Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ kế toán tại trường học

BÁO CÁO SÁNG KIẾN
Hiệu quả áp dụng, phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến
 I. Tên sáng kiến: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ kế toán tại trường học.
II.Điều kiện hoàn cảnh tạo ra sáng kiến:
Trường Mầm non Hồng Giang nằm trên địa bàn xã Hồng Giang, huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình được xây dựng mới và tiếp nhận vào hoạt động từ năm 2009 với quy mô 2 tầng gồm 07 phòng học và 02 phòng chức năng có trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết. 
Trường được chuyển đổi từ trường mầm non bán công sang công lập theo quyết định số: 1651/QĐ- UBND cấp ngày 09/05/2011 do UBND huyện Đông Hưng cấp. Trường có 2 điểm trường, có một điểm chính và 1 điểm trường phụ, có 02 tổ chuyên môn (tổ nhà trẻ và tổ mẫu giáo). Các tổ chức đoàn thể: Công đoàn, Đoàn thanh niên; Tổ chức công đoàn của trường hoạt động sáng tạo, quan tâm đến quyền lợi của cán bộ, giáo viên, nhân viên. Chi bộ nhà trường có 13 đảng viên, một vài năm đạt “Chi bộ trong sạch, vững mạnh”.
Đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên có: 18 người; trong đó có 03 cán bộ quản lý (01 hiệu trưởng, 02 phó hiệu trưởng); 14 giáo viên (13 giáo viên biên chế, 01 giáo viên hợp đồng đóng bảo hiểm của tỉnh); 01 nhân viên kế toán.
Có 100% cán bộ, giáo viên, nhân viên đạt trình độ chuẩn trở lên, có tinh thần trách nhiệm cao. Đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên có chuyên môn tương đối vững vàng, nhiệt tình, trách nhiệm. Tập thể nhà trường đoàn kết có sự thống nhất cao, chấp hành nghiêm chỉnh chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; các nội quy, quy định của ngành, của nhà trường.
Như chúng ta đã biết công tác kế toán là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ một cơ quan đơn vị nào. Vì công tác kế toán phản ánh hoạt động tài chính của mỗi đơn vị, góp phần tồn tại và phát triển của đơn vị đó. Vì vậy công tác kế toán trong cơ quan, đơn vị trường học nói riêng và các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung là một bộ phận rất quan trọng. Song trong chuyên môn nghiệp vụ kế toán không thể thiếu được công việc thiết lập chứng từ hồ sơ sổ sách kế toán nó thể hiện hoạt động tài chính của mỗi đơn vị. Đồng thời việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị lại là một vấn đề vô cùng quan trọng. 
 Chứng từ, sổ sách kế toán là loại giấy tờ có giá trị tương đương tiền, là thành phần không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - chi tài chính của đơn vị, chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng hoạt động của đơn vị là yếu tố tác động đến quá trình thu – chi của đơn vị, nó góp phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị, là điều kiện thiết yếu của một người làm công tác kế toán của một đơn vị, đó là phương tiện, là điều kiện làm cơ sở để tính tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản thanh toán cho cá nhân, tập thể và các hoạt động chuyên môn và hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được đầy đủ và kịp thời đúng qui định. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các đơn vị hành chính sự nghiệp đều được giao quyền tự chủ về kinh phí. Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi thì cần phải có nhứng biện pháp phải làm với các nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát.
Công tác quản lý hồ sơ của các cơ quan nhà nước nói chung và đơn vị trường học nói riêng là rất quan trọng, song việc sắp xếp, quản lý hồ sơ kế toán lại đặc biệt quan trọng hơn. Hồ sơ kế toán là chứng từ minh bạch cho việc thu – chi tài chính ở đơn vị và cho chính bản thân kế toán, do đó việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán là phải được bảo quản lâu dài từ 15 năm trở lên. Đồng thời góp phần nâng cao phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương theo yêu cầu của nhà nước đã đề ra.
Trong từng lĩnh vực, từng loại hoạt động, công tác sắp xếp, quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị. Thực trạng hiện nay, với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý bằng công nghệ tin học, song vẫn đề không thể thiếu công tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công. Kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách, chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất, hay thất lạc một loại nào đó thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ, chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học.
 Qua những năm thực tế làm công tác kế toán tại trường Mầm non Hồng Giang việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị tôi nhận thấy chứng từ, sổ sách kế toán là một vấn đề mà bản thân tôi hết sức quan tâm tìm hiểu và nghiên cứu đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó. Đồng thời đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế của sự việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý hồ sơ kế toán có hiệu quả cao nhất.
 Từ những giải pháp và suy nghĩ trên, bản thân tôi quyết định chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ kế toán tại trường học” làm sáng kiến kinh nghiệm của mình tại trường mầm non Hồng Giang.
