Sáng kiến kinh nghiệm Giải pháp trọng tâm nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KIM BẢNG
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“Giải pháp trọng tâm nâng cao chất lượng hoạt động
 Văn phòng HĐND và UBND huyện”
Họ và tên: Vũ Hoàng Long
Sinh ngày: Ngày 22 tháng 12 năm 1974
Chức vụ: ủy viên Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Chánh Văn phòng
Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam.
Kim Bảng, tháng 9 năm 2020
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập - Tự do — Hạnh phúc
Kim Bảng, ngày tháng 9 năm 2020
ĐƠN ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN
- Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện Kim Bảng;
- Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh Hà Nam.
- Họ và tên: Vũ Hoàng Long
- Sinh ngày 22 tháng 12 năm 1974
- Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng, tỉnh Hà
Nam.
- Chức vụ: ủy viên Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Chánh Văn phòng
- Trình độ: Thạc sĩ quản lý kinh tế.
- Trình độ lý luận: Cao cấp chính trị.
Đề nghị Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện Kim Bảng, Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh Hà Nam xem xét công nhận cho tôi về sáng kiến kinh nghiệm’ “Giải pháp trọng tâm nâng cao chất lượng hoạt động Vãn phòng HĐND và UBND huyện”.
Nội dung sáng kiến phù hợp với thực tế hiện nay dễ áp dụng và thực hiện, không tốn kém về kinh phí và thời gian chuẩn bị.
De tiếp tục động viên, phấn đấu trong những năm tiếp theo. Kính đề nghị Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện Kim Bảng, Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh Hà Nam xem xét công nhận./.
	Người viết
	Vũ Hoàng Long
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện là cơ quan chuyên môn thuộc HĐND -UBND cùng cấp, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về:
Hoạt động của HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch HĐND, UBND về chỉ đạo, điều hành; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông;
Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.
Theo chức năng trên, Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện có nhiều nhiệm vụ, được cụ thể hóa tại Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện do Chủ tịch UBND câp huyện ban hành và Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND - UBND cấp. huyện do Chánh Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện ban hành.
Trong phạm vi bài viết sáng kiến kinh nghiệm của cá nhân tôi, tôi xin trao đổi về Một số giải pháp trọng tâm nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện.
B. PHẦN NỘI DUNG
1. THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ MÀ SÁNG KIẾN CẦN GIẢI QUYẾT
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức biên chế và công tác của Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân cấp huyện; đồng thời, chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh. Văn phòng HĐND và UBND huyện có hai chức năng chính là: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần. Văn phòng có 04 bộ phận chính, gồm: bộ phận hành chính tổng hợp, bộ phận hành chính một cửa, bộ phận hành chính quản trị-văn thư và Ban tiếp công dân.
Chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND là mức độ đáp ứng sự mong đợi của các chủ thể có liên quan đối với hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND mà kết quả của hoạt động này chính là thể hiện vai trò, năng lực thực hiện nhiệm vụ trong công tác tham mưu tổng hợp, giúp việc cho mọi mặt hoạt động của HĐND và công tác chỉ đạo, điều hành của UBND đảm bảo hiệu lực, hiệu quả và đúng quy định của pháp luật.
II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác Văn phòng. Thời gian qua, Văn phòng HĐND và UBND huyện Kim Bảng đã tập trung nhiều giải pháp đê tô chức và thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo quy định; trong đó trọng tâm là công tác tham mưu tổng hợp, giúp việc cho hoạt động Hội đồng nhân dân và công tác chỉ đạo, điều hành của ủy ban nhân dân huyện Kim Bảng đạt được nhiều kết quả tích cực trên nhiều mặt:
* Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác: về cơ bản đánh giá công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho HĐND và UBND huyện được triển khai tổ chức thực hiện khá tét cả về hình thức, nội dung và thời gian. Chương trình công tác đưa ra đúng thời gian quy định, đảm bảo tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của các phòng ban. Chương trình kế hoạch công tác được xây dựng sát với mục tiêu đề ra và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ HĐND, UBND tỉnh giao. Các nhiệm vụ đưa ra cho các ban ngành, đoàn thể đảm bảo đúng quyền hạn và trách nhiệm, phát huy tối đa việc phối hợp làm việc giữa các ban ngành, đoàn thể; công tác kiểm tra, đôn đốc các đơn vị triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch của HĐND, UBND cũng được Vãn phòng chỉ đạo nghiêm túc, từ đó các chương trình, kế hoạch được phát huy hiệu quả, hiệu lực góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo của HĐND và UBND.
