Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ kế toán tại trung tâm GDTX

ĐỀ TÀI:	
NĂM HỌC 2019 - 2020
I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến
Kế toán hành chính sự nghiệp là công tác tổ chức hệ thống số liệu để quản lý và sử dụng quỹ, tình hình chấp hành dự toán thu - chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của đơn vị theo luật ngân sách Nhà nước. Đối với tất cả các cơ quan nhà nước nói chung và đơn vị trường học nói riêng ngoài yếu tố con người thì nguồn kinh phí là yếu tố quan trọng để đảm bảo cho cơ quan đơn vị hoạt động và phát triển, nó là tư liệu lao động, là phương tiện, là động lực để đơn vị hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình.
Kế toán là một công cụ không thể thiếu trong sự nghiệp kinh tế xã hội của loài người, bởi nó gắn liền với hoạt động quản lý. Do đó, cần phải có sự thay đổi về mọi mặt để có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao hơn, phù hợp với sự phát triển của thời đại. Trải qua nhiều năm đổi mới nền kinh tế của Việt Nam đã có nhiều khởi sắc, cơ chế quản lý tài chính có sự thay đổi sâu sắc, tác động lớn đến hoạt động trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các đơn vị hành chính sự nghiệp được giao quyền tự chủ trong hoạch toán khoán kinh phí. Muốn thực hiện được điều đó các đơn vị cần phải có cơ chế quản lý một cách có khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hợp nhiều biện pháp.
Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi hơn cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trong từng lĩnh vực từng loại hình hoạt động công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý bằng công nghệ tin học, song vấn đề không thể thiếu công tác sắp xếp, quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công. Kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một hồ sơ nào đó thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. 
Trong quá trình công tác với nhiệm vụ là kế toán tôi đã đúc kết ra những biện pháp nhằm tránh thất lạc và sử dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ chính xác và kịp thời, đồng thời các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách được phân loại và sắp xếp một cách khoa học, vì vậy tôi viết sáng kiến kinh nghiệm với đề tài: 
“MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ KẾ TOÁN”
2. Phạm vi triển khai thực hiện: 
Công tác quản lý hồ sơ ở cơ quan nhà nước nói chung và đơn vị trường học nói riêng là rất quan trọng song việc sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán đặc biệt quan trọng hơn, hồ sơ kế toán không phải lưu trữ 5 năm, 10 năm mà phải lưu trữ 20 năm, 30 năm và lâu hơn nữa. Sáng kiến kinh nghiệm này được triển khai trong trung tâm và có thể nhân rộng, áp dụng với phạm vi trong toàn ngành giáo dục .
II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
Để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán mang lại hiệu quả cao thì đây là một vấn đề khá nan giải, mà chúng ta muốn quản lý sắp xếp hồ sơ tốt thì cần phải có những biện pháp thiết thực và hiểu được hồ sơ sổ sách là gì? Ý nghĩa tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là như thế nào? 
1. Khái niệm hồ sơ sổ sách kết toán
Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, chứng từ, tài liệu có liên quan với nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, nghiệp vụ thanh toán, tổng hợp, bao cáo nhằm thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước.
2. Ý nghĩa tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt
- Lập hồ sơ kế toán là khâu rất quan trọng;
- Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho cấp trên quản lý tài chính tốt;
- Lập hồ sơ tốt sẽ lưu trữ đầy đủ chính xác các văn bản, chứng từ giúp cho nghiên cứu thực hiện luật ngân sách Nhà nước đúng chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước;
- Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt sẽ giúp cho việc kế thừa những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo sẽ khắc phục tránh được những sai sót không đáng có, từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả công tác.
3. Các biện pháp sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt:
Để quản lý tốt hồ sơ kế toán không phải đơn thuần bởi những nghiệp vụ phát sinh có chung một số liệu song mỗi hồ sơ lại phản ánh khác nhau do vậy chúng ta phải hiểu và nắm được các nguyên tắc đặc trưng cơ bản, các quy định cụ thể về các hình thức sổ kế toán. 
Ví dụ: Hình thức sổ kế toán nhật ký- sổ cái: (NK-SC)
a. Nguyên tắc đặc trưng cơ bản 
Là các nghiệp vụ kế toán phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại hệ thống hóa nội dung kế toán theo kinh tế kế toán trên cùng một sổ kế toán tổng hợp là nhật ký - sổ cái và trong cùng một quy trình ghi chép căn cứ để ghi vào sổ nhật ký - sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, cùng một nội dung.
b. Trình tự nội dung ghi chép sổ kế toán: (KT)
- Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, có vào NK-SC. Mỗi loại chứng từ là một nghiệp vụ phát sinh được ghi một dòng, đồng thời ở NK- SC và bảng tổng hợp chứng từ được lập theo những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, chi, nhập,)
- Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi dùng ghi vào NK-SC phải ghi vào sổ quỹ và các sổ khác có liên quan. 
- Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ các chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào NK-SC và các sổ khác có liên quan, tiến hành cộng khóa sổ. 
- Từ NK-SC lên bảng tổng hợp kiểm tra đối chiếu khớp đầy đủ, chính xác ta tiến hành lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính.
LUÔN NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ KẾ TOÁN

c. Trình tự ghi sơ đồ theo hình thức nhật ký chung
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ nhật ký chung
Chứng từ
kế toán
Sổ cái
Bảng cân đối 
Báo cáo 
tài chính
d. Phân loại chứng từ:
Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp các thông tin kế toán tài chính cần thiết thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản thu – chi quản lý tài chính của đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ chính xác khoa học. Chẳng hạn khi tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết toán quý, ngoài việc cập nhật ghi chép vào các sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội dung các mục chi để tổng hợp bởi mỗi mục chi có nhiều nghiệp vụ thanh toán khác nhau phải theo đúng luật ngân sách Nhà nước cụ thể mục 0129 (6000) chi thanh toán cho cá nhân được chi tiết như sau: 
Mục 6000: Chi tiền lương
 6001: Lương theo ngạch bậc
 6003: Lương hợp đồng 
 6049: Lương khác 
	 .. 
Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và dùng note kẹp ở đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi để tổng hợp. Làm vậy sẽ giúp chúng ta kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ lên biểu mẫu báo cáo quyết toán không bị bỏ sót chứng từ, sau khi báo cáo quyết toán được duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo từng quý, năm.
Tủ hồ sơ cần phải có ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng quý, hàng năm gọn gàng, ngăn nắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào chúng ta dễ nhận biết, nhanh chóng lấy hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, không mất thời gian tìm kiếm.
e. Công tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế toán:
Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế toán đa phần bằng công nghệ khoa học hiện đại song cũng không hẳn được vẹn toàn chúng ta phải thường xuyên diệt virus để nó không phá hủy hồ sơ  Công tác này rất cần thiết nhưng chúng ta cũng không thể bỏ qua công tác vệ sinh và bảo quản hồ sơ kế toán thủ công.
 Nếu chúng ta sắp xếp quản lý hồ sơ tốt không thì chưa đủ mà chúng ta cần giữ gìn cho hồ sơ luôn mới, sạch sẽ, chứng từ mỗi quý sau khi báo cáo quyết toán đã được duyệt cho vào sơ mi kẹp lại theo quý, theo năm. Ngoài ra mỗi tháng, quý, chúng ta phải xịt thuốc mối, kiến, gián để hồ sơ luôn mới, không bị hư, mục nát. 
III. KẾT LUẬN
1. Kết quả, hiệu quả mang lại
Trên đây là một số giải pháp mà bản thân tôi đã đúc kết được từ thực tế trong công tác nhiều năm và qua nghiên cứu tài liệu mà tôi tập hợp lại để cùng trao dổi với đồng nghiệp, tuy không phải là những chuẩn mực tuyệt đối song tôi nghĩ đó là những việc làm thiết thực đối với bản thân tôi nói riêng và đối với mỗi người làm kế toán nói chung bởi khi tôi áp dụng những biện pháp trên bản thân tôi đã thu được những hiệu quả tối ưu, đó là bản thân luôn hình thành cho mình thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ, xử lý công việc nhanh, gọn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Sau khi ứng dụng, hồ sơ luôn sắp xếp khoa học ngăn nắp đảm bảo độ chính xác, đầy đủ kịp thời khi báo cáo và luôn giữ được hồ sơ mới không bị thất lạc hay rách nát giúp cho việc thanh kiểm tra thuận lợi, quản lý tài chính chặt chẽ hơn.
2. Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến 
Với sự phát triển mạnh mẽ khoa học và công nghệ thông tin đã tác động đến mọi lĩnh vực trong xã hội. Song sáng kiến này có thể áp dụng rộng rãi vì nó rất thiết thực không tốn kém, không sợ virus phá hủy mà cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thông tin chúng ta luôn có ý thức sắp xếp vệ sinh bảo quản tốt hồ sơ và muốn quản lý tài chính tốt, lưu trữ hồ sơ được lâu dài. 
3. Kiến nghị, đề xuất 
Rất mong nhận được sự hỗ trợ của Ban giám đốc Trung tâm GDTX Tiếng Hoa cũng như những góp ý của đồng nghiệp để các giải pháp quản lý hồ sơ kế toán của tôi ngày càng tốt hơn nữa.
TP.Hồ Chí Minh, ngày 13 tháng 5 năm 2019 
 Người viết