III. Mô tả giải pháp kỹ thuật:
III.1. Mô tả giải pháp trước khi tạo ra sáng kiến: 
 Trước khi có sáng kiến với cách làm cũ, phương thức cũ công tác quản lý hồ sơ, sổ sách kế toán gặp nhiều khó khăn và bất cập. Khi kiểm soát hồ sơ, sổ sách và lấy số liệu nộp báo cáo cho cấp trên mất rất nhiều thời gian và công sức trong việc thu thập số liệu, kiểm soát và đối chiếu số liệu để lên được báo cáo nộp cấp trên.
III.2. Mô tả giải pháp sau khi có sáng kiến: 
* Mục đích của giải pháp: 
 Kế toán hành chính sự nghiệp là công tác tổ chức hệ thống số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại quỹ, tình hình chấp hành dự toán thu- chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của đơn vị theo luật ngân sách của Nhà nước đề ra. 
Kế toán là một công cụ không thể thiếu được trong sự nghiệp kinh tế xã hội của loài người, bởi nó gắn liền với các hoạt động quản lý. Công việc kế toán đòi hỏi sự tỷ mỉ, chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao, vì vậy cần phải có sự thay đổi về mọi mặt để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao hơn, phù hợp với sự phát triển của thời đại nó tác động lớn đến hoạt động tài chính của nhà trường. Nhất là các trường đã được giao quyền tự chủ trong hoạch toán khoán kinh phí.
 Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ quan đơn vị, là cơ sở thu – chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác giảng dạy của địa phương. Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho sự nghiệp giáo dục ở địa phương hoạt động hiệu quả và liên lục hướng tới dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh.
Vì thế muốn thực hiện được điều đó thì kế toán nhà trường cần phải có cơ chế quản lý hồ sơ, chứng từ, sổ sách một cách ngăn nắp, khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hợp nhiều biện pháp. Để giúp cho đơn vị nhà trường quản lý tốt nguồn kinh phí được nhà nước cấp, và nguồn kinh phí thu từ hội cha mẹ học sinh đóng góp (nguồn thu thỏa thuận), đảm bảo chi tiêu đúng, đầy đủ theo chế độ hiện hành, chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát hồ sơ sổ sách chứng từ kế toán thuận lợi hơn. Thì ta cần phải có biện pháp với các nội dung như: Dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát trong từng lĩnh vực, từng loại hình hoạt động.
Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của “Công tác bảo quản và quản lý chứng từ, sổ sách kế toán” ở trường mầm non Hồng Giang đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng ở một đơn vị quản lý hành chính sự nghiệp.
 Việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị là một vấn đề mà bản 
thân tôi hết sức quan tâm tìm hiểu và nghiên cứu đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó. Đồng thời đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế của sự việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu quả cao nhất. 
* Nội dung của giải pháp: 
Với vốn kinh nghiệm ít ỏi của bản thân mình, tôi chỉ xin đưa ra một vài giải pháp về công tác bảo quản, quản lý chứng từ sổ sách kế toán ở trường mầm non Hồng Giang như sau:
Trường mầm non Hồng Giang là một trường thuộc xã có điều kiện kinh tế đặc biệt khó khăn, cơ sở vật chất của đơn vị còn nhiều thiếu thốn, chưa có phòng làm việc riêng cho kế toán, chưa có đầy đủ các tủ để lưu trữ hồ sơ, cơ sở vật chất trang thiết bị để phục vụ cho lưu trữ hồ sơ chứng từ, sổ sách còn thiếu thốn, nên việc bảo quản, quản lý và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán gặp nhiều khó khăn, không đáp ứng được nhu cầu phát triển cao hơn trong công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán. Từ đó còn nhiều mặt chưa được phát huy công tác bảo quản, quản lý và lưu trữ hồ sơ sổ sách kế toán còn hạn chế.
Được sự quan tâm của chi bộ nhà trường, Ủy ban nhân dân xã và ban giám
 hiệu trường mầm non Hồng Giang đã trang bị cho kế toán máy móc, thiết bị, sổ sách kế toán riêng. Đồng thời cũng có trang bị một số đồ dùng phụ kiện để phục vụ cho việc bảo quản, quản lý và sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán đạt được hiệu quả tương đối tốt. Qua đó giúp cho tôi có điều kiện và thuận lợi cho việc sắp xếp, bố trí, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán một cách khoa học, ngăn nắp và tỷ mỉ đem lại hiệu quả cao hơn cho công tác bảo quản và quản lý chứng từ kế toán trường học cho các
 năm học vừa qua.
Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị như tiền, là các số liệu được phản ánh ghi lại trong quá trình thu – chi của đơn vị, là những chứng cứ để lưu trữ hàng chục năm sau nó phản ánh toàn bộ các hoạt động của đơn vị như: Tiền lương cho cán bộ giáo viên nhân viên, chi mua sắm tài sản cố định và trang thiết bị phục vụ cho dạy và học, chi sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm, chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành, các khoản khoán công tác phí và các chứng từ thu hộ, chi hộ và thu thỏa thuận với phụ huynh học sinh từng năm học để thanh quyết toán với cơ quan tài chình và phụ huynh học sinh. Chứng từ, sổ sách kế toán còn là bằng chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng các cấp tranh tra, kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết. Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải thật tốt, khoa học, không cho thất thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài. 
Vấn đề nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ chứng từ, sổ sách kế toán của trường Mầm non Hồng Giang thực hiện một số nội dung và phương pháp cụ thể như sau:
- Để quản lý tốt hồ sơ kế toán không phải là đơn thuần bởi các nghiệp vụ phát sinh có chung một số liệu song mỗi chứng từ, hồ sơ lại phản ánh khác nhau do vậy kế toán phải hiểu và nắm được các nguyên tắc đặc trưng cơ bản, tuân theo quy định cụ thể về các hình thức sổ kế toán.
Ví dụ: Hình thức sổ kế toán nhật ký – sổ cái: (NK-SC)
+ Nguyên tắc đặc trưng cơ bản: Là các nghiệp vụ kế toán phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại hệ thống hóa nội dung kế toán trên cùng một sổ kế toán tổng hợp là nhật ký – sổ cái và trong cùng một quy trình ghi chép căn cứ để ghi vào sổ nhật ký – sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, cùng một nội dung.
+ Trình tự nội dung ghi chép sổ kế toán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, ghi có vào NK-SC. Mỗi loại chứng từ là một nghiệp vụ phát sinh được ghi một dòng, đồng thời NK-SC và bảng tổng hợp chứng từ được lập theo những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, chi...). Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi vào NK-SC phải được ghi vào sổ quỹ và các sổ khác có liên quan. Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ các chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào NK-SC và các sổ khác có liên quan, tiến hành cộng khóa sổ. Từ NK-SC lên bảng tổng hợp kiểm tra đối chiếu khớp đầy đủ, chính xác ta tiến hành lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính.
+ Trình tự ghi sơ đồ theo hình thức nhật ký chung: 
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: 
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : 
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra : 
+ Phân loại chứng từ: Thường là kế toán không phân loại mà lưu trữ hồ sơ chung ,ví dụ như chi hoạt động quý I trong đó có học phí, ngân sách thì lưu chung là chi hoạt động quý I như vậy sẽ rất khó khăn trong việc phân tích nguồn nhất là khi niên độ kế toán đã qua. Căn cứ quy định lưu trữ và theo kinh nghiệm của bản
 thân đưa ra, tôi phân loại hồ sơ cần lưu trữ về kế toán theo các nhóm sau: 
+ Nhóm chứng từ kế toán: 
- Gồm chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, các quyết định phân bổ ... liên quan trực tiếp đến vấn đề hạch toán kế toán .Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn tài chính, bảng tổng hợp chứng từ, ... đây là nhóm có khối lượng lưu trữ lớn.
+ Nhóm sổ sách: 
- Gồm sổ sách kế toán: Sổ quỹ tiền mặt,sổ chi tiết theo từng nguồn, sổ tài sản, sổ theo dõi rút dự toán, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái theo chứng từ ghi sổ....
+ Nhóm báo cáo tài chính (trong đó có các loại đối chiếu qua kho bạc , bảo hiểm xã hội).
Tất nhiên các hồ sơ kế toán nói trên phải được kiểm tra đầy đủ mang tính hợp pháp, hợp lệ và cuối cùng điều kiện tiên quyết cho chương trình kế toán bằng máy là các chứng từ đều phải in ra có chữ ký, đóng dấu đầy đủ trước khi lưu trữ. Có một số trường hợp các đơn vị chỉ lưu trữ sổ sách ở trong phần mềm máy tính như vậy là không đúng vì không đủ tính chất pháp lý do không có chữ ký và con dấu. Hơn nữa việc chỉ lưu trữ hồ sơ sổ sách trên máy tính, phần mềm còn tiềm ẩn rủi ro không may máy tính, phần mềm bị lỗi, hỏng thì hồ sơ sổ sách có thể bị mất.
Bên cạnh đó để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước cung cấp các thông tin kế toán tài chính cần thiết thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản thu – chi tài chính quản lý tài chính của đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ chính xác và khoa học. Chẳng hạn khi ta tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết toán quý, ngoài việc cập nhật ghi chép vào các sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội dung các mục chi để tổng hợp bởi mỗi mục chi có nhiều nghiệp
 vụ thanh toán khác nhau phải theo đúng luật ngân sách nhà nước cụ thể như:
Mục 7000 – Chi phí nghiệp vụ chuyên môn được chi tiết như sau:
Mục 7000 – Chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành gồm các tiểu mục sau: 
 Tiểu mục 7001: Chi mua hàng hóa, vật tư
 Tiểu mục 7012: Chi phí hoạt động nghiệp vụ chuyên môn.
 Tiểu mục 7049: Chi khác
 Sau khi xác định rõ nội dung chi thuộc mục, tiểu mục chi nào, ta tách ra các tiể