Sáng kiến kinh nghiệm Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở các đơn vị trường học

I- PHẦN MỞ ĐẦU:
1. Lí do chọn đề tài:
Kế toán là một công cụ không thể thiếu trong sự phát triển kinh tế xã hội của loài người, bởi nó gắn liền với hoạt động quản lý. Công việc kế toán đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng và có độ chính xác cao. Do đó cần phải có sự thay đổi về mọi mặt để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao hơn, phù hợp với sự phát triển của thời đại.
	Trải qua nhiều năm đổi mới, nền kinh tế của Việt Nam đã có nhiều khởi sắc, cơ chế quản lý tài chính có sự thay đổi sâu sắc đã có tác động lớn đến hoạt động trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các đơn vị hành chính sự nghiệp được giao quyền tự chủ trong hạch toán kinh phí khoán. Muốn thực hiện được điều đó các đơn vị cần phải có cơ chế quản lý một cách khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hòa nhiều biện pháp.Trong đó tiền lương cũng là một vấn đề được quan tâm.
	Nói đến tiền lương là ta nói đến giá cả của sức lao động, sự phát triển của các đơn vị hành chính sự nghiệp, là thể hiện giá trị, vị thế của người lao động đối với gia đình, cơ quan và xã hội. Lao động của con người theo Mác là một trong ba yếu tố quan trọng và quyết định sự tồn tại của quá trình sản xuất. Lao động giữ vai trò chủ chốt trong việc tái tạo ra của cải vật chất, tinh thần cho xã hội, lao động có năng suất, có chất lượng và đạt hiệu quả cao là nhân tố đảm bảo cho sự phồn thịnh của mọi quốc gia.
	Người lao động chỉ phát huy hết khả năng và trách nhiệm của mình khi nhận được mức thù lao thỏa đáng. Bởi vậy một chính sách tiền lương thỏa đáng tăng tích lũy và cải thiện đời sống con người. Tiền lương là một vấn đề thiết thân ảnh hưởng tới đời sống của cán bộ công nhân viên chức, tiền lương được qui định một cách đúng đắn, kế toán tiền lương chính xác, đầy đủ là yếu tố kích thích sức lao động, nâng cao tay nghề. Đồng thời phải tổ chức hạch toán chi phí tiền lương một cách chính xác và đầy đủ hơn nhằm phản ánh một cách trung thực năng lực lao động của cán bộ, công nhân viên chức và giáo viên trong đơn vị, nhà trường.
	Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, tôi chọn sáng kiến kinh nghiệm: “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở các đơn vị trường học” làm sáng kiến kinh nghiệm của mình.
2.Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài:
Nhằm báo cáo kịp thời số liệu tổng hợp về chế độ tiền lương, công tác nâng lương, các khoản phụ cấp và các khoản trích nộp theo lương trên phần mềm MiSa.
 Giúp kế toán thao tác tự động hóa trong công tác chi trả lương cho người lao động của tháng đó nhằm giảm được thời gian làm việc ghi chiếp bằng tay.
 Thông qua đó, chấp hành tốt chỉ thị số 20/2007/CT-TTg ngày 24/8/2007 của thủ tướng chính phủ về việc chi trả lương qua tài khoản cho các đối tượng hưởng lương từ ngân sách nhà nước. Việc trả lương qua tài khoản trên cơ sở sử dụng các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt.Thời gian qua, việc trả lương qua tài khoản cho các đối tượng hưởng lương từ ngân sách nhà nước đã áp dụng tại rất nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp.
 3. Đối tượng nghiên cứu:
 Đối tượng nghiên cứu của đề tài ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tiền lương và các khoản trích nộp theo lương được áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp đang áp dụng hệ thống thang, bảng lương theo nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của chính phủ quy định về chế độ tiền lương và các khoản trích nộp theo lương.
4.Giới hạn của đề tài:
 Nhiệm vụ của công tác kế toán hành chính sự nghiệp có nhiều phương pháp để hạch toán khác nhau, rất đa dạng nhưng đối với kế toán trường học thì bản thân tôi chọn cách hạch toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ cập nhật hàng tháng.
