Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở cấp xã, thị trấn

PHẦN MỞ ĐẦU
I. Bối cảnh của đề tài.
Thời gian là món quà công bằng mà tạo hóa đã dành cho tất cả mọi người. Dù bất kỳ là ai, thuộc tầng lớp xã hội nào, có trình độ học vấn ra sao, kiến thức, kỹ năng chuyên môn ở mức độ nào, đều có khoảng thời gian như nhau là 24 giờ trong một ngày. Một khi thời gian đã trôi qua, chúng ta không thể nào tìm lại được. Chính vì vậy, việc tận dụng từng giây, từng phút quý giá đó nhằm đạt được một cuộc sống thành công hay việc để thời gian trôi qua, hao mòn dần trong sự tiếc nuối, tất cả đều phụ thuộc vào cách suy nghĩ và sử dụng thời gian của mỗi người.
Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn quý trọng, sử dụng hiệu quả thời gian bằng cách sắp xếp kế hoạch cụ thể, chi tiết và tác phong hiện đại, để sao cho không bị lãng phí thời gian một cách vô ích. Tích cực học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh, đặc biệt là làm theo gương Bác, mỗi chúng ta đã sử dụng thời gian như thế nào là hợp lý và mang lại hiệu quả?
Từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường hay chúng ta đã đi làm và bất cứ làm việc gì đi chăng nữa, chúng ta đều đã từng lập kế hoạch cho bản thân và công việc của mình như: kế hoạch học tập, kế hoạch làm việc, kế hoạch công tác, kế hoạch tương lai, kế hoạch phong trào, tất cả việc lập kế hoạch đó, chính là chúng ta đã quản lý và sử dụng hợp lý quỹ thời gian không bị hao mòn, lãng phí và quan trọng hơn hết là mang lại hiệu quả cao cho việc lập kế hoạch thực hiện công việc đó.
II. Lý do chọn đề tài.
1. Cơ sở xuất phát:
Ai cũng biết rằng công tác kế toán là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ một đơn vị nào. Vì công tác kế toán phản ánh hoạt động tài chính của mỗi đơn vị góp phần tồn tại và phát triển của đơn vị đó. Qua nhiều năm thực tế làm công tác kế toán tại UBND thị trấn Tây Sơn việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị tôi nhận thấy chứng từ, sổ sách kế toán là một vấn đề mà bản thân tôi hết sức quan tâm tìm hiểu và nghiên cứu đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó. Đồng thời đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế của sự việc nhàm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu quả cao nhất. Từ những suy nghĩ trên bản thân tôi quyết định chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở cấp xã, thị trấn".
2. Cơ sở thực tiễn:
Chứng từ sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - chi tài chính của đơn vị, chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng hoạt động của đơn vị là yếu tố tác động đến quá trình thu - chi của đơn vị, nó góp phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị, là điều kiện thiết yếu của một người làm công tác kế toán của một đơn vị, đó là phương tiện, là điều kiện làm cơ sở để tính tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản thanh toán cho cá nhân tập thể và các hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản. cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được đầy đủ và kịp thời đúng quy định. Một số giải pháp kinh nghiệm về quản lý chứng từ, sổ sách kế toán. Chứng từ sổ sách kế toán là một bằng chứng để chứng minh cho việc thu - chi tài chính của đơn vị. Đồng thời nó còn góp phần thúc đẩy cho mọi hoạt động của đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo ở địa phương.
Từ thực tiễn trên cho chúng ta thấy việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán là lâu dài và rất quan trọng. Là chứng từ minh bạch cho việc thu - chi tài chính ở đơn vị và cho chính bản thân kế toán. Do đó việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán là phải được bảo quản lâu dài từ 15 năm trở lên. Đồng thời góp phần nâng cao phát triển kinh tế ở địa phương theo yêu cầu của nhà nước đã đề ra.
III. Phạm vi đối tượng nghiên cứu.
Nghiên cứu quá trình “Quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở cấp xã, thị trấn” từ năm 2021 đến nay.
IV. Mục đích nghiên cứu.
Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản ánh tình hình thu - chi của đơn vị. Đồng thời nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính. Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu trong một cơ quan đơn vị. Là yếu tố cần thiết để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài chính, là điều kiện thiết yếu của quá trình thu thu - chi tài chính. Dòng thời còn tác động đến mọi hoạt động của cán bộ, giáo viên, nhân viên, là yếu tố tác động đến chất lượng giáo dục và đào tạo ở địa phương. Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của việc quản lý chứng từ sổ sách kế toán ở cấp xã, thị trấn, nó đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng ở một đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo. Một số giải pháp kinh nghiệm về quản lý chứng từ, sổ sách kế toán. Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các xã, thị trấn còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất. Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa to lớn và thiết thực vừa thực hiện được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo được yên tâm trong quản lý và điều hành.
-Tạo sự công bằng trong đơn vị, khuyến khích tăng thu, tiết kiệm chi.
