Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nhằm triển khai đồng bộ, hiệu quả hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, ứng dụng chữ ký số trong thực hiện nhiệm vụ tại UBND xã Vĩnh Long

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn sáng kiến kinh nghiệm
Với sự bùng nổ của mạng Internet hiện nay, mạng máy tính đang đóng vai trò ngày càng quan trọng và thiết yếu đối với hầu hết các hoạt động của toàn xã hội. Cũng chính vì vậy mà nhu cầu bảo mật thông tin, nhu cầu làm việc mọi lúc mọi nơi, đặc biệt trong tình hình dịch bệnh Covid-19 căng thẳng từ cuối năm 2019 đến nay thì nhu cầu làm việc từ xa, làm việc tại nhà ngày càng thiết yếu. Để đảm bảo các nhu cầu đó, Chữ ký số và trao đổi văn bản qua phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong quá trình quản lý và điều hành của cơ quan Nhà nước các cấp. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc ứng dụng Chữ ký số và quản lý văn bản trên phần mềm ở một số xã, một số cán bộ, công chức vẫn bộc lộ những khó khăn nhất định. Đe nghiên cứu và đưa ra những giải pháp hữu hiệu trong triển khai thực hiện, tôi chọn sáng kiến “Một số biện pháp nhằm triển khai đồng bộ, hiệu quả hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, ủng dụng chữ ký số trong thực hiện nhiệm vụ tại uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Long”
2. Mục đích nghiên cứu
Đưa ra những giải pháp hữu hiệu nhằm triển khai hiệu quả ứng dụng chữ ký số và gửi, nhận văn bản qua phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
Tìm ra những lỗ hổng, những khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng để cùng tháo gỡ, hướng đến hoàn thiện phần mềm.
Làm cơ sở để nhân rộng và áp dụng thực hiện tại các UBND cấp xã khác.
3. Phương pháp nghiên cứu
-Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: đọc, tìm hiểu các tài liệu, quy định của pháp luật về chữ ký số, văn bản điện tử, gửi - nhận văn bản điện tử.
-Phương pháp thực nghiệm: Trên cơ sở được tập huấn, hướng dẫn, tự nghiên cứu, thực hành để tìm ra phương pháp, tìm thấy lỗ hổng và hướng giải quyết.
-Phương pháp trao đổi khoa học: Trao đổi những vấn đề chưa hiểu, chưa rõ trong quá trình sử dụng, hướng nghiên cứu đề tài với cấp trên, với đồng nghiệp để đề xuất, giải quyết các nội dung trong đề tài.
4. Tính cấp thiết của sáng kiến
Với mục tiêu thực hiện cải cách hành chính gắn liền với khoa học công nghệ trong quản lý Nhà nước, đòi hỏi việc quản lý Nhà nước phải đổi mới, hiện đại, tinh gọn, nhanh chóng, hiệu quả. Một trong những giải pháp vừa chống dịch, vừa phát triển kinh tế hiện nay chính là ứng dụng công nghệ, làm việc từ xa, trao đổi thông tin, trình ký, gửi nhận văn bản qua mạng. Tuy nhiên, việc ứng dụng và phát triển chứng thư số, gửi nhận văn bản qua mạng của một số cán bộ, công chức xã A Bung và nhiều xâ trên địa bàn huyện chưa thường xuyên dẫn đến quá trình triển khai chưa thật sự đồng bộ, mang lại hiệu quả.
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Chữ ký số, Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
- Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi thời gian: Từ đầu năm 2022 đến nay.
- Phạm vi không gian: Ưỷ ban Nhân dân xã Vĩnh Long.
6. Điểm mới trong kết quả nghiên cứu
- Được sự tham gia, hưởng ứng tích cực của cán bộ, công chức xã.
- Kết quả sáng kiến có thể ứng dụng ở nhiều xã, nhiều địa phương khác trong và ngoài huyện.
-Tạo ra một địa phương đạt nhiều kết quả tích cực trong Cải cách hành chính.
PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1. Một số vấn đề cơ bản
1.1. Khái niệm quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là việc kiểm soát mọi tác động vào văn ban, hồ sơ điện tử trong suốt vòng đời của văn bản và hồ sơ điện tử, bao gồm: tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn bản và hồ sơ điện tử.