5. Phương pháp nghiên cứu:
 Qua quá trình sử dụng phần mềm MiSa net 2012 về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong một năm qua. Tôi cảm thấy đã đem lại cho tôi cách làm việc chuyên nghiệp, giải quyết chế độ tiền lương một cách kịp thời và hiệu quả. 
 II-PHẦN NỘI DUNG
Cơ sở lý luận :
 Nền sản xuất xã hội được cấu thành từ ba yếu tố cơ bản là lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động, trong đó lao động là yếu tố quan trọng nhất bởi nó mang tính chủ động và quyết định. Người lao động bỏ sức lao động để kết hợp với tư liệu lao động tác động lên đối tượng lao động tạo nên của cải vật chất cho xã hội. Tuy nhiên, sức lao động không phải là vô hạn mà nó phải được tái tạo lại để đảm bảo cho sự sống của con người cũng như liên tục của quá trình sản xuất xã hội. Và như vậy, người sử dụng lao động phải trả cho người bỏ sức lao động hao phí một khoản thù lao này được gọi là tiền lương.
	Có rất nhiều quan điểm khác nhau về tiền lương, tùy theo các thời kỳ khác nhau mà có cách nhìn nhận khác nhau.
	Theo quan điểm này thì tiền lương vừa được trả bằng tiền vừa được trả bằng hiện vật. Theo quan điểm này thì chế độ tiền lương mang tính bao cấp, bình quân nên không có tác dụng kích thích người lao động. Trong thời kỳ bao cấp nhà nước đã áp dụng tiền lương theo quan điểm này, ngày nay theo quan điểm mới thì: Tiền lương (hay tiền công) là số tiền mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đã bỏ ra.
* Vai trò của tiền lương
	Tiền lương là khoản thu nhập chủ yếu của người lao động, là biểu hiện bằng tiền của sức lao động. Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích người lao động quan tâm đến kết quả lao động của họ. Vì vậy nó phải đóng vai trò đảm bảo cơ bản cho cuộc sống của người lao động. Để đảm bảo được vai trò này, trước hết phải đảm bảo được mức sống tối thiểu cho người lao động. Mức sống tối thiểu là mức độ thỏa mãn nhu cầu về điều kiện sinh hoạt để tồn tại và phát triển. Mức sống tối thiểu được thể hiện qua hai mặt:
- Về mặt hiện vật: Thể hiện qua cơ cấu, chủng loại, các tư liệu sinh hoạt và dịch vụ cần thiết để tái sản xuất giản đơn sức lao động.
- Về mặt giá trị: Thể hiện qua các giá trị của các tư liệu sinh hoạt và các dịch vụ cần thiết.
* ý nghĩa của tiền lương
	Với ý nghĩa trên thì tiền lương không chỉ mang tính chất chi phí mà nó trở thành phương tiện tạo ra giá trị mới. Đứng trên góc độ người lao động thì nhờ vào tiền lương mà họ có thể nâng cao mức sống, giúp họ hòa đồng với nền văn minh của xã hội . Xét trên một khía cạnh nào đó thì tiền lương là bằng chứng rõ ràng thể hiện giá trị, địa vị, uy tín của người lao động đối với gia đình, cơ quan và xã hội. Nó thể hiện sự đánh giá đúng mức năng lực và công lao của họ đối với sự phát triển của xã hội.
 Các khoản trích theo lương
Theo chế độ hiện hành thì các khoản trích theo lương gồm:
 * Bảo hiễm xã hội (BHXH) 
Bảo hiểm xã hội là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc đã chết, trên cơ sở đóng vào quĩ bảo hiểm xã hội.
 Hiện nay theo điều 4-Luật bảo hiểm xã hội có qui định các chế độ bảo hiểm xã hội gồm các chế độ sau:
+ Chế độ trợ cấp ốm đau.
+ Chế độ trợ cấp thai sản.
+ Chế độ trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
+ Chế độ hưu trí.
+ Chế độ tử tuất.
+ Chế độ thất nghiệp.