-Sử dụng tài sản công có hiệu quả thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong chi tiêu.
- Tạo quyền chủ động trong quản lý tài chính cho thủ trưởng cơ quan.
- Làm căn cứ để quản lý, thanh toán các khoản chi tiêu trong đơn vị, thực hiện kiểm soát của kho bạc NN, cơ quan tài chính theo quy định.
- Giúp lập kế hoạch chi tiêu trong tháng, quý, năm được nhanh chóng, chuẩn xác.
- Giúp kế toán chủ động trong việc thanh toán chi tiêu cho CBCCVC.
V. Điểm mới trong quá trình nghiên cứu.
Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị như tiền, là các số liệu được phản ánh ghi lại trong quá trình thu - chi của đơn vị, là những chứng cứ để lưu trữ hàng chục năm sau nó phản ánh toàn bộ các hoạt động của đơn vị như: Tiền lương cho cán bộ. công chức, cán bộ hoạt động không chuyên trách, chi mua sắm thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ cho công việc , chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm, chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành và các khoản công tác phí... để thanh quyết toán với cơ quan tài chính. Chứng từ sổ, sách kế toán còn là bằng chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng các cấp thanh tra, kiểm tra.
PHẦN NỘI DUNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM.
1. Những vấn đề lý luận chung.
Các cơ quan hành chính Nhà nước được các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập, hoạt động trên cơ sở của pháp luật, nên luật điều chỉnh các hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước, đó là những luật công. Các cơ quan Nhà nước thực hiện các công việc trên cơ sở chấp hành các nhiệm vụ được giao, các chỉ đạo theo chủ trương kế hoạch của Nhà nước. Các cơ quan này có thể trực tiếp hoặc gián tiếp trực thuộc cơ quan quyền lực của Nhà nước, chịu sự lãnh đạo, giám sát, kiểm tra của các cơ quan quyền lực Nhà nước, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước cơ quan quyền lực đó. Các cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận mà hoạt động vì mục đích chung phục vụ cho lợi ích cộng đồng. Nguồn tài chính phục vụ cho hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước có thể do ngân sách nhà nước (NSNN) cấp toàn bộ hoặc cấp một phần. Để duy trì các hoạt động cho sự tồn tại và phát triển của các cơ quan Nhà nước đòi hỏi phải có các nguồn tài chính đảm bảo. Trong khi đó, hoạt động của các cơ quan đơn vị này thực hiện mục đích phục vụ lợi ích công cho xã hội, không đòi hỏi người nhận những dịch vụ và hàng hóa do tổ chức mình cung cấp phải trả tiền. Do đó, NSNN sẽ phải cấp phát kinh phí để duy trì hoạt động của các tổ chức công. Hiện nay, các tổ chức công được phép thu một số khoản thu như phí, lệ phí và các khoản thu khác theo Luật pháp quy dinh nhằm bổ sung nguồn kinh phí hoạt động nhưng xét tổng thể thì nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu vấn do Nhà nước cấp.
II.Thực trạng trước khi thực hiện các giải pháp của đề tài.
1. Thuận lợi:
Được sự quan tâm của phòng tài chính huyện đã hướng dẫn về các nhiệm vụ chuyên môn; Đảng ủy, HĐND, UBND quan tâm trang bị cho kế toán máy móc, thiết bị và tủ đựng chứng từ, sổ sách kế toán riêng. Đồng thời cùng có trang bị một số đồ dùng, phụ kiện cho việc quản lý và sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán đạt được hiệu quả cao. Qua đó giúp cho kế toán có điều kiện và thuận lợi cho việc sắp xếp, bố trí, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán có khoa học hơn, đem lại hiệu quả cao hơn.
2. Khó khăn:
Do cơ sở vật chất của UBND thị trấn hiện nay chưa có kho lưu trữ chứng từ riêng cho bộ phận kế toán mà lưu trữ chung với phòng làm việc của kế toán, phòng làm việc thì nhỏ hẹp, cơ sở vật chất thiết bị để phục vụ cho lưu trữ hồ sơ chứng từ, sổ sách còn thô sơ, nên việc quản lý lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán gặp khó khăn, không đáp ứng được nhu cầu phát triển cao hơn trong quản lý chứng từ, sổ sách kế toán. Từ đó còn nhiều mặt chưa được hiện đại và đạt hiệu quả cao.
Ill. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài.
1. Nhiệm vụ quản lý tài chính, ngân sách của Ban Tài chính xã, thị trấn (gọi chung là cấp xã).
- Xây dựng dự toán ngân sách xã, thị trấn theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên, trình UBND thị trấn xem xét để HĐND xã quyết định.
- Thực hiện việc quản lý thu chi, quyết toán ngân sách xã theo dự toán đã được quyết định, quản lý tài sản công tại xã theo quy định.
- Giúp UBND xã trong việc khai thác mọi nguồn thu trên địa bàn, bảo đảm cho các hoạt động tài chính, ngân sách của xã lành mạnh và theo đúng quy định của Nhà nước.