Hồ sơ công việc dưới dạng điện tử (gọi tắt là hồ sơ công việc): là tập hợp văn bản, tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một số đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết thuộc phạm vi, chức năng của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân.
Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc: là một phần mềm ứng dụng có chức năng xử lý, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử, theo dõi tình hình giải quyết văn bản, hồ sơ công việc dưới dạng điện tử trong các cơ quan, tổ chức trên môi trường mạng.
1.2. Khái niệm chữ ký số và ứng dụng chữ ký số
Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số - chữ ký điện tử - token thì:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đối một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a/ Việc biến đối nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b/ Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Nói một cách dễ hiểu: Chữ ký số của cơ quan, tổ chức là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Chữ ký số của người có thẩm quyền là chữ ký số được tạo lập bơi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Việc ứng dụng chữ ký số trong các cơ quan nhà nước, đặc biệt trong giải quyết các thủ tục hành chính nhằm tăng cường khả năng xác thực của văn bản trong các giao dịch điện tử và từng bước hiện đại hóa hệ thống hành chính, thay thế phương pháp trao đổi văn bản truyền thống. Việc sử dụng chữ ký không chỉ đảm bảo được an toàn, an ninh và bảo mật cho các giao dịch điện tử giữa các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng, mà còn tiết kiệm chi phí gửi nhận văn bản, đồng thời tăng hiệu suất xử lý công việc của các cơ quan nhà nước. Hiện nay, việc áp dụng chữ ký số được thực hiện theo 2 hình thức:
Thứ nhất là ký số bởi chứng thư số đơn vị, theo đó văn bản của các cơ quan, đơn vị sau khi được thông qua, người có thâm quyên ký tên, chuyển tiếp văn thư đóng dấu, quét và lưu văn bản dưới dạng tệp tin PDF để thực hiện ký số bởi chứng thư số.
Thứ hai là ký số đồng thời bởi chứng thư số của người có thẩm quyền và chứng thư số của đơn vị. Theo đó, vãn bản của các cơ quan, đơn vị sau khi được thông qua, chuyển sang dạng tệp tin PDF, người có thẩm quyền thực hiện ký số bởi chứng thư số cá nhân còn hiệu lực, chuyên tiếp văn thư ký sô bởi chứng thư số của đơn vị và thực hiện gửi qua mạng internet tới các đơn vị.
2. Sự cần thiết của việc triển khai đồng bộ, hiệu quả hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, ứng dụng chữ ký số vào thực hiện nhiệm vụ của cơ quan Nhà nước
Nghị định 30/2020/NĐ-CP khẳng định giá trị pháp lý của văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Nghị định cũng quy định văn bản chuyển đổi từ định dạng giây sang điện tử (văn bản số hóa và ký số của cơ quan, tổ chức) là bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử và có giá trị pháp lý như bản chính. Quy định trên góp phần đẩy mạnh, tăng cường sử dụng chữ ký điện tử chuyên dùng, hạn chế việc phát hành văn bản giấy rồi chuyển định dạng điện tử.
Có nhiều người vẫn thích sử dụng chữ ký thông thường, tức là thích ký trên những văn bản được in ra trên giấy tờ, bằng mực. Cách làm này được sử dụng từ lâu và được cả thế giới chấp nhận. Tuy nhiên, nó lại mang lại một số rủi ro nhất định, cần phải hiểu được và nhận biết chắc chắn ràng chữ ký ấy không bị giả mạo.
Mặt khác, trước diễn biến phức tạp của dịch bệnh Covid-19 đòi hỏi phải làm việc tại nhà, làm việc trực tuyến. Việc chuyển văn bản qua mạng và ứng dụng chữ ký số trở nên cần thiết hơn bao giờ hết giúp cán bộ, công chức trong cùng cơ quan và giữa các cơ quan với nhau trao đổi văn bản một cách nhanh chóng, tiện lợi; cán bộ, công chức có thể trình ký văn bản, người đứng đầu có thể đọc và ký văn bản mà không cần gặp nhau.
Neu cơ quan nào không ứng dụng chữ ký số và trao đổi văn bản qua phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc thì việc thực hiện nhiệm vụ sẽ khó khăn hơn và sẽ vô cùng vất vả, bất tiện trong tình hình dịch bệnh như hiện nay.
3. Căn cứ pháp lý để xây dựng sáng kiến kinh nghiệm
Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng “Quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực CKS chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội”.