	Nguồn hình thành quĩ bảo hiểm xã hội chủ yếu do các đơn vị có sử dụng lao động trích một tỷ lệ nhất định trên quĩ tiền lương, tiền công đóng bảo hiểm xã hội của người lao động để nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội theo điều 91 và điều 92 của Luật bảo hiểm xã hội qui định.
+ Người sử dụng lao động được góp 17,5% trên quĩ tiền lương, tiền công đóng bảo hiểm xã hội của người lao động trong đơn vị.
+ Người lao động đóng góp bằng 8% mức tiền lương, tiền công vào quĩ hưu trí và tử tuất.
+ Nhà nước hỗ trợ thêm để đảm bảo thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội đối với người lao động.
	Việc sử dụng và chi quĩ bảo hiểm xã hội ở cấp quản lý nào cũng phải thực hiện theo chế độ qui định vì bảo hiểm xã hội là một trong những chính sách kinh tế xã hội quan trọng của Nhà nước. Nó không chỉ xác định khía cạnh kinh tế xã hội mà còn phản ánh một chế độ xã hội của một quốc gia.
* Bảo hiểm ytế (BHYT)
	Trong cuộc sống ai cũng muốn mình được mạnh khỏe, ấm no, hạnh phúc. Nhưng cuộc sống luôn có những rủi ro bất ngờ như: ốm đau, bệnh tật... không thể tránh khỏi. Để có những chủ động trong vấn đề tài chính thì mỗi người đều có những biện pháp riêng để tháo gỡ giải quyết. Bảo hiểm ytế ra đời nhằm giúp đỡ mọi người lao động và gia đình họ khi gặp rủi ro. Chi trả cho người lao động khi bị ốm đau điều trị tại bệnh viện và các cơ sở ytế về tiền thuốc men... để đảm bảo đời sống bảo đảm an toàn xã hội. Bảo hiểm ytế là một chính sách xã hội do Nhà nước tổ chức thực hiện nhằm huy động sự đóng góp của người sử dụng lao động, các tổ chức cá nhân để thanh toán chi phí khám chữa bệnh cho người có thẻ bảo hiểm ytế khi ốm đau, bệnh tật.
	Quĩ bảo hiểm y tế được hình thành chủ yếu do các đơn vị sử dụng lao động trích một tỷ lệ % nhất định trên tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp để nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Theo qui định hiện nay thì mức trích là 4,5% trên quĩ lương cơ bản và các khoản phụ cấp thường xuyên. Trong đó 3% Nhà nước cấp; 1,5% khấu trừ vào lương của cán bộ công nhân viên chức.
* Kinh phí công đoàn(KPCĐ)
	Kinh phí công đoàn dùng để duy trì hoạt động của bộ máy công đoàn các cấp, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên chức khi gặp khó khăn. Để có nguồn kinh phí chi cho hoạt động công đoàn, hằng tháng các đơn vị trường học trích theo tỷ lệ qui định hiện nay thì trích 3% trên quĩ lương cơ bản và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề thường xuyên. Trong đó 2% ngân sách nhà nước cấp; 1% khấu trừ vào lương của công chức viên chức. (1% Được để lại đơn vị sử dụng)
Yêu cầu quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương
 Để trả lương cho công chức viên chức đúng (hợp lý) và các khoản trích theo lương được đầy đủ, đảm bảo chế độ cho công chức viên chức, các đơn vị cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Đúng với chế độ tiền lương của Nhà nước.
+ Gắn với quản lý lao động của cơ quan chủ quản.
+ Trích đúng, trích đủ theo qui định của Nhà nước.
 * Vai trò và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động mà liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của cả nước. Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở các trường học phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức hạch toán đúng thời gian và kết quả lao động của công chức viên chức, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác cho công chức viên chức.
+ Tính toán phân bổ hợp lý chính xác tiền lương và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn cho các đối tượng sử dụng liên quan.
* Các hình thức hạch toán như sau :
 Hình thức trả lương thời gian
Hình thức tiền lương thời gian là hình thức tiền lương được trả cho cán bộ công chức viên chức căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của họ.
+ Tiền lương tháng
 Mức lương phải Mức Hệ Phụ
 Trả = lương x số x cấp
 tối thiểu lương (nếu có)
+ Tiền lương thời gian giản đơn: Tiền lương thời gian với đơn giá tiền lương cố định gọi là tiền lương thời gian giản đơn.