* Công tác thu thập, xử lý thông tin, soạn thảo, thẩm định, phát hành và quản lý văn bản: công tác thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin được vãn phòng thực hiện một cách nghiêm túc, đúng quy trình giúp cho thông tin luôn được cập nhập thường xuyên, không có tình trạng thông tin nhận được đã cũ hoặc sai lệch. Đảm bảo thông tin đến lãnh đạo HĐND, UBND huyện là thông tin chính xác, đã được phân tích kỹ, đảm bảo tính chính xác của HĐND, UBND huyện khi ra quyết định. Truyền tải thông tin đến đúng đối tượng tiếp nhận.
Việc thực hiện soạn thảo, thẩm định và ban hành văn bản của Văn phòng HĐND và UBND huyện được thực hiện nghiêm ngặt theo đúng quy định. Thực hiện tốt việc rà soát nội dung, thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo có thẩm quyền xem xét, phê chuẩn hoặc thông qua. Thực hiện rà soát lại toàn bộ văn bản.trước khi ban hành, chỉ đạo việc sao in văn bản và lưu trữ theo đúng quy định pháp luật. Văn phòng đã quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành các văn bản của Văn phòng, HĐND và UBND huyện. Trong thời gian từ năm 2016 - 2020 Văn phòng tham mưu soạn thảo, thẩm định trình HĐND, UBND huyện ban hành 13-855 văn bàn các loại để chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ đảm bảo theo đúng quy định; trong đó có 112 văn bản, 55 Nghị quyết HĐND huyện và 90 văn bản khác của Hội đồng nhân dân. Văn phòng HĐND và UBND huyện dã bản hành 501 vãn bàn truyền đạt ý kiến, thừa lệnh của Thường trực HĐND, UBND huyện.
Nhìn chung, công tác tham mưu soạn thảo, thẩm định, phát hành và quản lý văn bàn được Văn phòng tổ chức thực hiện khá chặt chẽ và đủng quy định, trên 98% các văn bản được Văn phòng tham mưu soạn thảo, thẩm.định đảm bảo hình thức, thể thức, trình tự thủ tục, thẩm quyền ký ban hành và nội dung sát yêu cầu chỉ đạo của HĐND, UBND huyện. 100% văn bàn phát hành đúng nơi nhận và đối tượng được nhận và thời gian phát hành. 99% các văn bản đến được tiếp nhận, chuyển tiếp và quản lý theo đúng quy định và khoa học.
* Công tác tổ chức hội họp, Văn phòng đã tập trung chỉ đạo tổ chức thực hiện tốt các cuộc họp của thường trực HĐND và UBND huyện, nhờ thực hiện tét khâu chuẩn bị một cách đầy đủ và chu đáo từ nội dung đến các điều kiện tiến hành cuộc họp. Các công việc khi tiến hành cuộc họp được sắp xếp, phân công cụ thể cho các cán bộ nhân viên, mỗi người đều hiểu rõ được trách nhiệm công việc của mình, không có hiện tượng chồng chéo công việc, hoặc một người phải đảm nhiệm nhiều công việc nên các cuộc họp, hội nghị được tiến hành thuận lợi, đảm bảo về thời gian, thành phần, nội dung, trong năm 2016 - 2020, Văn phòng tham mưu cho Thường trực HĐND và UBND huyện tổ chức thành công 757 cuộc họp, hội nghị.
