần được sắp xếp tinh gọn; ưu tiên đầu tư cơ sở vật chất, máy móc, phục vụ có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính và triển khai nhiệm vụ. Công tác công khai, minh bạch được thực hiện đầy đủ, phát huy tốt dân chủ hóa trong mọi hoạt động của Ủy ban. Tạo được niềm tin của các tổ chức, đoàn thể xã hội và nhân dân địa phương đối với đội ngũ lãnh đạo; Giúp tiết kiệm chi phí hàng năm cho việc phát hành văn bản giấy của xã đến hàng chục triệu đồng; Giúp thời gian gửi, nhận văn bản từ xã đến các cấp nhanh chóng, thuận tiện.
* Về khó khăn: Hiện nay bước đầu thực hiện các thủ tục hành chính thông qua môi trường mạng, người dân không đến trực tiếp nhưng các bộ thủ tục vẫn chưa hoàn thiện, một số thủ tục chưa thực hiện nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ qua dịch vụ trực tuyến; Một bộ phận cán bộ, công chức việc sử dụng các thiết bị thông tin còn yếu dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao, kỹ năng và khung năng lực của cán bộ, công chức, viên chức phải thay đổi để phù hợp cách thức quản lý, vận hành mới, do đó cần có quá trình, thời gian để đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng; Hơn nửa số người dân chưa có máy tính, điện thoại thông minh, hệ thống internet chưa có và chưa đảm bảo cho việc thực hiện nộp hồ sơ qua trực tuyến; Đại đa số người dân đang còn tâm thế ngại thay đổi, ngại đổi mới, chưa nhìn nhận đúng vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin, ngại thay đổi thói quen từ xử lý văn bản giấy sang điện tử, một số người dân đã được hướng, đã tiếp nhận hồ sơ lần 1 nhưng không nhớ để thực hiện lần 2, 3...; Cơ sở vật chất tại xã hiện nay chưa đáp ứng được công tác chuyển đổi số (thiếu máy scan, máy tính, công cụ để lấy sự hài lòng của người dân...); Công chức chuyên môn phụ trách ở xã phải thực hiện trong một thời gian nhiều nhiệm vụ nên chất lượng tiếp nhận hồ sơ trực tuyến chưa cao; Số lượng thủ tục hành chính được thực hiện trực tuyến mức độ 3,4 có tăng, nhưng còn ở mức độ thấp; Các hệ thống thông tin được quan tâm đầu tư nhưng còn thiếu đồng bộ, liên thông, thống nhất, một số ứng dụng chưa được các cơ quan nhà nước khai thác hiệu quả; Việc kết nối, chia sẻ tích hợp dữ liệu giữa các cơ quan còn hạn chế, nhất là ứng dụng Công nghệ thông tin trong các cơ quan khối Đảng, đoàn thể của xã.
3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng chính quyền số, chính quyền điện tử cấp xã
Thứ nhất: 
Đẩy mạnh công tác thông tin tuyên truyền, đảm bảo sự vào cuộc của các cấp chính quyền, đặc biệt là người đứng đầu trong triển khai các nhiệm vụ, giải pháp xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số cấp xã.
 Đồng thời, huy động sự vào cuộc của người dân trong sử dụng các phương tiện thông minh để tương tác với chính quyền, hình thành tầng lớp công dân điện tử.
Thực hiện công tác tuyên truyền thường xuyên, liên tục đến người dân về ý nghĩa của việc ứng dụng thực hiện gửi và nhận hồ sơ qua môi trường mạng vừa đảm bảo tính minh bạch, công khai, hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm tiền bạc, thời gian cho người dân.
Thành lập các tổ đội chuyển đổi số đến trực tiếp hướng dẫn cho bà con nhân dân tại các thôn để người dân hiểu được ý nghĩa, vai trò củ