+ Tiền lương thời gian có thưởng: Tiền lương thời gian giản đơn có thể kết hợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích cán bộ công chức viên chức làm việc tạo nên tiền lương thời gian có thưởng.
 Nội dung kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
 * Kế toán tiền lương
 Các chứng từ kế toán sử dụng
 - Bảng chấm công: Mẫu số : 01a-HD là một chứng từ kế toán lao động, dùng để theo dõi ngày công làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội... và là căn cứ để tính trả lương, trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người.
- Bảng chấm công làm thêm giờ: Mẫu số C01b-HD.
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội: Giấy này do sở y tế cấp cho từng cá nhân, nhằm cung cấp số ngày người lao động được nghỉ và hưởng khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Biên bản điều tra tai nạn lao động.
- Bảng thanh toán lương: Mẫu số C02a-HD là chứng từ để hạch toán tiền lương, căn cứ vào đó để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho cán bộ công chức viên chức đồng thời là căn cứ để hạch toán tiền lương.
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảng này được mở để theo dõi cho cả nhà trường về các chỉ tiêu như họ tên, nội dung từng khoản bảo hiểm xã hội cho người lao động được hưởng trong tháng.
* Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 334 “phải trả người lao động” để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công chức viên chức về tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thuộc về thu nhập của công chức viên chức.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như: TK 111, 
TK 112, TK 511, TK 6611...
* Phương pháp kế toán tiền lương
+ Hàng tháng tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo qui định phải trả cho cán bộ công chức viên chức và phân bổ cho các đối tượng, kế toán ghi sổ:
Nợ TK: 6611 - Chi hoạt động
Có TK: 334 – Phải trả cho công chức viên chức.
+ Các khoản khấu trừ vào vào thu nhập của công chức viên chức theo qui định kế toán ghi:
Nợ TK 334: “phải trả công chức viên chức”: Tổng số các khoản khấu trừ
Có TK 332: Các khoản phải nộp theo lương( BHXH, BHYT,BHTN).
+ Khi trả lương cho công chức viên chức bằng tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 334: Phải trả công chức viên chức
Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Số bảo hiểm xã hội phải trả cho cán bộ công chức viên chức theo chế độ bảo hiểm xã hội, kế toán ghi:
Nợ TK: 332 – Các khoản phải nộp theo lương
Có TK: 334 – phải trả công chức viên chức.
 Kế toán các khoản trích theo lương
+ Bảo hiểm xã hội: Tỷ lệ trích là 25.5% trên tổng quĩ lương cơ bản, trong đó ngân sách nhà nước cấp 17.5%, còn lại trừ vào lương của cán bộ công chức viên chức 8%;
+ Bảo hiểm y tế: Tỷ lệ trích là 4,5% trên tổng quĩ lương cơ bản , trong đó 3% do ngân sách nhà nước cấp, 1,5% còn lại trừ vào lương của cán bộ công chức viên chức.
 + Bảo hiểm thất nghiệp : Tỷ lệ trích 2% trên tổng quỹ lương cơ bản, trong đó 1% ngân quỹ nhà nước cấp, 1% còn lại trừ vào lương của cán bộ công nhân viên chức .
+ Kinh phí công đoàn: Tỷ lệ trích là 3% trên tổng quĩ lương cơ bản, trong đó 2% do ngân sách nhà nước cấp, 1% còn lại trừ vào lương của cán bộ công chức viên chức (được để lại cơ quan, đơn vị).
 Các chứng từ kế toán sử dụng
+ Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội: Là chứng từ về lao động tiền lương, dùng để xác nhận ngày nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...của công chức viên chức làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương theo chế độ qui định.
+ Danh sách người lao động hưởng trự cấp Bảo hiểm xã hội: Là bảng tổng hợp và thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho công chức viên chức bị ốm, thai sản, tai nạn lao động...
+ Bảng tiền lương và bảo hiểm xã hội và một số chứng từ khác.
+ Bảng chấm công
 Tài khoản kế toán sử dụng