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước.
Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ TT&TT về danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng cho việc cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số di động và ký số từ xa.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư điện tử.
Nghị định 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ về thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Thông tư 22/2020/BTTTT của Bộ TT&TT quy định về ,yêu cầu kỹ thuật và yêu cầu chức năng đối với phần mềm ký số và phần mềm kiểm tra chữ ký số.
4. Lịch sử nghiên cứu
Việc ứng dụng chữ ký số và gửi nhận văn bản qua phần mềm đã được áp dụng trên nhiều lĩnh vực, ngành từ nhiều năm trước. Quá trình này đến nay vẫn đang được triển khai và nhân rộng trên phạm vi toàn quốc. Tuy nhiên, hiện nay các đề tài nghiên cứu về vấn để này còn rất khiêm tốn và đa số là nghiên cứu trên các lĩnh vực thương mại, dịch vụ và một số ngành khác, trong lĩnh vực quản lý Nhà nước rất ít. Do đó, tính trùng lặp về đề tài sáng kiến là không xảy ra.
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ THỰC TIỄN
1. Thực trạng công tác gửi, nhận văn bản và ứng dụng chữ ký số ở UBND xã Vĩnh Long năm 2021.
1.1. Thực trạng sử dụng phần mềm gửi nhận văn bản và ứng dụng chữ ký số
Vào năm 2022, UBND xã Vĩnh Long cũng như một số xã trên địa bàn huyện đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản và một số xã đã có sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, thói quen in văn bản, trình lãnh đạo ký trực tiếp và tự gửi văn bản đến cấp trên qua đường bưu điện, trực tiếp đi gửi, nhờ đồng nghiệp đi gửi hoặc tiện nhất là nhờ Công chức Văn phòng Scan gửi mail đã trở thành thói quen “khó bỏ” đối với phần lớn CBCC xã. Bất kỳ một thói quen nào đã gọi là “thói quen” thì cần có thời gian thay đổi và thích nghi. Mặt khác, việc tiếp cận và sử dụng một phần mềm mới đòi hỏi phải có thời gian. Khả năng máy vi tính của một số CBCC còn chưa tốt nên chuyển đổi từ làm việc “thủ công” sang phần mềm cũng là một khó khăn, thách thức.
Mặc dù Phần mềm gửi, nhận văn bản đã được đưa vào sử dụng nhưng tỷ lệ các văn bản đi được gửi trên phần mềm so với tông văn bản xã ban hành chỉ chiếm khoảng 55%.
Thực trạng Lãnh đạo UBND xã phải in các văn bản giao việc của cấp trên rồi bút phê trực tiếp trên giấy giao Văn thư gửi đến các bộ phận diễn ra hằng ngày.
Số lượng cán bộ, công chức đăng nhập vào phần mềm gửi nhận văn bản chỉ chiếm khoảng 20%. Do đó việc CBCC quên mật khẩu đăng nhập phần mềm thường xuyên xảy ra.
Chứng thư số đã được cấp cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND xã và công chức Văn phòng - Thống kê xã (chứng thư số con dấu UBND xã) mỗi người một tài khoản và mã bảo mật riêng. Tuy nhiên việc ứng dụng còn mơ hồ do đây là phần mềm mới áp dụng, việc ký số thiếu thường xuyên và một phần do thói quen ký, đóng dấu trực tiếp trước đây nên công tác ký số văn bản đạt hiệu quả chưa cao.
1.2. Chế tài
Khi đưa phần mềm quản lý văn bản và chữ ký số vào áp dụng, UBND xã chưa có biện pháp cụ thế, chưa có chế tài để đưa hoạt động sử dụng phần mềm đi vào hoạt động một cách đồng bộ, chuyên nghiệp. Việc yêu cầu áp dụng mới ở mức “khuyến khích” sử dụng. Có một số cán bộ, công chức sử dụng có hiệu quả nhưng cũng có một số cán bộ, công chức không biết sử dụng và chưa thấy được lợi ích của việc sử dụng phần mềm mang lại.
1.3. Việc khai thác văn bản được lưu trữ
Hằng năm, số lượt CBCC khai thác, tìm kiếm các văn bản đã được ban hành trước đây ở kho lưu trữ văn bản phục vụ cho xử lý công việc diễn ra khá nhiều. Tuy nhiên, việc tra cứu được thực hiện thủ công, mất nhiều thời gian mới tìm được, có một hoặc một số văn bản lưu chưa thật sự đầy đủ ảnh hưởng đến quá trình tra cứu.
1.4. Đánh giá tính hiệu quả của hoạt động gửi, nhận văn bản, xử lý công việc, quản lý Nhà nước năm 2021 trỏ’ về trước.
- Tốn kém thời gian: Hầu hết tất cả các văn bản trước khi ban hành đều phải qua quy trình như sau:
Bước 1: Soạn thảo.
Bước 2: Trình ký - Nếu văn bản đảm bảo về thể thức và nội dung thì lãnh đạo ký tươi trên văn bản, hoàn thành việc “ký”; nếu văn bản có sai sót lãnh đạo sẽ chỉ lỗi sai cho cán bộ, công chức tự sửa lại hoặc cán bộ, công chức gửi mail và lãnh đạo tự sửa.
Bước 3: Trình ký lại.
Bước 4: Vào số văn bản đi.
Bước 5: Phô tô (tùy theo số lượng nơi nhận văn bản).
Bước 6: Đóng dấu.
Bước 7: Giao Vàn thư gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan. (Quá trình này được thực hiện bằng thủ công hoặc bưu điện).
Như vậy, có thế thấy quá trình ban hành một văn bản và văn bản đó đến được nơi nhận mất rất nhiều thời gian, nếu nhanh thì 1 buổi, nếu chậm có thể mất vài ngày. Thời gian cán bộ, công chức đi trình ký, đến bộ phận đóng dấu, đi phô tô và đi đưa văn bản cho văn thư mất khá nhiều thời gian, trong khi có nhiều công việc khác phải xử lý.
- Tổn kém chi phí: Việc ban hành văn bản giấy, ký tươi sẽ phải tốn rất nhiều giấy để phô tô, nếu phô tô nhiều thì khả năng máy móc hư hỏng sẽ thường xuyên hơn nên chi phí sửa chữa, bảo dưỡng sẽ không thể tránh khỏi; Việc CBCC tự đi ra huyện đế gửi văn bản sẽ tốn chi phí giấy đi đường, giấy giới thiệu; gửi văn bản qua bưu điện thì tốn kém phí gửi bưu phẩm dẫn đến tổn hao ngân sách Nhà nước.
- Bất tiện: Văn bản trước khi ban hành phải trình ký lãnh đạo, nhưng nếu lãnh đạo đi vắng thì văn bản phải chờ từ sáng đến chiều, thậm chí vài ngày nếu lãnh đạo đi công tác dài ngày. Dan đến hệ quả văn bản ban hành không đúng tiến độ, thời gian quy định.
- Tính bảo mật không cao: Việc giả mạo chữ ký ở xã A Bung chưa xảy ra, nhưng nhiều cơ quan, đơn vị ở các tỉnh, thành đã từng xảy ra và gây ra những hệ lụy nghiêm trọng. Việc ký tươi trên văn bản sẽ giúp cho nhiều đối tượng lợi dụng, giả mạo chữ ký nhằm đạt được các mục đích xâu.
Với nhiều hạn chế kể trên dẫn đến hiệu quả xử lý, giải quyết công việc không cao, công việc dễ tồn đọng hoặc phải dành rất nhiều thời gian, làm việc ngoài giờ mới hoàn thành kịp tiến độ; mất nhiều sức lực, giảm tinh thần làm việc cho CBCC. Quan trọng hơn là công tác cải cách hành chính không đạt hiệu quả tốt.
2. Giải pháp
Đế giải quyết những khó khăn nêu trên, bản thân tôi đã đề xuất lãnh đạo UBND xã áp dụng đồng bộ nhiều biện pháp sau:
Một là, ban hành công văn về việc yêu cầu gửi, nhận văn bản và theo dõi bút phê của lãnh đạo qua mạng.
Muốn một công việc đi vào nề nếp, trở thành thói quen và áp dụng chung cho tập thể thì đòi hỏi phải có văn bản chỉ đạo. UBND xã đã ban hành hơn 10 văn bản chỉ đạo về việc yêu cầu gửi, nhận văn bản và theo dõi bút phê của lãnh đạo qua mạng. Công văn đã nêu ra được lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, ứng dụng chữ ký số; sự cần