- Kiểm tra về tài chính, ngân sách theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên.
- Báo cáo về tài chính, ngân sách theo đúng quy định.
2. Xác định nhiệm vụ chi tài chính trong các cơ quan Hành chính Nhà nước ở cấp xã, thị trấn.
Ở mỗi cơ quan, đơn vị, các khoản chi được chia thành hai loại: Các khoản chi hoạt động thường xuyên và các khoản chi hoạt động không thường xuyên.
- Các khoản chi thường xuyên: Chi thường xuyên trong các cơ quan, đơn vị là khoản chi để duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị này, thường ít có biến động lớn qua các năm, các khoản chi thường xuyên mang tính ổn định khá rõ nét. Tính ổn định của chi thường xuyên còn bắt nguồn từ tính ổn định trong từng hoạt động cụ thể mà mỗi bộ phận của cơ quan, đơn vị phải thực hiện.
- Các khoản chi không thường xuyên: gồm những khoản chi để thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ, các khoản chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ viên chức, các khoản chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia, các khoản chi thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nước đặt hàng theo giá hoặc khung giá do Nhà nước quy định, chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài theo quy định, chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao, chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do nhà nước quy định, chi đầu tư phát triển bao gồm: chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định thực hiện các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt, chi thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài, chi cho các hoạt động liên doanh, liên kết và các khoản chi khác theo quy định. Các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo yêu cầu cung cấp đầy đủ các khoản chi đáp ứng nhu cầu thực hiện các chức năng và nhiệm vụ trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý có hiệu quả các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên trong các cơ quan đơn vị.
3. Quy trình quản lý tài chính trong cơ quan hành chính nhà nước tại cấp xã, thị trấn.
Quản lý tài chính trong các cơ quan, đơn vị được tiến hành theo chu trình bao gồm ba bước: bắt đầu từ việc quản lý việc lập dự toán thu chi tài chính, sau đó là quản lý việc chấp hành dự toán và cuối cùng là việc quyết toán thu chi tài chính.
- Lập dự toán: Lập dự' toán thu chi tài chính trong mỗi cơ quan, đơn vị là khâu mở đường quan trọng mang ý nghĩa quyết định đến toàn bộ quá trình quản lý tài chính trong tổ chức. Bởi nó là cơ sở thực hiện và dẫn dắt toàn bộ quá trình thực hiện quản lý tài chính sau này của cơ quan, đơn vị. Hằng năm, căn cứ vào các văn bản hướng dẫn lập dự toán của Bộ tài chính và hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên; căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao; căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm trước và dự kiến cho năm kế hoạch; căn cứ vào các định mức, chế độ chi tiêu tài chính hiện hành của nhà nước quy định cơ quan, đơn vị lập dự toán thu và dự toán chi tài chính theo đúng chế độ quy định.
- Thực hiện dự toán; Trong quá trình thực hiện dự toán, các cơ quan, đơn vị tuyệt đối chấp hành dự toán thu chi tài chính hành năm đã được duyệt theo chế độ chính sách của Nhà nước và toàn bộ các khoản thu chi trên thực tế phải được căn cứ trên các văn bản quy định pháp luật có liên quan và dựa trên cơ sở cân đối giữa thu và chi. Các cơ quan, đơn vị phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện chi qua kho bạc nhà nước đối với các khoản kinh phí thuộc NSNN và được mở tài khoản tại ngân hàng hoặc tại kho bạc Nhà nước để phản ánh các khoản thu thi của các hoạt động khác của đơn vị như hoạt động sàn xuất cung ứng dịch vụ.
- Quyết toán; Đây là khâu cuối cùng trong quy trình quản lý tài chính của các cơ quan, đơn vị. Cuối quý, cuối năm các cơ quan, đơn vị phải tiến hành lập báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán thu chi tài chính về tình hình sử dụng nguồn tài chính để gửi đến các cơ quan chức năng theo quy định. Báo cáo quyết toán ngân sách của các cơ quan, đơn vị phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, thu chi và kết quả sử dụng nguồn lực tài chính tại cơ quan, đơn vị nhằm cung cấp thông tin tài chính của đơn vị giúp cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của cơ quan, đơn vị.
4. Một số mẫu sổ kế toán
- Mẫu sổ kế toán tổng hợp:
+ Nhật ký: Sổ Cái áp dụng cho các xã thực hiện kế toán theo hình thức Nhật ký - sổ Cái, dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế trên các tài khoản kế toán, số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái phản ánh tổng hợp theo trình tự thời gian tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí.
+ Sổ Cái tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế trên tài khoản kế toán, số liệu trên sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí.
- Mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết:
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà sổ Cái chưa phản ánh chi tiết, số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin. cụ thể phục vụ cho việc quản lý tại xã và việc tính, lập các chi tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước.
+ Căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, xã được phép chi tiết thèm các chỉ tiêu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài