Sáng kiến kinh nghiệm Giải pháp một số kinh nghiệm nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường học

PHẦN I.  ĐẶT VẤN ĐỀ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Với tính chất đặc thù nghành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị  là rất nhiều, nên cũng đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ, văn phòng nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhắm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời, công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không? 
Vì đây là một công tác vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức, viên chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan, đơn vị được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. 
Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành. 
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Chính vì vậy, tôi mạnh dạn chọn đề tài “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường học”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư - Lưu trữ ở các trường học về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư - Lưu trữ. 
II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc trong công tác văn thư - Lưu trữ , mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư - Lưu trữ trong hoạt động của nhà trường. 
PHẦN II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. 
Vậy công tác văn thư là gì?: Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
Công tác lưu trữ là gì?: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Thu thập tài liệu và lập hồ sơ hiện hành, phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ là rất quan trọng, thể hiện ở những điểm sau: 
- Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ
thống thể chế hành chính. 
- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, của ngành; thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính. 
- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. 
- Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước. 
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia. 
Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. 
II. CƠ SỞ THỰC TIỄN
           Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. 
           Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong thời gian qua, công tác văn thư đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện trên phương diện quản lý và tổ chức thực hiện như sau:
           Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói riêng, Nhà nước đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác này. 
           Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ các cấp và các ngành; Quy định về quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
           Cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức văn thư được quan tâm kiện toàn ở các ngành, các cấp.
           Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác văn thư trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó là:
           - Văn thư ở các trường nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng quy định của nhà nước. 
           - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.
           - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính vẫn còn lỗi, chưa thống nhất khi vận dụng, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản.
           - Việc lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện triệt để, khoa học.
           - Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế và bất cập, chưa đồng nhất.
III. THỰC TRẠNG
1. Thuận lợi:
Được sự quan tâm sát sao của Phòng Nội vụ, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Gia Lâm, sự quan tâm của Ban giám hiệu nhà trường đã tạo mội điều kiện để triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư – lưu chữ trong trường học nhằm nâng cao công tác cải cách hành chính.
Công tác văn thư-lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của trường.  
Đội ngũ giáo viên năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức, có tinh thần trách nhiệm cao.
Bản thân đã biết cách thức áp dụng và xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.
          Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho công tác văn thư, lưu chữ. 
2. Khó khăn
Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công nên sắp xếp chưa được đồng nhất về hình thức.
          Số lượng hồ sơ trong một năm học tương đối lớn nhưng chưa thống nhất được hình thức lưu giữa việc thực hiện lưu hồ sơ trong công tác kiểm định chất lượng, lưu hồ sơ theo các quy trình ISO và việc thực hiện lưu giữ hồ sơ theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. 
Bản thân và Ban chỉ đạo còn bỡ ngỡ với ISO, còn chưa hiểu hết thế nào là ISO, chưa có nhiều kinh nghiệm gì về ISO.
3. Thực trạng
Hiện nay trong hầu hết các trường mầm non thì việc quan tâm đến sắp xếp công việc đã và đang làm hầu như không được quan tâm, mọi công việc trong nhà trường được thực hiện theo lối người trước làm như thế nào thì người sau làm lặp lại như vậy, theo lối mòn cũ nên việc cập nhật thực hiện theo văn bản mới còn nhiều hạn chế hoặc cùng một công việc nhưng mỗi người lại làm theo các cách khác nhau nên chưa có sự đồng bộ trong hoạt động của nhà trường.
          Vào đầu năm học tôi đã bắt tay vào khảo sát số Cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường và đạt kết quả như sau:
STT
Nội dung
Số CB GVNV
Kết quả
Đạt
Tỷ lệ
Chưa đạt
Tỷ lệ
1
Biết sắp xếp hồ sơ, sổ sách gọn gàng và khoa học.
51
32
63
19
36
2
Biết giải quyết công việc theo quy trình.
51
17
33
34
67
3
Xử lý công việc đảm bảo đúng thời gian.
51
38
74
13
26
4
Thực hiện đúng quy trình ISO.
51
0
0
51
100

IV. CÁC BIỆN PHÁP THỰC HIỆN.
1. Tăng cường công tác tuyên truyền.
Đây là một trong những biện pháp rất quan trọng, giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường hiểu rõ, cũng như hiểu đúng về công tác Văn thư - Lưu trữ trong trường học.
Bản thân Tôi đã luôn chủ động tham mưu với BGH tạo điều kiện được triển khai các nội dung tuyên truyền đến toàn thể CBGVNV trong các buổi họp Hội đồng nhà trường.
Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên trong trường để nhận thức đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác Văn thư; Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. 
Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến các văn bản dưới Luật của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước, UBND Thành Phố, UBND huyện về công tác văn thư, lưu trữ.
Qua đó mỗi đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên trong trường đã hiểu và nắm được những nội dung cơ bản nhất về công tác Văn thư - Lưu trữ cũng là nội dung công việc hàng ngày mà bản thân tôi đang thực hiện.
Tích cực tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến nâng cao hơn nữa trách nhiệm của các đồng chí tổ trưởng, tổ phó chuyên môn, trách nhiệm của viên chức nhà trường trong tuân thủ các quy trình ISO.
          Nhà trường đã đưa nội dung thực hiện công tác ISO trường học vào kế hoạch trọng tâm công tác tháng để triển khai thực hiện. Trong mỗi tháng cần đánh giá được những điểm đã làm được và chưa làm được để rút kinh nghiệm cho tháng sau tiếp theo.
          Cấp phát tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO về các tổ nhóm chuyên môn để mọi người cùng nghiên cứu và áp dụng thực hiện các quy trình ISO.
2. Bồi dưỡng chuyên môn để nâng cao nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
Các biện pháp đánh máy soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký. Người làm công tác văn thư muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau: 
- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. Tích cực học hỏi kinh nghiệm, giao lưu, về hệ thống quản lý chất lượng ISO với các trường để cùng giúp nhau cùng tiến bộ và cùng thực hiện tốt nhiệm vụ công tác ISO trường học có hiệu quả.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư đã quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Từ việc đã hiểu và thực hiện đúng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. 
Đối với mỗi văn bản của các bộ phận trong nhà trường được sản sinh ra đều phải qua bộ phận văn phòng, Tôi đều xem và sửa thể thức, kỹ thuật trình bày rồi mới in ra ký nháy vào văn bản đó trước khi mang đi trình ký. Chính vì vậy mà văn bản của nhà trường luôn mang tính thống nhất về nội dung cũng như hình thức, văn phong văn bản luôn đảm bảo theo hướng dẫn trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
Để giúp các bộ phận cũng như mỗi đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên nhà trường cùng nắm được nội dung của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để cùng thực hiện cho đồng nhất. Bản thân Tôi cũng đã xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám Hiệu nhà trường cho phép được tuyên truyền rộng hơn tới toàn thể nhà trường, với mục đích để mỗi bộ phận đều nắm được kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định mới nhất, sẽ không còn tình trạng văn bản sai thể thức cũng như kỹ thuật hình thành trong nhà trường.
- Luôn tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là về lĩnh vực mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản. 
- P