* Công tác đối nội, đối ngoại: Văn phòng HĐND và UBND huyện đã tổ chức tốt việc đón tiếp các đoàn khách, các đoàn công tác của Trung ương, tỉnh và các địa phương trong và ngoài huyện đến tham quan, tham gia các sự kiện và làm việc với Lãnh đạo HĐND và UBND huyện
* Công tác đảm bảo cơ sở vật chất, kinh phi, phương tiện cho hoạt động của HĐND, UBND và Văn phòng được Vãn phòng trang bị đầy đủ về số lượng và chất lượng và đảm bảo theo quy định; việc tổ chức phương tiện phục vụ cho lãnh đạo HĐND, UBND huyện đi công tác được đảm bảo và đúng theo quy định.
Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Văn phòng được thực hiện đồng bộ và hiệu quả. Trong giai đoạn 2016-2018, Văn phòng đã đầu tư, ứng dụng phần mềm quản lý văn bản (trong hồ sơ công việc), hợp thư công vụ, trang thông tin điện tử và hệ thống cầu trực tuyến, nhằm giảm chi phí, thời gian, nhân lực của Văn phòng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng.,
Mặc dù đạt được những kết quả quan trọng rất đáng ghi nhận như trên, tuy nhiên bên cạnh đó hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện vẫn còn có một số hạn chế nhất định làm cho chất lượng hoạt động Văn phòng vẫn chưa cao. Thể hiện cụ thể như sau:
Thứ nhất, chất lượng công tác tham mưu xây dựng chương, trình kế hoạch công tác cho HĐND và UBND huyện đôi lúc một số mặc nội dung chưa đảm bảo yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra. Việc kiểm tra, đôn đốc các ngành trong thực hiện chương trình, , kế hoạch của HĐND và UBND huyện có lúc, có thời điểm thiếu thường xuyên.
Thứ hai, chất lượng công tác thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của HĐND và UBND huyện trên một số lĩnh vực vẫn còn chậm, thông tin sàng lọc chưa kỹ.
Thứ ba, công tác tham mưu soạn thảo, thẩm định, phát hành và quản lý văn bản tuy có tập trung chỉ đạo nhưng chất lượng một số ít văn bản chưa đảm bảo vệ nội dung, khi ban hành hiệu lực, hiệu quả chưa cao. Việc rà soát, kiểm tra văn bản phải do lãnh đạo Văn phòng thực hiện, chuyên viên soạn thảo còn thụ động trong việc soạn thảo văn bản. Việc phát hành và quản lý văn bản còn sai sót, thực hiện chưa đảm bảo quy trình, nhất là văn bản mật.
Thứ tư, công tác tham mưu chuẩn bị các điều kiện và nội dung phục vụ các kỳ họp, hội nghị của HĐND và UBND huyện chất lượng chưa cao, vẫn còn sai sót trong khâu trang trí, khách tiết, thành phần dự, nội dung,... một số cuộc chưa đàm được chú trọng nhưng hiệu quả chưa phát huy tối đa tác dụng. Việc vận hành trang hồ sơ công việc chỉ thực hiện từ khâu tiếp nhận ở bộ phận văn thư chuyển đến Chánh văn phòng xử lý, chưa thực hiện đến Thường trực HĐND và UBND huyện.
Về nguyên nhân của hạn chế:
-	Việc quan tâm, chỉ đạo của Chi bộ Văn phòng và của Thường trực HĐND và UBND huyện đối với hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện có lúc chưa sát, nêu việc chỉ đạo nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ Văn phòng còn thiếu quan tâm, dẫn đến tình trạng thiếu biên chế, công tác đào tạo chưa quan tâm đúng mức;
-	Trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng có mặt còn hạn chế. Bên cạnh việc thiếu biên chế cộng khối lượng công việc của Văn phòng tương đối lớn, dẫn đến tình trạng một nhân viên có thể kiêm luôn hai hoặc ba công việc. Chính vì thế mà Văn phòng chưa có sự chuyên môn hóa trong công việc. Lãnh đạo và nhân viên Văn phòng luôn phải cố gắng để hoàn thành được nhiệm vụ.
-	Cơ sở vật chất, các trang,thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng tuy được trang bị đầy đủ nhưng một số xuống cấp, hư hỏng chậm sửa chữa hoặc mua sắm mới, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động.
- Văn phòng thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho HĐND là cơ quan quyền lực của địa phương một mặt lại tham mưu cho UBND huyện là cơ quan chấp hành của HĐND nhưng chưa có hướng dẫn cụ thể tách biệt riêng mà hướng dẫn chung chung nên hoạt động Văn phòng còn gặp nhiều khó khăn.
Tử những kết quả đạt được và những hạn chế nêu trên đã đặt ra những vấn đề cần phải giải quyết để nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Thứ nhất, mâu thuẫn về nhận thức của lãnh đạo UBND huyện về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của văn phòng giữa lý luận và thực tiễn.
Thứ hai, mâu thuẫn giữa yêu cầu công việc của Văn phòng ngày càng tăng với số lượng cán bộ công chức văn phòng còn hạn chế và do chủ trương tinh giản biên chế như hiện nay.
Thứ ba, mâu thuẫn giữa tính chất và nội dung của hoạt động văn phòng ngày càng cao, đa dạng, phức tạp với năng lực trình độ của đội ngũ cán bộ công chức trực tiếp làm nhiệm vụ văn phòng là có hạn.
Thứ tư, mâu thuẫn giữa yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nước nói chung, hoạt động của Văn phòng nói riêng với kinh phí đầu tư còn hạn chế.
Trên cơ sở những khó khăn trên và vấn đề đặt ra, chúng ta cần có những giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện trong thời gian tới mới đáp ứng được nhiệm vụ mới đặt ra, cần có giải pháp như sau:
Nhóm giải pháp thứ nhất: Tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng và sự chỉ đạo của Thường trực UBND huyện;
Cấp ủy đảng cần xác định đúng vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn phòng, đặc là Chi bộ Văn phòng HĐND và UBND huyện cần tăng cường sự lãnh đạo đối với công tác văn phòng, thường xuyên quan tâm chỉ đạo, quán triệt đến cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng nhận thức đầy đủ vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn phòng, trọng tâm và chất lượng hoạt động của văn phòng, nâng cao ý thức, trách nhiệm trong thực thi công vụ của cán bộ, công chức. Tiếp tục chỉ đạo kiện toàn tổ chức bộ máy, gắn với củng cố nâng lên chất lượng hoạt động của đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng. UBND huyện cần quan tâm sâu sát với hoạt động Văn phòng, kịp thời chỉ đạo nâng cao chất lượng hoạt động; đồng thời tạo mọi điều kiện, hỗ trợ mọi mặt cho Văn phòng, để Văn phòng phát huy tốt vai trò là cơ quan tham mưu, giúp việc cho hoạt động HĐND và công tác chi đạo của UBND huyện.
Nhóm giải pháp thứ hai: về sắp xếp, kiện toàn bộ máy và công tác điều hành
-	Tập trung kiện toàn bộ máy tổ chức phù hợp với yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ và điều kiện thực tiễn của địa phương; xây dựng bộ máy tinh, gọn với đội ngũ cán bộ trong sáng về phẩm chất, đạo đức, vững vàng về bản lĩnh chính trị, giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
-	Xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án phát triển nguồn nhân lực của văn phòng. Đổi mới công tác cán bộ, tập trung xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh cán bộ và thực hiện chuẩn hóa cán bộ, nhất là trưởng, phó phòng và chuyên viên làm công tác tham mưu tổng hợp theo đúng Đề án vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức được tỉnh phê duyệt.
- Văn phòng cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể đối với từng cán bộ, công chức một cách rõ ràng, cụ thể để cán bộ, công chức hiểu rõ được trách nhiệm của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo trong công tác quản lý và tạo tính chuyên nghiệp trong hoạt,động của văn phòng.
* Tiếp tục thực hiện đồng bộ các giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Văn phòng.
Nhóm giải pháp thứ ba: về nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức
Đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng có vai trò quan trọng, là lực lượng có ý nghĩa quyết định đến chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện, do đó cần phải được quan